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Bilingual Office Assistant
Posted on 1/25/2023
Locations
Montréal, QC, Canada
Experience Level
Entry
Junior
Mid
Senior
Expert
Desired Skills
Customer Service
Communications
Requirements
  • Au moins six mois à un an d'expérience préalable comme réceptionniste
  • Connaissance des téléphones Zoom
  • Compétences techniques (Zoom et logiciels Office 365 comme Outlook, Teams et SharePoint)
  • Des compétences en organisation et en planification sont essentielles puisque plusieurs projets peuvent être réalisés simultanément
  • Souci du détail
  • Compétences pour le service à la clientèle
  • Aptitude à communiquer
  • Esprit d'initiative
  • Compétences en gestion de projets
  • Travail en équipe
  • Aptitudes à la résolution de problèmes
  • Capacité de s'adapter au changement et d'équilibrer des demandes simultanées
  • Minimum of six months to one-year previous receptionist experience required
  • Knowledge of Zoom phones
  • Technical skills (Office 365 programs such as Outlook, Zoom, Teams and SharePoint)
  • Organizational and planning skills are essential since several projects can occur concurrently
  • Attention to detail
  • Customer service skills
  • Interpersonal skills
  • Self-starter
  • Project management skills
  • Teamwork
  • Problem solving skills
  • Ability to adapt to change and balance competing demands
  • Would require at least 4 days in office
  • Part Time - Temp - Onsite role
Responsibilities
  • Posséder des aptitudes de communication éprouvées, tant à l'oral qu'à l'écrit
  • Répondre aux appels téléphoniques entrants, répondre aux demandes de renseignements ou les transférer au personnel approprié
  • Accueillir les visiteurs et informer rapidement le groupe de leur arrivée
  • Maintenir l'aire d'accueil pour assurer la propreté en tout temps
  • Effectuer l'expédition et la réception du courrier, et autres tâches postales
  • Aider divers services à répondre à leurs besoins administratifs et à accomplir d'autres tâches
  • Coordonner le service de traiteur pour les réunions de bureau
  • Aider à régler les problèmes liés aux installations dans plusieurs bureaux
  • Travailler avec les services de tiers sur les questions relatives aux installations
  • Maintenir les billets dans le système de billetterie Service Now
  • Maintenir le système de téléchargement des RH
  • Tenir des inventaires (services de café, papeterie, etc.) pour plusieurs bureaux
  • Excellent verbal and written skills
  • Answer incoming phone calls, answer enquiries and/or transfer to the appropriate staff
  • Greets visitors and promptly notifies party of their arrival
  • Maintains reception area to ensure neatness always
  • Shipping and receiving and other postal/mail duties
  • Event planning for office events
  • Assist various departments with their administration requirements and other tasks
  • Coordinates catering for office meetings
  • Assist in facilities related matters in multiple offices
  • Work with third party services on facilities matters
  • Maintain tickets in the Service Now ticketing system
  • Maintain the HR Downloads system
  • Maintain inventories for multiple offices - coffee services, stationary, etc
Cision

5,001-10,000 employees

Company Overview
Cision is a global media intelligence company that offers PR and social software as well as analytics.
Company Core Values
  • We Are One - Working together, we are empowered to deliver outstanding customer experiences.
  • We Embrace Differences - We honor diversity of ideas, people and beliefs. Our diversity enables us to create innovative solutions to serve our customers' needs.
  • We Are Dedicated - We are committed to tenaciously working on behalf of our clients and partners with our teams.
  • We Constantly Evolve - We are curious, embrace new ideas and create change. This means we drive growth for our customers. It also means we have a learning culture where our people have the opportunity to develop into tech leaders.
  • We-Celebrate - We have culture ambassadors in each office who ensure that our people get recognition for their hard work and ensure we celebrate our wins, both big and small.