Delivery Coordinator

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Description du poste

Le coordonnateur, Livraisons ( bilingue ), travaille au centre d’opérations de livraison sur le marché (MDO), à Montréal. Il joue un rôle essentiel dans le succès global des livraisons d’électroménagers dans l’ensemble du marché québécois.

Le titulaire de ce poste met l’accent sur l’expérience des clients en ce qui a trait aux livraisons d’électroménagers, aux livraisons à domicile d’articles lourds et volumineux commandés en ligne (chargement partiel à domicile).

Responsabilités

• Le coordonnateur, Livraisons, effectue les tâches suivantes liées à la livraison d’électroménagers.

• Faire des appels proactifs aux clients, y compris, mais sans s’y limiter :

• Appel dans les 72 heures pour définir les besoins de livraison du client (appel manuel);

• Courriel dans les 48 heures et appel dans les 24 heures (déclenchés par le système). À l’occasion, des courriels et des appels manuels peuvent être nécessaires en cas de pannes de système;

• Appel au client pour lui indiquer que l’électroménager n’est pas en stock et donc indisponible pour la livraison prévue le lendemain (appel manuel);

• Appel de report pour la récupération d’articles en rupture de stock et les livraisons manquées (appel manuel).

• Gérer les appels et les courriels entrants, y compris, mais sans s’y limiter :

• Communications du centre de relation clientèle de Home Depot;

• Communications des magasins en ce qui concerne le ramassage d’articles en cours de route;

• Communications des clients.

• Gérer les interactions avec les chauffeurs.

• Au besoin, car les chauffeurs communiquent principalement avec le centre de relation clientèle de Home Depot.

• Utiliser les fonctionnalités du système de gestion des livraisons, y compris, mais sans s’y limiter :

• Rechercher, modifier ou mettre en œuvre les changements dans le système de gestion des livraisons concernant les livraisons des clients, y compris, mais sans s’y limiter, les changements d’adresse, les retours en raison de dommages, l’ajout de services à la commande, les enquêtes sur les livraisons manquées, le report des livraisons, la confirmation de la date et de la fenêtre de livraison, et la confirmation de l’état de la livraison.

• Agir à titre de personne-ressource principale pour les demandes de ramassage en cours de route, organiser les ramassages en magasin et effectuer le suivi des statistiques relatives aux livraisons.

• Gérer les retours, notamment en communiquant avec les clients et les magasins pour planifier les ramassages de retour.

• Recueillir les commentaires et les plaintes au sujet des chauffeurs.

• Collaborer avec l’équipe de l’Exploitation du MDO pour confirmer les détails relatifs à la livraison d’électroménagers.

• Agir à titre de personne-ressource principale du centre de relation clientèle de Home Depot pour toute question ou tout signalement liés aux livraisons d’électroménagers.

• Le coordonnateur, Livraisons, effectue les tâches suivantes liées aux livraisons du magasin au domicile et aux livraisons de chargement partiel.

• Comprendre et utiliser le système de gestion des livraisons de Home Depot pour tenir les transporteurs tiers responsables de leur rendement en matière de livraison.

• Communiquer régulièrement avec les principaux intervenants, y compris les associés responsables des livraisons en magasin; les directeurs adjoints de magasin, Exploitation; les directeurs, Expérience de magasinage du client; les directeurs de magasin; les préposés au suivi des commandes; les préposés au suivi des commandes, Comptes du Service Pro; les équipes de direction des transporteurs; ainsi que les chauffeurs et l’équipe du MDO. Assurer la liaison avec les associés de l’équipe responsable des achats livrés depuis le magasin. Communiquer directement avec les clients pour les aider à résoudre les problèmes signalés lorsque nécessaire.

• Assurer le bon itinéraire de livraison pour chaque camion, en tenant compte du fait que certains magasins ont deux camions.

• Surveiller la capacité des transporteurs pour s’assurer qu’elle est suffisante pour répondre à la demande quotidienne.

• Fournir un aperçu du rendement des conducteurs et des itinéraires pour les transporteurs désignés.

• Mettre parfaitement en œuvre la planification et la gestion des itinéraires quotidiens.

• Effectuer des vérifications quotidiennes de la planification du chargement et des ajouts de dernière minute pour répondre aux exigences des clients.

• Surveiller les itinéraires quotidiens en collaboration avec les transporteurs pour s’assurer que les livraisons sont effectuées à temps et que la clientèle est satisfaite.

• Accorder la priorité aux livraisons des clients du Service Pro.

• Agir comme personne-ressource pour les équipes des magasins et les transporteurs, résoudre les problèmes quotidiens et tenir toutes les parties responsables du respect des processus recommandés.

• Veiller à ce que les retours soient gérés selon les processus recommandés.

• Déterminer et mettre en œuvre les améliorations relatives au coût et au service.

• S’adapter facilement au changement et composer avec l’ambiguïté des nouveaux rôles, processus et systèmes.

• Le coordonnateur, Livraisons, travaillera durant les heures suivantes.

• Tuesday to Friday 8h30 to 17h on site and Saturday 8h30 to 17h remote

Expérience et connaissances requises

• Au moins cinq ans d’expérience au comptoir de services d’un magasin au détail ou dans la préparation, le transfert et le chargement des livraisons.

• Deux ans d’expérience avec les systèmes d’itinéraire de la gestion des livraisons (expérience avec Descartes, un atout).

• Sens aigu de l’urgence et passion pour la logistique.

• Approche axée sur les résultats.

• Résolution proactive de problèmes.

• Approche axée sur la priorité au client.

• Esprit d’équipe et excellentes aptitudes relationnelles, principalement avec les transporteurs, les conducteurs et les équipes des magasins.

• Approche axée sur l’amélioration des processus; capacité avérée à contribuer à la mise en œuvre du changement lorsque nécessaire.

• Apprentissage en continu.

• Capacité à accomplir plusieurs tâches à la fois et à gérer son temps en conséquence.

• Connaissance des processus relatifs aux magasins ou aux transporteurs, un atout.

• Disponibilité pour travailler sur des quarts différents.

Delivery Coordinator (Bilingual)

Position Purpose:

The Delivery Coordinator role is on-site role at the Market Delivery Operation (MDO) in Montreal will play a critical role in the overall success of Appliance Deliveries across the entirety of the Quebec market.

This role will be focused on the customer experience associated with Appliance Deliveries, Online big and bulky home deliveries (LTL Home Delivery).

Responsibilities

The Delivery Coordinator will perform the following tasks associated with Appliance Delivery:

• Make proactive customer calls, including, but not limited to:

• 72-hour call to customer to qualify the delivery (manual)

• 48-hour email and 24-hour window call to customer, both triggered by the system.  On occasion, manual emails and calls may be required in the event of systems outages.

• “No Inventory” calls to customer when appliance inventory is unavailable for the planned next day delivery (manual).

• “Reschedule” calls for Back Order recovery and Missed Deliveries (manual).

Manage Inbound Calls and Emails, including but not limited to:

• Communications from the THD Contact Centre

• From Stores regarding Fly By Deliveries

• From Customers

• Manage Driver Interactions

• When required – Drivers will primarily call into the THD Contact Centre.

• Navigate Delivery Management System (DMS) functions, including but not limited to:

• Search, change, or execute change in DMS regarding customer deliveries, including but not limited to: address changes, returns owing to damages, adding services to the order, investigating missed deliveries, rescheduling deliveries in DMS, date and windows confirmation, confirmation of delivery status.

• Serve as the primary point of contact for Fly By Delivery Requests, Arranging store pick ups, and following through on Delivery Statistics.

• Manage returns, including contacting customers and stores to book return pick ups.

• Take feedback/complaints about the drivers.

• Liaise with the MDO operational team on site to confirm details associated with appliance delivery.

• Serve as the primary point of contact for the THD Contact Centre on any questions or escalations associated with Appliance Delivery.

• The Delivery Coordinator will perform the following tasks associated with Store-to-Home & Less than Trailer Load (LTL) Deliveries:

• Understands & leverages THE HOME DEPOT DELIVEY MANAGEMENT SYSTEM  (DMS) capabilities to hold carrier accountable for delivery performance

• Regularly communicates with key stakeholders including: associates at stores handling deliveries, OPS ASM’s CXM’s, Store Manager, Expeditors, Pro Account Expeditors (PAE’s), carrier leadership team and their drivers frequently, MDO team, liaise with peers on Deliver from store team. At times may need to connect with customers directly to help solve escalations

• Ensure right truck right route for each delivery recognizing some stores have 2 trucks each

• Monitor capacity to ensure enough capacity to meet daily demand

• Provides insights into driver and route performance for dedicated carriers

• Executes flawlessly on day-to-day route planning and daily route management:

• Audits daily load planning & last-minute add-ons to meet customer requirements

• Monitors daily routes in collaboration with carrier operations to ensure deliveries done on time and to customer satisfaction

• Prioritizes PRO deliveries

• Is day-to-day store & carrier single point of contact, resolves daily issues, holds all parties accountable for following prescribed processes

• Ensures returns are managed according to prescribed processes

• Identifies and implements improvements for better cost & service

• Adapts to change easily and works through ambiguity of new roles, processes and systems

• The Delivery Coordinator will work a shift within the following hours of operation:

• Tuesday to Friday 8h30 to 17h on site and Saturday 8h30 to 17h remote

Experience / Knowledge Required:

• 5+ years’ experience in retail store at service desk and/or with deliveries picking, staging or loading

• 2 years experience with delivery management routing system (Descartes is a plus)

• Strong sense of urgency and passion for logistics

• Results driven

• Proactive problem solver

• Demonstrated customer focus

• Team player and strong relationship builder, primarily with carrier, drivers and internally with stores.

• Process improvement focused, with proven ability to help implement change when needed

• Continuous learner

• Ability to multi-task and manage time accordingly

• Knowledge of store and/or carrier processes is an advantage

• Ability to work different shifts may be required