Bilingual Residential Mortgage Underwriter

Principales responsabilités

Vérification et analyse de la documentation (35 %)

• Recueillir et examiner les documents requis pour finaliser les dossiers hypothécaires.
• Valider les informations relatives aux revenus, à la mise de fonds et à l’identité des emprunteurs.
• Effectuer des entrevues avec les clients lorsque nécessaire.
• S’assurer que les exigences liées à la lutte contre le blanchiment d’argent (AML) et le financement des activités terroristes (ATF) sont respectées.
• Détecter et gérer les situations pouvant soulever des préoccupations en matière de fraude ou de fausse représentation.

Conformité et contrôle qualité des dossiers (35 %)

• Vérifier que tous les dossiers se conforment aux politiques de prêt, aux exigences légales et aux procédures internes de la Banque.
• S’assurer que toutes les conditions nécessaires au financement ont été satisfaites avant la clôture du dossier.
• Collaborer avec les équipes concernées afin de résoudre rapidement toute anomalie ou situation nécessitant une validation supplémentaire.

Gestion du pipeline et respect des échéanciers (15 %)

• Assurer un suivi rigoureux de l’ensemble des dossiers sous sa responsabilité.
• Utiliser les outils et rapports de suivi afin de respecter les délais de traitement et les dates de financement prévues.
• Prioriser efficacement les dossiers afin d'assurer la fluidité des opérations.

Collaboration et service à la clientèle (10 %)

• Communiquer régulièrement avec les courtiers hypothécaires, les clients et les équipes internes.
• Répondre aux demandes et assurer un excellent niveau de service.
• Contribuer à l’efficacité du processus de financement en maintenant une communication proactive avec toutes les parties concernées.

Mise à jour des dossiers et suivi administratif (5 %)

• Effectuer les mises à jour requises aux dossiers lorsqu'un changement survient.
• Aviser les intervenants concernés des modifications apportées.
• Assurer le suivi des demandes provenant des équipes Conformité et Contrôle de la qualité dans des délais appropriés.

Main Activities:

• On a daily basis, the incumbent will obtain and review required documentation with a strong emphasis on anti-money laundering (AML) and anti-terrorist financing (ATF) requirements, including but not limited to, income, down payment verification and client interviews.  The incumbent will ensure that documentation adheres to corporate guidelines and will mitigate any concerns surrounding suspected misrepresentation when required. (35%)

• On a daily basis, the incumbent will strive to ensure that mortgage files are in compliance with the Company’s established lending policies and procedures as well as ensuring that legal, AML and ATF requirements have been satisfied. (35%)

• On a daily basis, the incumbent is responsible for time management of their deal flow in order to meet prescribed deadlines.  Day-to-day the incumbent will make diligent use of reports to track and manage the flow of all deals funding for their team. (15%)

• On a daily basis, the incumbent will communicate with internal contacts (underwriters, managers, administrators and mortgage sales staff) and external contacts (mortgage brokers and clients) to ensure transactions are processed in a timely and efficient manner in order to meet tight deadlines. The incumbent will provide the highest level of internal and external customer service while fielding mortgage broker and client inquiries. (10%)

• On a daily basis, the incumbent will monitor changes to deals and update files as required.  The incumbent must send correspondence to the appropriate parties apprising them of changes.  The incumbent must also ensure that Quality Assurance requirements and Compliance review queries are dealt with in a timely and accurate manner. (5%)

Qualifications et compétences recherchées

Diplôme d’études postsecondaires, idéalement dans un domaine lié à la finance, l’administration ou les affaires
Minimum de 1 à 2 ans d’expérience dans le secteur hypothécaire, de préférence dans le marché hypothécaire alternatif
Bilinguisme (français et anglais) requis
Excellente capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
Très grande attention aux détails
Bonne compréhension des exigences AML, ATF et FINTRAC
Solides compétences en organisation et en gestion du temps
Excellentes capacités d’analyse et de résolution de problèmes
Capacité à prendre des décisions dans un environnement dynamique et sous pression
Aptitude démontrée à gérer un volume élevé de dossiers
Excellentes habiletés de communication écrite et verbale
Forte orientation client
Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word et Excel)
Connaissance des processus de financement hypothécaire et de contrôle de la qualité
Capacité à analyser la documentation liée aux mises de fonds et à la validation des revenus
Sensibilité aux risques de fraude et capacité à reconnaître les situations potentiellement problématiques

Knowledge/Skill Requirements:

• Completion of a post-secondary degree preferably in a financial field

• 1-2 years’ mortgage experience in the alternative mortgage market

• Bilingual (English and French)

• Sound thinker with the ability to multi-task; ability to handle multiple competing priorities

• Excellent attention to detail

• Ability to grasp AML & ATF practices

• Established and meticulous organizational skills

• Excellent time management, analytical and problem solving skills

• Ability to make complex decisions under pressure

• Proven ability to thrive in a constantly changing environment and to perform well in a high volume, high intensity environment

• Highly developed verbal and written communication skills with the ability to respond in a clear, concise and professional manner

• Committed to providing superb customer service

• Proficiency in MS Office (mainly MS Word and Excel)

• Detailed knowledge of mortgage funding and quality assurance processes

• Ability to comprehend and assess documentation relating to mortgage down payment and borrower income confirmation

• Mindful awareness of fraud risk in the mortgage industry and the ability to address concerns relating to suspected misrepresentation when required

Défis et imputabilité

Le titulaire agit comme lien entre l’étape d’approbation du prêt et son financement final. Il doit gérer simultanément un grand nombre de dossiers, souvent dans des délais serrés et dans un environnement en constante évolution.

Même si les procédures sont bien établies, plusieurs situations atypiques peuvent se présenter et nécessitent un bon jugement ainsi qu'une capacité d'adaptation. Le rôle exige une compréhension globale du processus hypothécaire et des interactions avec les équipes de contrôle de la qualité, de conformité, de prévention de la fraude et de financement.

La personne est également encouragée à identifier des opportunités d’amélioration continue afin d'optimiser les processus et l'expérience client.

Responsabilités et imputabilité

Le titulaire travaille sous la supervision directe du gestionnaire, Exécution hypothécaire résidentielle, ainsi que du gestionnaire principal, Souscription hypothécaire résidentielle.

Bien qu'il bénéficie d'un accompagnement de la direction, le poste exige un niveau important d’autonomie dans la gestion quotidienne des dossiers. Il doit régulièrement prendre des décisions liées :

à la conformité des dossiers;

aux exigences AML/ATF et FINTRAC;

aux signaux potentiels de fraude;

à la gestion efficace du pipeline de financement.

Le titulaire contribue directement à l’atteinte des objectifs opérationnels et stratégiques du secteur hypothécaire résidentiel.

Job Complexities/Thinking Challenges:

The incumbent is responsible for bridging the underwriting stage of a file to the funding stage.  The incumbent should be prepared to manage files of greater complexity at times.  While individual tasks may vary in difficulty, the volume and speed of the workflow, the daily changes that can occur, and the need for frequent communication all demand above-average multi-tasking ability, presence of mind, and the ability to work under pressure.  The incumbent is required to follow EQB guidelines in order to work through files efficiently and accurately however, many unique situations can arise and the incumbent must be able to react to and work through these situations.  The incumbent must also understand the roles of the Quality Assurance, Fraud, Compliance, and Funding teams as well as be mindful of closing dates in order to successfully manage their files.  Finally, the incumbent should make suggestions for improving the workflow process wherever possible.

Accountability

Incumbents operate under direct management, and their team’s performance is regularly monitored by the Manager, Residential Mortgage Fulfillment and Senior Manager, Residential Mortgage Underwriting.  However, given time constraint challenges of the department, the incumbent will work with a fair degree of independence, and must think and react accordingly.  Regular decision making pertaining to fraud mitigation, AML/ATF and FINTRAC guidelines as well as file management and maintenance is required.

Being an integral part of the mortgage fulfillment process while providing excellent customer service to Equitable Bank’s mortgage broker partners, the role will have a substantial impact on the success of the Single Family Residential department in reaching its strategic goals and other departmental objectives.

Interlocuteurs, risques et conditions de travail

Le poste implique des communications quotidiennes avec :

Les courtiers hypothécaires

Les clients

Les souscripteurs hypothécaires

Les équipes de financement

Les équipes de conformité

Les équipes de prévention de la fraude

Les différentes unités internes de la Banque

Gestion des risques

Comme tous les employés d’Equitable Bank, le titulaire est responsable de contribuer à une saine gestion des risques et au respect des exigences réglementaires.

Il doit agir avec intégrité, professionnalisme et rigueur, tout en appliquant les politiques, procédures et directives de la Banque.

Conditions de travail

Le poste s’exerce dans un environnement de bureau standard. Toutefois, il comporte à l’occasion un niveau de pression élevé en raison :

du volume important de dossiers;

des échéanciers serrés;

de la complexité de certaines transactions;

de la gestion de dossiers présentant des indices de fraude ou de fausse représentation;

des attentes élevées en matière de service aux courtiers.

Le travail s'effectue selon un mode hybride, avec une présence au bureau variant généralement entre 1 et 5 jours par semaine selon le niveau et la séniorité du poste.

Key Internal and External Contacts

Incumbents communicate daily with mortgage brokers and clients.  Daily communication with mortgage underwriters and interdepartmental staff to ensure files are completed in a timely and efficient manner.

Managing Risk

All members of the Equitable Bank team are responsible for managing risk and compliance within their departments. As such, employees should maintain and demonstrate the highest standards of integrity and ethical conduct in accordance with Equitable Bank policies, guidelines, and directions. 

Physical Demands / Working Conditions

Normal office environment; however increased pressure at times, due to file complexity, dealing with suspected misrepresentation, high intensity fast-paced flow of business, maintaining mortgage broker service levels, meeting tight deadlines, uncooperative business partners, etc. Hybrid work is expected with 1-5 days in person depending on the level and seniority of the role.