Operations Coordinator

Cameron Stewart LifeScience (CSL) is a leading provider of brand loyalty and patient financial assistance card programs for the Canadian pharmaceutical industry. As the innovators of the RxHelp.ca platform and the RxHelp ONE™ card, CSL provides simplified access to savings on many brand name medications. As a part of Cencora and Innomar Strategies, CSL designs and implements financial assistance solutions for patient support programs, including e-sampling, financial assistance programs, compassionate care programs, and bridge to reimbursement strategies.

Principales Fonctions et Responsabilités:

• Contrat de 12 mois
• Coordonner les projets avec les fournisseurs de services (c.-à-d. imprimeurs, partenaires responsables de la création, partenaires responsables de l’exécution) afin d’assurer la satisfaction des clients à l’égard du service de cartes et de livraison.
• Assurer la liaison avec le partenaire responsable de l’arbitrage pour la mise en place des programmes et la production de rapports.
• Participer aux réunions avec les clients, au besoin.
• Élaborer des calendriers de travail pour les initiatives liées au programme de cartes.
• Assurer la liaison entre CSL et le client pour la production du matériel.
• Collaborer aux processus d’examen et d’approbation des clients (c.-à-d. PromoMats ZincMaps, Veeva Vault) et aux soumissions au Conseil consultatif de publicité pharmaceutique
• Collaborer avec l’équipe de direction de CSL, le service marketing d’Innomar et des organismes externes afin d’élaborer des promotions et du matériel promotionnel visant à augmenter l’adoption de la carte et le taux de retour.
• Élaborer des documents de marketing destinés aux clients afin d’appuyer les programmes de cartes (messages par télécopieur destinés aux PS, scénarios d’appel, aides détaillées, brochures).
• Relecture des documents avant leur impression/livraison.
• Agir en tant que personne-ressource pour les ajouts au portail de rapports de CSL.
• Responsable du portail d’administration RxHelp et de la maintenance du site RxHelp, des ajouts au programme et au logo, de la coordination des mises à jour et des modifications du site avec le service informatique d’Innomar.
• Coordonner la préparation et la livraison de la carte RxHelp et d’autres documents aux clients.
• Coordonner la livraison des documents aux représentants commerciaux des clients.
• Collaborer avec notre entreprise partenaire responsable de l’arbitrage afin de garantir la disponibilité d’un inventaire suffisant pour toutes les commandes.
• Établir et entretenir des relations solides avec les principaux clients et partenaires.
• Interagir avec le service financier et les clients sur les questions relatives à la facturation et aux bons de commande.
• Gérer toutes les traductions en français des documents du programme.
• Soutenir l’élaboration des demandes d’appel d’offres et assurer la liaison avec le personnel interne (DNA) au besoin pour présenter les propositions aux clients.
• Agir à titre de personne-ressource pour la formation des clients sur les EI/PV (annuelle pour tous les clients), remplir et soumettre les rapports d’événements indésirables.
• Envoyer des rapports mensuels sur les programmes aux clients.
• Maintenir constamment une image de marque exceptionnelle auprès des clients clés et des partenaires commerciaux stratégiques.
• Travailler en étroite collaboration avec le reste de l’équipe de CSL afin de recueillir les rétroactions des clients sur leurs exigences et leurs besoins opérationnels.
• Collaborer avec l’équipe de CSL pour résoudre des problèmes ou des enjeux liés à aux activités de l’entreprise.
• Fournir un service de soutien avant et après la vente, garantissant une satisfaction optimale des clients et maximisant les avantages
• commerciaux.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs afin d’obtenir et de négocier des devis pour les services créatifs et l’imprimerie.
• Fournir de l’assistance et du soutien à la préparation des propositions (révision et correction des textes rédigés par d’autres membres de l’équipe de CSL)
• Assurer la liaison avec les responsables de compte afin de maintenir un niveau maximal de soutien aux clients. • Être la personne-ressource pour les questions techniques, les PS et les demandes des patients (par le biais de : [email protected]).
• Gérer diverses tâches administratives pour l’équipe de CSL (c.-à-d. envois Fedex, demandes d’envoi de courrier, etc.)

 Primary Duties and Responsibilities:

• Contrat de 12 mois
• Coordinates projects with serviceproviders (i.e. printers,creativepartner, fulfillment partner)to ensure client satisfaction with card serviceand delivery
• Liaises with adjudication partner on program set-ups and reporting
• Participates in client meetings, as required
• Develops work back schedules for card program initiatives
• Acts as liaison betweenCSLand the client on material production
• Assists with client reviewsand approval processes (i.e.PromoMatsZincMaps, Veeva Vault)and Pharmaceutical AdvertisingAdvisoryBoard (PAAB)submissions
• Works with CSLleadership team, Innomar Marketing, and outsideagencies to develop promotions and promotional materials to increase card uptake andreturn on investment
• Developsclient marketingmaterials to support card programs (HCP faxes,call scripts, detail aids, brochures)
• Proof-reads materials prior to print production/delivery
• Acts as point person for CSL Reporting Portal additions
• Responsible for RxHelp Admin portal and RxHelp site maintenance, program and logo additions, coordinating site updates and changes with Innomar IT
• Coordinates thepreparation and deliveryof RxHelp card and other materials to customers

• Coordinates delivery of materials to client sales reps
• Works with our adjudication partner companyto ensureadequate inventoryis available forall fulfillment
• Develops andmaintains strongrelationships with major customers and partners
• Interacts with Finance and clients on invoicing and Purchase Orderissues
• Manages all French translations for program materials.
• Supports the development of RFP requests and liaises with internal staff (NBD) as needed to deliver client proposals
• Acts as point person on client AE/PV training (annual for all clients), completes and submits Adverse Event Reports
• Sends monthly program reports to clients
• Consistentlymaintains highcorporateprofilewith keycustomers and strategic business partners
• Works closelywith therest of the CSLteamto gatherfeedbackfrom customers on requirements and business needs
• Works with the CSLTeam to resolve complexbusiness issues orconcerns
• Provides preand post-sales support service, ensuringoptimumcustomer satisfaction and maximizingbusiness benefits
• Interfaces with suppliersto attainand negotiate quotes for creativeand printingservices
• Provides assistance and support with the preparation ofproposals (reviews andedits copywritten byother membersofthe CSLteam)
• Liaises with the Accountleads to maintain maximum levels of account support
• Acts as apoint of contactfortechnical queries,HCPand patient inquiries (through questions@rxhelp.ca)
• Handles various administrative tasks for the CSL team (i.e.Fedex shipments, rep mailing requests, 
• Other related activities as assigned.