Event Coordinator

Description du poste

Le titulaire du poste supervise et coordonne tous les aspects du groupe et ou de l’évènement du client dans un souci de satisfaction de la clientèle. Il coordonne et fait le lien entre les différents départements engagés dans la réussite de la prestation et du client. 

Ce poste est proposé dans le cadre d'un CDD de 4 mois à partir de mi-septembre.

Missions :

• Participer à la visite des espaces dans un but de commercialisation et conseiller le client ; 

• Constituer le dossier et en assurer le suivi (qualification de la demande, envoi de la proposition, suivi commercial, élaboration du contrat et des feuilles de fonctions, facturation et suivi de la satisfaction à la fin de l’événement) 

• Faire le point avec le client avant la réunion sur l’agenda et l’organisation de son événement ; 

• Tenir informés tous les départements concernés de chaque modification effectuée par le client ;  

• Participer au « BEO Meeting » (Banquet Event Order) tous les jours pour vérifier les détails des prestations du lendemain avec les différents départements engagés ; 

• En collaboration avec les équipes opérationnelles, accueillir les clients le jour de leur événement et veille à la réussite du séjour; 

• Assurer le maximum de satisfaction clientèle grâce à une reconnaissance personnelle, un accueil cordial, et une attention particulière de l’arrivée au départ du client ; 

• Créer une base de données des clients locaux et/ou réguliers.  

Ce descriptif de poste est non exhaustif. Le titulaire peut être amené à accomplir d’autres missions. 

Qualifications

• Votre sens de l’écoute, votre clarté d’élocution alliée à un grand sens de la diplomatie vous permettront de conseiller au mieux notre clientèle et mener à bien votre mission. 

• Vous avez la fibre commerciale et le sens de l’organisation.

• Vous aimez le travail en équipe, la prise de décision et êtes force de proposition. 

• Vous disposez d'un excellent sens de la communication écrite ou orale, en français et en anglais, ainsi que d'un très bon relationnel avec la clientèle, et capacité à orienter le client et à le fidéliser.

• Vous êtes sensible au monde du luxe et à l’art.  

• Vous justifiez d’une première expérience de minimum 2 à 3 années, dans un centre de conférence ou acquise au sein d’un service banquets ou commercial dans un établissement de prestige ou en agence événementielle.

• La maîtrise de l’anglais est indispensable, la connaissance d’une autre langue ainsi que du logiciel OPERA serait fortement apprécié.

Informations supplémentaires

Ce que nous offrons :

• Une immersion au cœur d’un Palace parisien iconique
• Prime indemnité repas
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