Reception Specialist

Standort: Frankfurt
Gehalt: EUR 40.000 – EUR 43.000 pro Jahr
Vetragsart: Unbefristet
Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche
Arbeitsmodell: Vor Ort

Der Empfangsspezialist ist für einen professionellen, serviceorientierten und reibungslosen Ablauf im Empfangsbereich verantwortlich. Die Position stellt einen freundlichen und verbindlichen ersten Kontakt für Besucher, Mandanten, Geschäftspartner und Mitarbeitende sicher und unterstützt die tägliche Organisation des Empfangs, der Besprechungsräume sowie ausgewählter administrativer Abläufe.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Schulausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste oder einschlägige Berufserfahrung im Empfang, in der Kundenbetreuung, im Gastservice, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren dienstleistungsorientierten Tätigkeit ist wünschenswert.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Mindestens B2 Level; empfehlenswert C2/C1 Level
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein verbindliches und gepflegtes Auftreten.
• Sicheres Kommunikationsvermögen im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Besucheraufkommen ruhig, strukturiert und lösungsorientiert zu handeln.
• Gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen; Erfahrung mit Besucher- oder Raumbuchungssystemen ist von Vorteil.
• Bereitschaft, Materialien mit einem Gewicht von bis zu 10–15 kg zu bewegen.
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Professionalität.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Empfang und Besucherbetreuung

• Freundlicher und professioneller Empfang von Besuchern, Mandanten, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden.
• Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe, Nachrichten und allgemeiner Anfragen.
• Unterstützung bei Besucheranmeldung, Zutrittsregelungen, Ausweisausgabe und Parkkoordination gemäß den standortbezogenen Vorgaben.
• Sicherstellung einer verlässlichen Besetzung des Empfangsbereichs während der zugewiesenen Einsatzzeiten.
• Weiterleitung von Anliegen an die jeweils zuständigen internen Ansprechpartner.

Besprechungsraum- und Bewirtungsunterstützung

• Unterstützung bei der Reservierung und Koordination von Besprechungsräumen.
• Vorbereitung und Kontrolle der Besprechungsräume im Hinblick auf Ordnung, Sauberkeit und Einsatzbereitschaft.
• Unterstützung bei der Bereitstellung von Getränken, Bewirtung und Besprechungsvorbereitungen nach Bedarf.
• Mitwirkung bei der Sicherstellung eines repräsentativen Erscheinungsbildes von Besprechungsräumen, Teeküchen und Gemeinschaftsflächen.
• Abstimmung mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern zur Unterstützung eines reibungslosen Ablaufs.

Administrative Unterstützung

• Unterstützung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Empfangsbetrieb.
• Pflege von Besucherlisten sowie Unterstützung bei alltäglichen Abstimmungs- und Organisationsaufgaben.
• Überblick über tagesaktuelle Termine und Raumnutzung zur Unterstützung eines geordneten Betriebsablaufs.
• Mitarbeit bei kurzfristigen Zusatzaufgaben und Unterstützung in Zeiten erhöhten Arbeitsaufkommens.

Verhalten und professionelle Standards

• Stets höfliches, verbindliches und repräsentatives Auftreten.
• Wahrung von Vertraulichkeit und sorgfältiger Umgang mit sensiblen Informationen.
• Professioneller Umgang mit einem internationalen Besucherkreis.
• Ruhige und sachliche Bearbeitung von Routineanliegen sowie rechtzeitige Einbindung der zuständigen Stelle bei komplexeren Fragestellungen.

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Title: Reception Specialist

Location: 60329 Frankfurt am Main
Salary: €40,000-€43,000 per annum
Contract: Permanent, full time
Shifts: 40 hours per week, Mon-Fri 8am-5pm with a 1-hour unpaid break
Work model: Fully onsite

Position Summary

The Reception Specialist is responsible for delivering a professional and welcoming front-of-house experience for clients, visitors, and employees. The role supports the daily reception operation, visitor handling, meeting room coordination, and general workplace support to ensure a smooth and efficient office environment.

Job Qualifications

• High school diploma or equivalent required
• Initial experience in reception, hospitality, office support, workplace services, or a similar customer-facing environment preferred
• Fluent in German and English (spoken and written) is required
• Strong customer service and communication skills
• Professional and friendly manner when dealing with internal stakeholders, clients, and visitors
• Good organizational skills and attention to detail
• Ability to manage routine tasks reliably and remain calm in a busy environment
• Basic proficiency in Microsoft Office; familiarity with visitor management or room booking systems is an advantage
• High level of reliability, professionalism, and service orientation

Key Responsibilities

Reception & Visitor Services

• Welcome visitors, clients, and employees in a professional and courteous manner
• Serve as a point of contact for front desk and general reception inquiries
• Handle incoming calls, emails, and visitor requests efficiently and professionally
• Support visitor check-in, access procedures, badge handling, and parking coordination in line with local site processes
• Maintain reception coverage during assigned business hours

Meeting Room & Hospitality Support

• Support conference room bookings and meeting room scheduling
• Assist with meeting room setup and readiness for internal and external meetings
• Support refreshments, catering coordination, and hospitality arrangements as required
• Help maintain conference rooms, pantry areas, and common spaces in a clean and presentable condition
• Liaise with internal teams and service providers to support a smooth meeting experience

Office & Administrative Support

• Provide day-to-day administrative and operational support related to reception activities
• Supporting the processing, allocation, and routing of local office invoices and coordinating with Accounts Payable
• Opening, scanning, distributing, and forwarding incoming physical mail, and coordinating local courier services
• Monitoring stock of office materials, ordering snacks and beverages, and ensuring they are presented in a premium way
• Proactively reporting facility and equipment issues to external vendors (e.g. building management, medicteach) or escalating to Office Management
• Assist with visitor lists, meeting coordination, and routine workplace tasks
• Monitor daily schedules and support workload coordination within the reception area
• Support ad-hoc tasks and peak-time coverage as required

Professional Conduct

• Demonstrate a polished, courteous, and service-oriented approach at all times
• Maintain confidentiality and discretion in all interactions
• Interact confidently and professionally with an international client base
• Respond to routine issues calmly and escalate more complex matters where appropriate