ESSENTIAL FUNCTIONS

•  Posséder des aptitudes de communication éprouvées, tant à l’oral qu’à l’écrit.
•  Répondre aux appels téléphoniques entrants, répondre aux demandes de renseignements ou les transférer au personnel approprié.
•  Accueillir les visiteurs et informer rapidement le groupe de leur arrivée.
•  Maintenir l’aire d’accueil pour assurer la propreté en tout temps.
•  Effectuer l’expédition et la réception du courrier, et autres tâches postales.
•  Aider divers services à répondre à leurs besoins administratifs et à accomplir d’autres tâches.
•  Coordonner le service de traiteur pour les réunions de bureau.
•  Aider à régler les problèmes liés aux installations dans plusieurs bureaux.
•  Travailler avec les services de tiers sur les questions relatives aux installations.
•  Maintenir les billets dans le système de billetterie Service Now.
•  Maintenir le système de téléchargement des RH.
•  Tenir des inventaires (services de café, papeterie, etc.) pour plusieurs bureaux.






• Excellent verbal and written skills
• Answer incoming phone calls, answer enquiries and/or transfer to the appropriate staff
• Greets visitors and promptly notifies party of their arrival
• Maintains reception area to ensure neatness always
• Shipping and receiving and other postal/mail duties
• Event planning for office events
• Assist various departments with their administration requirements and other tasks
• Coordinates catering for office meetings
• Assist in facilities related matters in multiple offices
• Work with third party services on facilities matters
• Maintain tickets in the Service Now ticketing system
• Maintain the HR Downloads system
• Maintain inventories for multiple offices – coffee services, stationary, etc.

QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS

•  Au moins six mois à un an d’expérience préalable comme réceptionniste
•  Connaissance des téléphones Zoom
•  Compétences techniques (Zoom et logiciels Office 365 comme Outlook, Teams et SharePoint)
•  Des compétences en organisation et en planification sont essentielles puisque plusieurs projets peuvent être réalisés simultanément
•  Souci du détail
•  Compétences pour le service à la clientèle
•  Aptitude à communiquer
•  Esprit d’initiative
•  Compétences en gestion de projets
•  Travail en équipe
•  Aptitudes à la résolution de problèmes
• Capacité de s’adapter au changement et d’équilibrer des demandes simultanées








• Minimum of six months to one-year previous receptionist experience required
• Knowledge of Zoom phones
• Technical skills (Office 365 programs such as Outlook, Zoom, Teams and SharePoint)
• Organizational and planning skills are essential since several projects can occur concurrently
• Attention to detail
• Customer service skills
• Interpersonal skills
• Self-starter
• Project management skills
• Teamwork
• Problem solving skills
• Ability to adapt to change and balance competing demands
• Would require at least 4 days in office.
• Part Time - Temp - Onsite role