Audio Operations Coordinator

Description du poste

Le département audio recherche un coordinateur ou une coordinatrice des opérations audio pour assurer le bon fonctionnement du service en coulisses.

Vous veillerez à ce que les Directeurs créatifs audio et les équipes de projet avec lesquelles ils travaillent reçoivent toujours les documents à temps, sans qu'aucune information ne manque ou que les documents ne soient obsolètes.

Si vous aimez être la personne qui sait où tout se trouve, qui poursuit une approbation avant que quelqu'un ne remarque qu'elle manquait, et qui transforme un espace partagé désordonné en un lieu dans lequel les gens peuvent réellement se déplacer, ce poste est pour vous.

Vos tâches

Administration et papiers

• Préparer, soumettre et effectuer le suivi des bons de commande et des factures dès l'intégration des vendeurs jusqu'à leur finalisation.
• Gérer les flux de travail d'approbation, en suivant chaque demande jusqu'à sa validation.
• Agir en tant qu'intermédiaire avec les équipes Juridique, Finances, Achats et autres parties prenantes concernant les contrats audio, les accords de confidentialité, les accords de talent et les documents de licence — recueillir les éléments nécessaires, les acheminer aux bonnes personnes et effectuer le suivi.
• Maintenir les meilleures pratiques administratives pour le département : modèles clairs, nommage cohérent, processus documentés et tenue de registres fiable.

Maintien de nos centres d'information en bon état

• Assurer l'entretien des espaces de connaissances du département afin que l'information soit à jour, structurée et rapide à trouver.
• Agir en tant que « concierge Jira » du département : Maintenir les tableaux, champs, étiquettes et statuts ordonnés et cohérents pour garantir la fiabilité des rapports. Maintenir Jira en bon état, mais vous ne créerez ni n'attribuerez les tâches de l'équipe.
• Mettre à jour régulièrement la feuille de route du département, y compris les délais, jalons et modifications de planning au fur et à mesure de l'évolution des projets.
• Archiver ce qui est obsolète et signaler ce qui manque, afin que l'équipe ne travaille jamais avec une documentation périmée.

Soutien aux Directeurs audio créatifs et aux projets

• Fournir un soutien administratif et organisationnel quotidien aux Directeurs audio créatifs.
• Rassembler et consolider les informations dont l'équipe audio a besoin concernant nos jeux — versions de développement, plannings, contacts, exigences en matière d'assets, spécificités du projet — et les rendre disponibles en un seul endroit fiable.
• Coordonner les réunions, les agendas et les suivis : Noter les décisions et les actions, puis s'assurer qu'elles soient enregistrées où elles pourront être trouvées.
• Faire office de premier point de contact pour les demandes audio routinières des équipes de projet, en les orientant vers la bonne personne et en les suivant jusqu'à leur clôture.
• Soutenir l'intégration des nouveaux membres de l'équipe et des collaborateurs externes, en fournissant les accès, documents et contextes appropriés.

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The Audio Department is looking for an Audio Operations Coordinator to keep the department running smoothly behind the scenes.

You will make sure that the Creative Audio Directors and the project teams they work with always have paperwork on time and there is never any missing information or out-of-date documentation.

If you like being the person who knows where everything is, who chases the approval before anyone notices it was missing, and who turns a messy shared space into something people can actually navigate, this role is for you.

What You Will Do

Administration and Paperwork

• Prepare, submit and follow up on purchase orders and invoices from vendor onboarding through to completion.
• Manage approval workflows, tracking each request until it clears.
• Act as the liaison with Legal, Finance, Procurement and other stakeholders on audio contracts, NDAs, talent agreements and licensing paperwork—collecting what is needed, routing it to the right people, and following up.
• Maintain administrative best practices for the department: clear templates, consistent naming, documented processes and reliable record keeping.

Keeping Our Information Centers In Shape

• Own the upkeep of the department's knowledge spaces so information is current, structured and quick to find.
• Act as the department's "Jira concierge": Keep boards, fields, labels and statuses tidy and consistent so reporting is reliable. You keep Jira healthy, but you do not create or assign the team's tasks.
• Keep the department roadmap up to date, including deadlines, milestones and schedule changes as projects evolve.
• Archive what is obsolete and flag what is missing, so the team is never working with old documentation.

Supporting the Creative Audio Directors and the Projects

• Provide day-to-day administrative and organizational support to the Creative Audio Directors.
• Gather and consolidate the information the audio team needs about our games—build versions, schedules, contacts, asset requirements, project specifics—and make it available in one reliable place.
• Coordinate meetings, agendas and follow-ups: Capture decisions and action items, then make sure they are recorded where people will find them.
• Serve as a first point of contact for routine audio requests from project teams, routing them to the right person and tracking them to closure.
• Support onboarding of new team members and external collaborators, providing the right access, documents and context.

Qualifications

• Expérience dans un rôle de coordination, de support administratif ou opérationnel — c'est un atout si l'expérience concerne l'industrie du jeu, le domaine du divertissement ou un autre environnement de production créative
• À l'aise avec les processus administratifs et d'approvisionnement (bons de commande, factures, chaînes d'approbation) et le travail avec divers intervenants
• Connaissance pratique des outils tels que Jira, Confluence, SharePoint et des outils de calendrier / planification
• Véritablement organisé(e) : Vous construisez des systèmes qui restent organisés après leur mise en place et vous identifiez le maillon faible avant qu'il ne devienne un problème
• Compétences solides en résolution de problèmes et réelle initiative — vous identifiez ce qui doit être fait et agissez sans attendre d'y être invité(e)
• Communication écrite et orale claire et diplomatique, garantissant que vous pouvez assurer un suivi persévérant sans friction
• Digne de confiance avec des informations confidentielles, y compris des contrats et des accords de talent
• Maîtrise de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral
• Motivé(e) par le fait de rendre les autres efficaces et à l'aise dans un rôle de soutien

Atouts

• Familiarité avec les pipelines de développement de jeux et la manière dont l'audio y est intégré
• Compréhension de base de la terminologie de production audio et des livrables (pas besoin d'être sound designer)
• Expérience de soutien d'équipes réparties sur plusieurs studios, régions et fuseaux horaires

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• Experience in a coordination, administrative or operations support role—it is a plus if the experience is in the game industry, entertainment field or another creative production environment
• Comfortable with administrative and procurement processes (POs, invoices, approval chains) and working with various stakeholders
• Hands-on working knowledge of Jira, Confluence, SharePoint and calendar/scheduling tools
• Genuinely organized: You build systems that stay tidy after you set them up, and you spot the missing piece before it becomes a problem
• Strong problem-solving skills and real initiative—you identify what needs doing and move it forward without waiting to be asked
• Clear, tactful written and spoken communication, ensuring that you can follow up persistently without friction
• Reliable with confidential information, including contracts and talent agreements
• Fluent in English, both written and spoken
• Motivated by making other people effective, and comfortable in a support role

Nice To Have

• Familiarity with game development pipelines and how audio fits into them
• Basic understanding of audio production terminology and deliverables (you do not need to be a sound designer)
• Experience supporting teams spread across multiple studios, regions and time zones

Informations supplémentaires

Ce en quoi Gameloft croit :

Nous jouons le jeu pour un monde meilleur. En tant que leader dans l'industrie, nous voulons utiliser le pouvoir des jeux vidéos comme une force positive au changement.
En nous rejoignant, vous aurez une multitudes d'opportunités pour aider votre environnement, faire la différence et bâtir un monde plus inclusif.

Nous voulons que les Gamelofteurs se concentrent sur l'essentiel: créer du fun et des jeux de haute qualité dont ils pourront être fiers de les partager avec les joueurs du monde entier.

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What Gameloft believes in:

We play the good game for a better world. As a leader in the industry, we want to use the power of video games as a force for positive change.
If you join us, you’ll have plenty of opportunities to help the environment, make a difference in communities and build a more inclusive world.

We want our Gamelofters to focus on what matters: creating fun and high-quality games they’ll be proud to share with our players around the world.