AI Governance Coordinator

Mila

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.

Pour en apprendre plus, visitez https://mila.quebec/fr

Votre rôle

Relevant du.de la Gestionnaire, Gouvernance de l'IA, la personne titulaire du poste sera le pivot opérationnel de l'équipe, assurant le maillage académique ainsi que la gestion logistique des événements et des projets. Ce rôle clé permet de faire rayonner l'écosystème de recherche en gouvernance de l'IA et de maximiser l'impact des initiatives de l'organisation.

Principales fonctions

• Coordonner la planification, la logistique et le déploiement d'événements, assurant ainsi la visibilité des projets de l’équipe;
• Établir, maintenir et animer le réseau de chercheurs.ses de Mila fortement investis dans l’IA responsable et sa gouvernance (assurer la gestion des canaux de communication, établir des connexions et soutenir les chercheurs dans la valorisation de leur travaux);
• Formaliser des modèles d'engagement clairs pour impliquer et intégrer ces membres de la communauté de recherche dans les projets gouvernance de l’IA;
• Collaborer activement avec les équipes internes afin de mettre en valeur et donner de la visibilité aux travaux de recherche en gouvernance de l'IA via le site Web, les infolettres, les mémos ou les événements internes;
• Effectuer une veille stratégique en monitorant les différentes sources d’information en gouvernance de l’IA, en réalisant des revues de presse ou de littérature sectorielle, et en colligeant l’information pertinente pour nourrir l'équipe et la communauté;
• Maintenir et organiser la base de données interne des connaissances en gouvernance de l’IA;
• Documenter les apprentissages et discussions des rencontres de la communauté de pratique en gouvernance de l’IA; 
• Assurer la mise en forme graphique des supports de formation et des documents.

• Baccalauréat en administration, gestion de projets, communications, sciences politiques, affaires publiques ou dans un domaine connexe pertinent;
• Un minimum de 2 à 3 ans d'expérience en coordination de projets, gestion d'événements ou animation de communautés (l'expérience en milieu universitaire, de recherche ou d'innovation est un fort atout);
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit (milieu bilingue);
• Sens de l'organisation hors pair, rigueur et capacité prouvée à gérer plusieurs dossiers de front, à prioriser les urgences et à mener à bien des événements logistiques complexes;
• Grand entregent, diplomatie et aisance à interagir avec des parties prenantes de haut niveau (corps professoral, directions, partenaires externes);
• Intérêt marqué pour l'intelligence artificielle, l'éthique de l'IA, les politiques publiques ou la gouvernance technologique;
• Autonomie, esprit d'initiative développé, souci du détail (notamment pour la veille informationnelle) et capacité à travailler avec un minimum de supervision au quotidien;
• Habileté à travailler en mode transversal avec différentes équipes internes.

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaître!

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne stimulée à œuvrer dans un écosystème en progression continu et à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.

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Mila, a global hub in artificial intelligence

Founded by Professor Yoshua Bengio of the Université de Montréal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its significant contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the result of a collaboration between the Université de Montréal and McGill University, in close collaboration with Polytechnique Montréal and HEC Montréal.

Mila's mission is to be a global hub for scientific advances that inspires innovation and the growth of artificial intelligence (AI) for the benefit of all.

To learn more, please visit https://mila.quebec/en

Your role

Reporting to the AI Governance Manager, the person in this position will serve as the operational hub of the team, ensuring academic networking as well as the logistical management of events and projects. This key role helps promote the AI governance research ecosystem and maximize the impact of the organization's initiatives.

Core responsibilities

• Coordinate the planning, logistics, and deployment of major events, thereby ensuring the visibility of the team's projects;
• Establish, maintain, and engage the network of Mila research community members heavily invested in responsible AI and its governance (manage communication channels, build connections, and support researchers in promoting their work);  
• Formalize clear engagement models to involve and integrate these research community members into AI governance projects;  
• Collaborate actively with internal teams to highlight and provide visibility to AI governance research work through the website, newsletters, memos, or internal events;
• Conduct strategic monitoring by tracking various information sources in AI governance, producing press reviews or industry literature reviews, and gathering relevant information to support the team and the community;
• Maintain and organize the internal AI governance knowledge database;
• Document findings and discussions from community of practice meetings in AI Governance;
• Format and design training materials and documents.

Your profile and qualifications

• Bachelor's degree in business administration, project management, communications, political science, public affairs, or a relevant related field;
• A minimum of 2 to 3 years of experience in project coordination, event management, or community engagement (experience in an academic, research, or innovation environment is a strong asset);
• Excellent proficiency in both French and English, both spoken and written (bilingual environment);
• Outstanding organizational skills, rigor, and a proven ability to manage multiple files simultaneously, prioritize emergencies, and successfully deliver complex logistical events;
• Excellent interpersonal skills, diplomacy, and ease in interacting with high-level stakeholders (faculty members, executives, external partners);  
• Strong interest in artificial intelligence, AI ethics, public policy, or technological governance;
• Autonomy, a strong sense of initiative, attention to detail (particularly for information monitoring), and the ability to work with minimal daily supervision;
• Ability to work cross-functionally with various internal teams.

Good reasons to work at Mila:

• The opportunity to contribute to a unique mission with a significant impact;
• A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel insurance and additional benefits);
• An employee and family assistance program;
• Access to a telemedicine service;
• An annual leave policy offering a base of 20 days of vacation upon hiring;
• A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%;
• A generous flexible envelope allowing you to customize your benefits according to what contributes to your well-being. You can select and combine the options that correspond to your needs among lifestyle credits, enhanced insurance, additional vacation days and an enriched contribution to the pension plan;
• A flexible schedule, a summer schedule;
• A workplace in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of experts in their field, passionate and exciting people;
• A collaborative and inclusive work environment

We want to know you

Mila is an equal opportunity employer and is committed to diversity. We value the development of ideas in teams and cultivate an open and respectful work environment. The masculine gender is used for the sake of brevity only. We encourage all candidates to apply, however only those selected will be contacted. Thank you for your interest in Mila!