HR Coordinator

Job Description

Role Summary

The HR team at NBCUniversal is looking for a high energy, detail oriented HR Coordinator to support an exciting new division focused on creating a next generation entertainment experience. This role is a strong launch pad for someone early in their HR career who is eager to gain exposure across both generalist and specialist HR work.

Supporting employees across Canada and the United States, you will play a key role in the day to day delivery of HR services and programs. Working closely with HR partners and cross functional teams, you will provide operational and programmatic support across employee relations, labor relations, health and safety, talent acquisition, onboarding, and HR operations.

In this role, you will function as a central connector within the HR team, helping ensure a consistent and positive employee experience. You will contribute to HR projects spanning onboarding, rewards and recognition, performance feedback, talent attraction and development, and HR reporting. On a daily basis, you will help resolve employee and manager questions related to benefits, payroll, compensation, HR systems, recruiting processes, and data and reporting, escalating matters as appropriate.

Responsibilities:

• Serve as primary expert for all HR systems and transactions to keep our business running
• Manage and audit our HR data to ensure our HR systems, reports, and org charts are always up to date, accurate, and consistent.
• Keep the business and HR team in compliance, up to date and ready for any task or project
• Support compliance with Canadian and Quebec employment legislation, internal policies, and HR best practices
• Facilitate onboarding for new hires, ensuring all employment documentation and system entries are completed accurately while creating a positive and engaging new hire experience.
• Partner with Talent Acquisition to coordinate recruitment activities, including scheduling interviews, facilitating onsite candidate visits, preparing interview materials, and ensuring a seamless candidate experience.
• Act as a point of contact for candidates during the interview process, ensuring timely communication and professionalism throughout.
• Willingly and competently step into a project driver role as needed for HR team projects both local and company-wide
• Bring your creativity to ideate and execute programs to communicate and engage our employees throughout their work-life
• Keep the team ahead of the curve through proactive industry awareness and research
• All other duties as assigned

Résumé du poste

L’équipe des ressources humaines de NBCUniversal est à la recherche d’un·e coordonnateur·trice RH dynamique et soucieux·se du détail pour soutenir une nouvelle division passionnante axée sur la création d’une expérience de divertissement de nouvelle génération. Ce poste constitue un excellent tremplin pour une personne en début de carrière en RH souhaitant acquérir une exposition à la fois aux activités généralistes et spécialisées en ressources humaines

En soutenant les employé·e·s au Canada et aux États-Unis, vous jouerez un rôle clé dans la prestation quotidienne des services et programmes RH. En collaboration étroite avec les partenaires RH et les équipes interfonctionnelles, vous offrirez un soutien opérationnel et programmatique en relations de travail, relations avec les employé·e·s, santé et sécurité, acquisition de talents, intégration et opérations RH.

Dans ce rôle, vous agirez comme un point de liaison central au sein de l’équipe RH afin d’assurer une expérience employé cohérente et positive. Vous contribuerez à des projets RH liés à l’intégration, aux programmes de reconnaissance, à la rétroaction sur la performance, à l’attraction et au développement des talents, ainsi qu’au reporting RH. Au quotidien, vous aiderez à résoudre les questions des employé·e·s et des gestionnaires concernant les avantages sociaux, la paie, la rémunération, les systèmes RH, les processus de recrutement et les données et rapports, en effectuant les escalades appropriées au besoi

Responsabilités:

• Agir comme expert·e principal·e pour tous les systèmes et transactions RH afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise
• Gérer et auditer les données RH afin de garantir que les systèmes RH, les rapports et les organigrammes sont toujours à jour, exacts et cohérents         
• Veiller à la conformité de l’entreprise et de l’équipe RH, en les maintenant informées et prêtes pour toute tâche ou projet      
• Soutenir la conformité avec les lois canadiennes et québécoises en matière d’emploi, les politiques internes et les meilleures pratiques RH         
• Faciliter l’intégration des nouvelles recrues en veillant à ce que toute la documentation d’emploi et les entrées dans les systèmes soient complétées avec exactitude, tout en créant une expérience d’accueil positive et engageante   
• Collaborer avec l’équipe Acquisition de talents pour coordonner les activités de recrutement, notamment la planification des entrevues, l’organisation des visites sur site, la préparation du matériel d’entrevue et l’assurance d’une expérience candidat fluide        
• Agir comme point de contact pour les candidat·e·s durant le processus d’entrevue, en assurant des communications rapides et un haut niveau de professionnalisme      
• Assumer volontairement et efficacement un rôle de responsable de projet au besoin pour des initiatives RH locales ou à l’échelle de l’entreprise      
• Mettre à profit votre créativité pour concevoir et mettre en œuvre des programmes visant à communiquer et à mobiliser les employé·e·s tout au long de leur parcours professionnel
• Maintenir l’équipe à l’avant-garde grâce à une veille proactive du secteur et à la recherche       
• Toute autre tâche connexe

Qualifications

Basic Qualifications:

• 2 years of experience in a professional work setting
• Bachelor’s Degree in Human Resources, Business Administration OR equivalent work experience
• Proficient knowledge of Microsoft Excel, PowerPoint, and Outlook
• Bilingual in French and English, with the ability to communicate fluently (written and verbal) in both languages to support employees and candidates in Quebec, across Canada, and withing the United States.

Desired Characteristics:

• Able to maintain confidentiality and use discretion
• Strong in interpersonal & communication skills with an ability to interact with people at all levels
• Someone who demonstrates accountability, thinks critically, independently, and presents solutions
• A self-starter who takes initiative
• Resourceful and able to anticipate/see around corners
• Able to adapt quickly in a fast-paced, dynamic work environment
• Process orientated, detail oriented, and have great follow through skills
• Customer service orientated
• Interested in a career in HR
• Service Oriented – You prioritize employee experience and approach your work with a strong customer-service mindset.
• Systems savvy – You’re proficient with MS Power Point, Excel, Word, Outlook, Teams and intuitively navigate HR systems
• Analytical – You’ve never met a data point you didn’t like. You enjoy telling stories and drawing insights through numbers.
• Communicates with ease – You communicate clearly and effectively, both verbally and in writing.
• Agile - Extremely flexible and able to shift priorities as needed and manage several work streams at a time
• Resourceful – If you don’t have the answer, you figure it out. You’re comfortable navigating a complex environment to obtain info and seek buy-in

Eligibility Requirements:

• Interested candidates must apply to be considered.
• Must be willing to work in our Montreal office a minimum of 4 days a week.
• Must be willing to work overtime when required, in accordance with Quebec labor standards.
• Must be legally authorized to work in Canada.
• Must be willing to travel for work related business, if necessary

Qualifications de base:

• Deux (2) années d’expérience dans un environnement professionnel        
• Baccalauréat en ressources humaines, en administration des affaires OU expérience professionnelle équivalente       
• Connaissance approfondie de Microsoft Excel, PowerPoint et Outlook    
• Bilingue français et anglais, avec la capacité de communiquer couramment (à l’oral et à l’écrit) dans les deux langues afin de soutenir les employé·e·s et les candidat·e·s au Québec, partout au Canada et aux États-Unis      

Atouts souhaités:

• Capable de maintenir la confidentialité et de faire preuve de discrétion 
• Doté·e de solides compétences interpersonnelles et de communication, avec la capacité d’interagir à tous les niveaux     
• Une personne responsable, capable de réflexion critique et autonome, qui propose des solutions      
• Autonome et faisant preuve d’initiative  
• Débrouillard·e et capable d’anticiper les besoins          
• Capable de s’adapter rapidement dans un environnement de travail dynamique et rapide        
• Orienté·e processus, soucieux·se du détail et doté·e d’un excellent sens du suivi      
• Axé·e sur le service à la clientèle 
• Intéressé·e par une carrière en ressources humaines
• Orienté·e service – Vous accordez la priorité à l’expérience employé et abordez votre travail avec une forte mentalité axée sur le service à la clientèle
• À l’aise avec les systèmes – Vous maîtrisez MS PowerPoint, Excel, Word, Outlook et Teams, et naviguez intuitivement dans les systèmes RH          
• Analytique – Vous aimez les données et prenez plaisir à raconter des histoires et à dégager des analyses à partir des chiffre.
• Communique avec aisance – Vous communiquez clairement et efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit    
• Agile – Très flexible, capable d’ajuster les priorités au besoin et de gérer plusieurs volets de travail simultanément   
• Débrouillard·e – Si vous n’avez pas la réponse, vous la trouvez. Vous êtes à l’aise dans des environnements complexes pour obtenir de l’information et susciter l’adhésion

Exigences d’admissibilité:

• Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature afin d’être considérées.          
• Doit être disposé·e à travailler dans nos bureaux de Montréal au minimum quatre (4) jours par semaine.   
• Doit être disposé·e à effectuer des heures supplémentaires lorsque requis, conformément aux normes du travail du Québec.     
• Doit être légalement autorisé·e à travailler au Canada.
• Doit être disposé·e à se déplacer pour des raisons professionnelles, au besoin.

Additional Information

As part of our selection process, external candidates may be required to attend an in-person interview with an NBCUniversal employee at one of our locations prior to a hiring decision. NBCUniversal's policy is to provide equal employment opportunities to all applicants and employees without regard to race, color, religion, creed, gender, gender identity or expression, age, national origin or ancestry, citizenship, disability, sexual orientation, marital status, pregnancy, veteran status, membership in the uniformed services, genetic information, or any other basis protected by applicable law.

If you are a qualified individual with a disability or a disabled veteran and require support throughout the application and/or recruitment process as a result of your disability, you have the right to request a reasonable accommodation. You can submit your request to [email protected].