Executive Business Partner

Snapshot 

We are seeking a proactive, detail-oriented Executive Business Partner to support up to two leaders. You'll manage their complex schedule, build strong relationships, anticipate needs, and ensure seamless execution of key tasks.  This role would suit someone who thrives in fast-paced, changeable environments and who has previous experience working with senior leaders in global organisations.

About Us 

Artificial Intelligence could be one of humanity’s most useful inventions. At Google DeepMind, we’re a team of scientists, engineers, machine learning experts and more, working together to advance the state of the art in artificial intelligence. We use our technologies for widespread public benefit and scientific discovery, and collaborate with others on critical challenges, ensuring safety and ethics are the highest priority.

The Role

We are seeking an exceptionally capable Executive Business Partner to work with two senior leaders. Paramount to this role will be ensuring their time is optimised and they can lead effectively within the GDM. You'll work closely with partners to ensure seamless coordination and execution of their strategic focus areas.

Key responsibilities:

• Proactively manage complex schedules to ensure priorities are reflected, scheduling conflicts are minimised, and travel is highly efficient.
• Build and maintain a trusted working relationship with each leader, alongside building effective relationships with their team and key stakeholders.
• Act as the “gateway” and point of contact, to help maintain strong connections with Senior Leaders of the business, Board Leads, and others, fostering collaboration with diverse internal and external stakeholder group.
• Supporting with operational tasks and processes; suggesting ideas for continuous improvement to increase efficiencies.
• Collate and track actions and deliverables.
• Meeting support - circulating agendas, capturing notes and ensuring actions are followed up on and are completed. Ensure meeting roles, agendas and briefing documentation are in place for each meeting.
• Develop a strong working relationship with each leader: thinking ahead, handling priorities, anticipating needs and future challenges, proposing solutions to enable effective decision-making.
• Draft and send out team communications.
• Organise and execute internal and external events for business and team events e.g. off-sites, lunches, talks, seminars, visitors.
• Arrange domestic and international travel for meetings, international office visits and speaking engagements e.g. hotel reservations, flight check-in, visas, detailed travel itineraries and overseas transport.
• Financial administration e.g. compile expense claims, approve purchase order requests, contract creation, reimbursements, etc.
• Act as a point of contact, dealing with incoming requests, requiring heavy email correspondence.

About You

• You are a resilient EBP, with experience working in a fast-paced environment. You are energetic, enthusiastic and have a keen interest to continue to develop your career in supporting and enabling others.
• Colleagues describe you as positive, warm, kind, trustworthy and efficient; with a can-do attitude, willingness to learn and a strong desire to grow.  
• You will have extensive experience working in an executive assistant role supporting senior executives and are passionate about supporting and enabling others, motivated by Leader support.
• You are a self starter, highly organised & proactive with a proven track record in  diary management, juggling multiple tasks, prioritising effectively and with impeccable attention to detail.
• You adapt quickly to change and thrive under pressure.
• You are comfortable with ambiguity and you anticipate problems with care. By exercising good judgement and discretion, you are able to determine appropriate next steps and problem solve.
• You instinctively act with total discretion and diplomacy and remain calm even in stressful situations.
• You are results-driven and action oriented, able to with both pace and accuracy, taking initiative to deliver exceptional outcomes.
• You are naturally curious; you ask questions to build knowledge and in order to think multiple steps ahead - no job is too big or small.
• You are passionate about our mission, proactive about learning and acquiring knowledge to enhance your experience.
• Solid communicator and active listener; you exhibit a high EQ.
• You are able to build strong relationships across teams and foster trust.
• Experience with Google Suite is preferable but not crucial. 

At Google DeepMind, we value diversity of experience, knowledge, backgrounds and perspectives and harness these qualities to create extraordinary impact. We are committed to equal employment opportunity regardless of sex, race, religion or belief, ethnic or national origin, disability, age, citizenship, marital, domestic or civil partnership status, sexual orientation, gender identity, pregnancy, or related condition (including breastfeeding) or any other basis as protected by applicable law. If you have a disability or additional need that requires accommodation, please do not hesitate to let us know.

Instantané 

Nous recherchons un Executive Business Partner proactif et rigoureux pour soutenir jusqu'à deux responsables. Vous devrez gérer son emploi du temps complexe, établir des relations solides, anticiper ses besoins et veiller à ce que les tâches clés soient exécutées sans accroc.  Ce poste conviendrait à une personne qui s'épanouit dans des environnements dynamiques et en constante évolution, et qui a déjà travaillé avec des dirigeants d'organisations internationales.

À propos de nous 

L'intelligence artificielle pourrait être l'une des inventions les plus utiles de l'humanité. Chez Google DeepMind, nous sommes une équipe de scientifiques, d'ingénieurs, d'experts en machine learning et plus encore, qui collaborent pour faire progresser l'état de l'art en intelligence artificielle. Nous utilisons nos technologies pour le bien public et la découverte scientifique, et collaborons avec d'autres sur des défis critiques, en veillant à ce que la sécurité et l'éthique soient prioritaires.

Le rôle

Nous recherchons un Executive Business Partner exceptionnellement compétent pour travailler avec deux responsables seniors. Il est essentiel que les GDM puissent optimiser leur temps et diriger efficacement leur équipe. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les partenaires pour assurer une coordination et une exécution fluides de leurs domaines d'intérêt stratégiques.

Principales responsabilités :

• Gérez de façon proactive des plannings complexes pour vous assurer que les priorités sont respectées, que les conflits d'horaires sont réduits au minimum et que les déplacements sont très efficaces.
• Établir et entretenir une relation de travail de confiance avec chaque responsable, tout en nouant des relations efficaces avec son équipe et les principaux partenaires
• Servir de "passerelle" et de point de contact pour maintenir des liens étroits avec les dirigeants de l'entreprise, les responsables du conseil d'administration et d'autres personnes, et favoriser la collaboration avec divers groupes de personnes intéressées internes et externes.
• Aider à réaliser les tâches et processus opérationnels ; suggérer des idées d'amélioration continue pour accroître l'efficacité.
• Regrouper et suivre les actions et les livrables
• Aide à l'organisation des réunions : diffusion des ordres du jour, prise de notes et suivi des actions décidées. S'assurer que les rôles, les ordres du jour et les documents d'information sont en place pour chaque réunion
• Développer une relation de travail solide avec chaque responsable : anticiper, gérer les priorités, prévoir les besoins et les défis futurs, proposer des solutions pour faciliter la prise de décision.
• Rédiger et envoyer des communications à l'équipe 
• Organiser et exécuter des événements internes et externes pour l'entreprise et l'équipe (par exemple, des séminaires hors site, des déjeuners, des conférences, des séminaires, des visites)
• Organiser les déplacements nationaux et internationaux pour les réunions, les visites de bureaux à l'étranger et les conférences (réservations d'hôtel, enregistrement des vols, visas, itinéraires de voyage détaillés et transports à l'étranger)

À propos de vous

Vous êtes un EBP résilient, avec une expérience dans un environnement dynamique. Vous êtes dynamique, enthousiaste et vous avez envie de continuer à développer votre carrière en aidant les autres. Vos collègues vous décrivent comme une personne positive, chaleureuse, gentille, digne de confiance et efficace, qui a la volonté d'apprendre et un fort désir de progresser.  

• Vous avez une grande expérience en tant qu'assistant de direction auprès de cadres supérieurs. Vous aimez aider les autres et les accompagner, et vous êtes motivé par le soutien de la direction.
• Vous êtes autonome, très organisé et proactif. Vous avez une expérience avérée dans la gestion d'agenda, la gestion de plusieurs tâches, la définition efficace des priorités et le souci du détail. 
• Vous vous adaptez rapidement aux changements et vous êtes efficace sous pression.
• Vous êtes à l'aise avec l'ambiguïté et vous anticipez les problèmes avec soin. En faisant preuve de discernement et de jugement, vous êtes en mesure de déterminer les prochaines étapes appropriées et de résoudre les problèmes. 
• Vous agissez instinctivement avec une discrétion et une diplomatie totales, et vous restez calme même dans les situations stressantes.
• Vous êtes axé sur les résultats et l'action, capable de travailler rapidement et avec précision, et vous prenez des initiatives pour obtenir des résultats exceptionnels.
• Vous êtes naturellement curieux et posez des questions pour acquérir des connaissances et anticiper les étapes à venir. Aucune tâche n'est trop grande ou trop petite.
• Vous êtes passionné par notre mission et vous cherchez à apprendre et à acquérir des connaissances pour améliorer votre expérience.
• Vous êtes un bon communicant et un bon auditeur, et vous faites preuve d'une grande intelligence émotionnelle.
• Vous êtes capable de nouer des relations solides entre les équipes et de favoriser la confiance.
• Une expérience avec Google Suite est préférable, mais pas indispensable.