Office & Facility Coordinator

Be visionary

Teledyne Technologies Incorporated provides enabling technologies for industrial growth markets that require advanced technology and high reliability. These markets include aerospace and defense, factory automation, air and water quality environmental monitoring, electronics design and development, oceanographic research, deepwater oil and gas exploration and production, medical imaging and pharmaceutical research.​

We are looking for individuals who thrive on making an impact and want the excitement of being on a team that wins.

Job Description

*Version française ci-bas. L’utilisation du masculin a pour but de simplifier le texte

Office and Facility Coordinator

This is a comprehensive role perfect for someone who thrives in a fast-paced setting. As the Office & Facilities Coordinator, you will enthusiastically handle all the small but crucial tasks that keep the business running smoothly. Your primary responsibility will be managing the facility and supporting managers in daily operations to ensure staff safety. You possess a sense of urgency, can juggle changing priorities, and take pride in your meticulous work. When you see something that needs attention, you take the initiative. You enjoy maintaining a pristine working environment for the well-being of all your coworkers.

Facility Coordination and Management:

• Maintenance and Repairs: Coordinate with landlords, contractors, and maintenance staff for office facility upkeep.

• Space Planning and Projects: Manage office space planning, moves, and renovations, ensuring projects are on time and within budget.

• Assessments and Compliance: Conduct regular facility assessments, ensure seasonal maintenance, and liaise with contractors to meet standards.

• Event Support: Plan and manage office moves, and assist with organizing facilities events and special functions.

Office Management:

• Security Management: Oversee building security systems, including keying systems and access cards.

• Visitor Management: Screen visitors for Trade Compliance, manage visitor badges, and maintain the logbook.

• Administrative Support: Provide support to management, arrange luncheons, restock supplies, and handle various ad hoc requests.

Communication and Coordination: Notify staff of customer visits, order business cards, and coordinate with IT and other groups as needed.

Health and Safety:

• Health and Safety Coordination: Act as the main contact for health and safety in the Montreal office, working with management and corporate groups.

• Compliance and Documentation: Monitor, track, and document compliance, training, forms, and reports related to health and safety programs.

• Meetings and Inspections: Schedule and participate in monthly Joint Health & Safety Committee meetings, conduct site inspections, risk assessments, and safety audits.

• Collaboration and Training: Work with HR and other departments to ensure regulatory compliance, manage WHMIS training and Safety Data Sheets, and coordinate ergonomic assessments.

Requirements :

• Post secondary education or equivalent;

•  2-3 years of relevant experience in facilities management, and/or office coordination, Occupational Health and Safety experience is a plus.

• Excellent oral and written communication skills in both French and English.

• Strong attention to detail with a high degree of accuracy.

• Highly organized, flexible, and capable of managing multiple priorities.

• Independent, self-motivated, and able to complete projects with minimal supervision.

• Willingness to learn and adapt to new projects.

• Proficiency with Microsoft Outlook and other Microsoft Office tools (especially Excel), and the ability to learn new software.

Coordinateur du bureau et des installations

Ce poste est idéal pour quelqu’un qui s’épanouit dans un environnement rapide. En tant que coordinateur du bureau et des installations, vous vous occuperez avec enthousiasme de toutes les opérations cruciales qui assurent le bon fonctionnement de l’entreprise. Votre principale responsabilité sera de gérer les installations et de soutenir les gestionnaires dans les opérations quotidiennes pour assurer la sécurité du personnel. Vous avez un sens de l’urgence, savez jongler avec des priorités variables et êtes fier de votre travail méticuleux.  Vous prenez l’initiative lorsque vous constatez que la situation mérite une attention particulière. Vous aimez maintenir un environnement e travail impeccable pour le bien de tous les collaborateurs.

Gestion du bureau

• Gestion de la sécurité : Superviser les systèmes de sécurité du bâtiment, y compris les systèmes de clés et les cartes d’accès.

• Gestion des visiteurs : Filtrer les visiteurs pour la conformité commerciale, gérer les badges des visiteurs et tenir le registre des visiteurs.

• Support administratif : Fournir un support à la direction, organiser des déjeuners, réapprovisionner les fournitures de bureau et gérer diverses demandes ad hoc.

• Communication et coordination : Informer le personnel des visites de clients, commander des cartes de visite et coordonner avec le service informatique et d’autres groupes selon les besoins.

Coordination et gestion des installations :

• Entretien et réparations : Coordonner avec les propriétaires, les entrepreneurs et le personnel d’entretien pour l’entretien des installations de bureau.

• Planification de l’espace et projets : Gérer la planification de l’espace de bureau, les déménagements et les rénovations, en veillant à ce que les projets soient terminés à temps et dans les limites du budget.

• Évaluations et conformité : Effectuer des évaluations régulières des installations, assurer l’entretien saisonnier et collaborer avec les entrepreneurs pour respecter les normes.

• Soutien aux événements : Planifier et gérer les déménagements de bureau, et aider à l’organisation d’événements et de fonctions spéciales.

Santé et sécurité

• Coordination de la santé et de la sécurité : Servir de principal point de contact pour toutes les questions de santé et de sécurité au bureau de Montréal, en collaboration avec la direction et les groupes corporatifs.

• Conformité et documentation : Surveiller, suivre et documenter la conformité, la formation, les formulaires et les rapports liés aux programmes de santé et de sécurité de l’entreprise.

• Réunions et inspections : Planifier et participer aux réunions mensuelles du Comité mixte de santé et de sécurité, effectuer des inspections de site, des évaluations des risques et des audits de sécurité.

• Collaboration et formation : Travailler en étroite collaboration avec les ressources humaines et d’autres départements pour assurer la conformité réglementaire, gérer la formation SIMDUT et les fiches de données de sécurité, et coordonner les évaluations ergonomiques.

Exigences :

• Éducation postsecondaire ou équivalent.

• 2 à 3 ans d’expérience pertinente en gestion des installations et/ou en coordination de bureau, une expérience en santé et sécurité au travail est un atout.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.

• Grande attention aux détails avec un haut degré de précision.

• Très organisé, flexible et capable de gérer plusieurs priorités.

• Indépendant, motivé et capable de mener à bien des projets avec une supervision minimale.

• Fait preuve d’une réelle volonté d’apprendre et de s’adapter à de nouveaux projets.

• Maîtrise de Microsoft Outlook et des autres outils Microsoft Office (en particulier Excel), et capacité à apprendre de nouveaux logiciels.

Teledyne and all of our employees are committed to conducting business with the highest ethical standards. We require all employees to comply with all applicable laws, regulations, rules and regulatory orders. Our reputation for honesty, integrity and high ethics is as important to us as our reputation for making innovative sensing solutions.

. ​