Operations Coordinator

Description du poste

Relevant du Directeur national des services clients, vous rejoindrez l'équipe Support technique afin de contribuer à l'amélioration continue des opérations et de soutenir la performance de notre département.

En tant que Coordonnateur des opérations – Support technique, vous jouerez un rôle clé dans l'optimisation des processus, le suivi des indicateurs de performance et l'amélioration des outils utilisés par l'équipe. Vous collaborerez avec plusieurs départements afin d'assurer l'efficacité des opérations quotidiennes, d'améliorer la qualité du service offert à nos clients et de soutenir les initiatives d'amélioration continue.

Vous développerez une connaissance approfondie de MYLE, de nos processus internes et des opérations du département, tout en contribuant directement à l'évolution de notre équipe.

Responsabilités principales

• Configurer et maintenir les outils utilisés par l'équipe Support technique.
• Documenter, mettre à jour et communiquer les procédures opérationnelles du département.
• Identifier les opportunités d'amélioration et contribuer à l'optimisation des processus et des méthodes de travail.
• Formuler des recommandations visant à améliorer la performance opérationnelle de l'équipe.
• Compiler, analyser et présenter les indicateurs de performance individuels et départementaux.
• Alimenter et maintenir les tableaux de bord opérationnels.
• Préparer les prévisions de volume d'appels, de courriels et les besoins en effectifs.
• Contribuer à la planification budgétaire et au suivi des indicateurs de performance.
• Participer aux initiatives ISO, qualité et amélioration continue du département.
• Préparer des rapports et des présentations destinés à la direction.
• Participer activement aux rencontres interdépartementales.
• Former et accompagner les nouveaux employés sur les procédures, outils et systèmes.
• Apporter un soutien opérationnel à l'équipe en répondant aux appels et courriels lorsque nécessaire.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Conditions de travail

• Contrat : Permanent, temps plein (40 heures par semaine)
• Mode de travail : Hybride
• Les candidats doivent résider dans la province de Québec.
• La maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, est requise pour ce poste.

Qualifications

• DEC ou diplôme universitaire dans un domaine pertinent.
• 3 à 5 années d'expérience en soutien technique, soutien à la clientèle ou dans un rôle lié aux opérations.
• Excellente maîtrise de Salesforce (super-utilisateur un atout important).
• Connaissance des outils d'intelligence artificielle générative (ChatGPT, Claude, etc.) et des plateformes d'automatisation.
• Excellente maîtrise de l'environnement Windows, de Google Workspace et des outils bureautiques.
• Solides capacités d'analyse, de résolution de problèmes et d'amélioration des processus.
• Excellentes aptitudes en communication et en rédaction.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du respect des échéanciers.
• Esprit d'équipe, autonomie et orientation vers les résultats.
• Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Informations supplémentaires

• Télétravail et flexibilité
• Contribution au REER
• Assurance collective complète dès le premier jour
• Congés payés : 3 semaines
• Programme d'onboarding pour vous familiariser avec notre environnement et le domaine de la santé numérique
• Opportunités de croissance interne (promotions, mobilité interne)
• Appui d'un comité bien-être et social, avec des initiatives favorisant la cohésion d'équipe, la santé mentale et le bien-être des employés
• Une culture d'entreprise axée sur la transparence, la collaboration et l'innovation

Rejoignez un environnement dynamique et innovant où votre travail contribue directement à l'amélioration des opérations du Support technique et à la modernisation des soins de santé au Canada et à l'international.

Avec nos bureaux situés à travers le monde, la maîtrise du français et l'anglais est nécessaire chez MEDFAR. En raison du besoin de communiquer avec des collègues et/ou des clients d'autres provinces ou pays, le bilinguisme nous permet de communiquer dans les deux langues tout en favorisant l'utilisation du français. 

Chez MEDFAR, nous valorisons la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de notre équipe. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail où chaque individu se sent respecté et soutenu, quelle que soit son origine, son identité ou ses capacités. Dans le cadre de notre engagement envers un processus de recrutement équitable et inclusif, nous offrons des mesures d’accommodement aux candidats qui en font la demande. En cas de besoin lors de votre entrevue, faites-le-nous savoir afin que nous puissions vous offrir une expérience adaptée.

MEDFAR a souscrit volontairement à un programme d'accès à l'égalité en emploi (PAÉE). Les candidatures des femmes, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes autochtones et des personnes handicapées sont encouragées. En postulant, nous vous invitons à remplir cette section qui nous permet de mettre en oeuvre notre Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉÉ). L’auto-identification n’est pas obligatoire, mais peut vous permettre de bénéficier de mesures dans le cadre d’une embauche ou d’une promotion si vous possédez les compétences requises pour exercer l’emploi.

Pour mieux comprendre le processus d'auto-identification, vous pouvez consulter ce guide.