Office Manager

Description du poste

Le bureau de la députée Jean Yip, députée de Scarborough–Agincourt, est à la recherche d’une personne qualifiée pour pourvoir le poste de gestionnaire de bureau.

À propos du poste:

La personne titulaire du poste est responsable des opérations quotidiennes du bureau de circonscription et fournit un soutien administratif et opérationnel à la députée et à l’équipe de circonscription. Ce rôle clé supervise les opérations du bureau, la coordination du personnel, la gestion de l’horaire, les activités de mobilisation communautaire et la planification d’événements, tout en appuyant les activités de la députée auprès des électeurs, des intervenants et de l’ensemble de la communauté.

La personne idéale est très organisée, proactive, débrouillarde et à l’aise de gérer plusieurs priorités dans un environnement où le rythme de travail est soutenu.

La personne titulaire du poste doit détenir un permis de conduire valide et avoir accès à un véhicule.

Principales responsabilités:

Mobilisation et engagement communautaires

• Diriger les initiatives de mobilisation et établir de solides relations avec les électeurs, les organismes communautaires, les entreprises et les intervenants locaux.
• Coordonner et superviser les événements communautaires, les rencontres avec les intervenants et les autres activités de mobilisation, y compris la logistique des événements avec le bureau d’Ottawa et les équipes ministérielles.
• Représenter la députée lors de rencontres et d’événements communautaires, au besoin.
• Suivre les enjeux locaux et régionaux et maintenir de solides relations avec les médias locaux et les organismes communautaires.
• Soutenir les initiatives de communication et de relations avec les médias, au besoin.

Gestion et opérations du bureau

• Superviser les opérations quotidiennes du bureau de circonscription et coordonner la charge de travail du personnel afin d’assurer une couverture efficace du bureau et une prestation de services adéquate.
• Donner des directives et offrir du soutien au personnel de circonscription, notamment en matière de formation, d’intégration et de résolution de problèmes au quotidien.
• Gérer l’administration du bureau, notamment la petite caisse, les budgets d’événements, les fournitures, les stocks et la gestion des biens.
• Agir à titre de représentant ou représentante du bureau en matière de santé et de sécurité.
• Assurer le suivi des projets en cours et veiller à ce que les tâches, les suivis et les échéances soient respectés en temps opportun.

Soutien à la députée, gestion de l’horaire et communications

• Gérer l’horaire de la députée dans la circonscription, notamment les rendez-vous, les réunions, les événements et les invitations, et assurer les suivis en temps opportun.
• Préparer les ordres du jour, les documents d’information, les notes pour les événements, les messages et autres documents nécessaires aux réunions et aux événements de la députée.
• Effectuer le triage des courriels et des messages téléphoniques reçus, répondre aux demandes générales et veiller à ce que la correspondance liée aux dossiers des électeurs et aux politiques publiques soit acheminée aux personnes appropriées.
• Coordonner les messages d’accueil, les parchemins, les bulletins, les envois postaux et autres documents de communication.
• Fournir du soutien en matière de médias sociaux, de traduction et d’autres tâches liées aux communications ou à l’administration, au besoin.

Qualifications

Éducation :

• Études postsecondaires en administration des affaires, en administration publique, en science politique, en communications ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente.

Expérience :

• Expérience de la gestion d’un bureau, d’une équipe ou de fonctions opérationnelles dans un environnement où le rythme de travail est soutenu.
• Expérience en soutien administratif ou exécutif, en gestion de plusieurs priorités et en coordination d’horaires, de projets ou d’événements.
• Expérience dans l’établissement de relations avec des électeurs, des organismes communautaires, des intervenants ou des membres du public.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale et aisance à communiquer de façon professionnelle avec une grande diversité de publics.
• Expérience avec Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint, ainsi qu’avec Google Workspace.
• Solides compétences en organisation, en communication, en prise de décision et en résolution de problèmes, avec la capacité de travailler efficacement sous pression et de s’adapter à l’évolution des priorités.

Atouts :

• Expérience antérieure dans un bureau de circonscription, un environnement parlementaire ou le secteur public.
• Expérience en mobilisation communautaire, en planification d’événements, en relations avec les médias ou en communications.
• Connaissance de la communauté locale et de ses intervenants.
• Maîtrise ou connaissance fonctionnelle du mandarin, du cantonais, du tamoul, de l’ourdou, du tagalog, de l’arménien, du français ou d’une autre langue couramment parlée dans la communauté.

Informations complémentaires

Salaire à négocier en fonction de l’expérience et des qualifications.

Les députés sont des employeurs individuels responsables du recrutement, de l’embauche et de la gestion des employés qui les aident à s’acquitter de leurs fonctions parlementaires. Les modalités et conditions d’emploi peuvent varier d’un bureau de député à l’autre.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, de documents dans un format accessible ou d’un soutien supplémentaire relativement au processus de candidature, veuillez communiquer avec les Services de recrutement et de sélection à l’adresse [email protected].

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature. Seules les personnes retenues seront communiquées pour les prochaines étapes.

Cette offre d’emploi demeurera affichée jusqu’à ce que toutes les exigences opérationnelles soient satisfaites. Les personnes qui répondent aux qualifications pourraient être contactées à tout moment pour une évaluation supplémentaire.