Event Specialist

Description du poste

Les spécialistes des événements chez O&B Events sont responsables de la gestion de toutes les demandes entrantes. Tout au long du cycle de vie des événements, ils assurent des communications claires, rigoureuses et détaillées avec les clients ainsi qu’avec les équipes opérationnelles en utilisant des outils afin de garantir la précision des informations partagées au quotidien.Ils offrent un service exceptionnel visant à fidéliser la clientèle année après année. Au besoin, ils apportent également leur soutien aux opérations en restaurant.

The event specialists at O&B Events are responsible for managing all inbound business. Through the event cycle of service, the specialist is thorough and detailed in all communications with clients and the operation’s team, using specific tools to ensure accurate event details are shared daily. The event specialist provides exceptional service and ensures that clients return each year. The specialist also assists with operational restaurant duties if required.

Au quotidien:

• Développer et entretenir des relations avec des clients actuels et potentiels
• Échanger avec les clients, recueillir les détails des événements, préparer des propositions et transmettre les confirmations
• Utiliser efficacement les outils de vente (propositions, visites des lieux, rencontres de planification) afin de conclure des opportunités
• Assurer des suivis post-événement pour favoriser de nouvelles réservations et créer des « moments marquants »
• Offrir un service à la clientèle de haut niveau, mesuré notamment par les commentaires et la fidélisation des clients
• Faire preuve d’un grand souci du détail et poser les bonnes questions lors de la planification des événements
• Gérer efficacement son temps afin de respecter les échéanciers hebdomadaires (BEO) et répondre rapidement aux demandes des clients
• Contribuer à l’atteinte des objectifs de ventes annuels de l’équipe événements, en étant en mesure de produire des prévisions fiables et de rendre compte de son activité
• Participer à l’atteinte des objectifs du lieu en partageant des idées et en collaborant avec l’équipe
• Identifier des opportunités d’affaires pertinentes et les présenter à la direction pour négociation
• Anticiper les besoins des équipes opérationnelles et de cuisine
• Adopter une attitude positive et professionnelle envers le travail, l’équipe et l’entreprise

• Build and maintain strong relationships with both prospective and existing clients
• Communicate with clients to gather event details, prepare proposals, and send confirmations
• Effectively use sales tools (proposals, site tours, planning meetings) to convert opportunities
• Conduct post-event follow-ups to drive repeat bookings and create memorable client experiences
• Deliver a high level of customer service, reflected in client feedback and repeat business
• Demonstrate strong attention to detail and ask the right questions when planning events
• Manage time efficiently to meet weekly BEO deadlines and respond promptly to client requests
• Contribute to the events team’s annual sales targets, including producing accurate forecasts and reporting on performance
• Support venue goals by sharing ideas and collaborating with team members
• Identify strong business opportunities and present them to management for negotiation
• Anticipate the needs of both operations and kitchen teams
• Maintain a positive and professional attitude toward work, the team, and the company

Qualifications

• Minimum de 2 ans d’expérience dans la coordination et/ou l’exécution de divers types d’événements (petits, grands et événements de haut niveau)
• Une expérience en planification et exécution de réceptions privées constitue un atout
• Bonne connaissance des équipements et de la location de matériel événementiel est un atout
• Expérience administrative ainsi qu’une exposition au marketing et aux ventes sont des atouts
• Une expérience en restauration est un atout
• Capacité démontrée à travailler en équipe, avec autonomie et sens de l’initiative
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite, et aisance à interagir avec les clients
• À l’aise avec les outils informatiques; maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint)
• Grand souci du détail, excellentes capacités organisationnelles et aptitude en vente
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en maintenant un sens de l’urgence et une bonne dynamique de travail; excellentes compétences en gestion du temps et en priorisation
• Être légalement autorisé à travailler au Canada

• Minimum 2 years’ experience coordinating and/or executing a variety of events (inclusive of small, large and high profile functions)
• Previous experience with planning and executing private dining functions is preferable
• Prior understanding of equipment and event rentals is an asset
• Prior administrative experience and exposure to marketing and sales an asset
• Prior restaurant experience is an asset
• Proven ability to work in a team environment with self-motivation and independent work ethic
• Excellent oral and written communication skills and ability to engage clients
• IT/Computer savvy; proficient in MS Office (Word, Excel, Outlook and PowerPoint)
• Fanatical attention to detail, strong organizational skills and sales ability
• Ability to multi-task and maintain a level of professional urgency and momentum; excellent time management skills to prioritize tasks properly
• Legally eligible to work in Canada

Informations complémentaires

Il s’agit d’un poste actuellement ouvert.

Salaire : 52 000 $ – 55 000 $

Divulgation liée à l’IA
Afin d’assurer un processus de recrutement équitable et efficace, certaines étapes de présélection des candidatures peuvent être effectuées à l’aide de logiciels d’intelligence artificielle. Toutes les évaluations et décisions sont ensuite révisées par notre équipe de recrutement afin d’offrir une analyse réfléchie et personnalisée. Nous nous engageons à la transparence et au respect, et à offrir une expérience accueillante à chaque candidat.

Accessibilité et mesures d’adaptation
Oliver & Bonacini s’engage à offrir un processus de recrutement inclusif. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation ou de soutien à n’importe quelle étape du processus, veuillez nous en informer. Nous travaillerons avec vous afin de répondre à vos besoins de façon respectueuse et dans les meilleurs délais.

Équité, diversité et inclusion
Nous valorisons et célébrons la diversité sous toutes ses formes et encourageons les candidatures de tous horizons. Nos pratiques de recrutement visent à assurer l’équité, l’inclusion et l’égalité des chances pour chaque candidat.

This is a current vacancy.

Salary: $52,000- $55,000 + Commissions

AI Disclosure
To ensure a fair and efficient recruitment process, some aspects of candidate screening may be conducted using AI software. All assessments and outcomes are reviewed by our hiring team to provide thoughtful, personalized consideration. We are committed to transparency and respect, ensuring a welcoming experience for every candidate.

Accessibility & Accommodation
Oliver & Bonacini is committed to providing an inclusive recruitment process. If you require accommodation or support during any stage of the hiring process, please let us know. We will work with you to ensure your needs are met in a respectful and timely manner.

Equity, Diversity & Inclusion

We value and embrace diversity in all forms and encourage applicants from all backgrounds to apply. Our recruitment practices are designed to ensure fairness, equity, and opportunity for every candidate.

Compensation: 52000 to 55000 (CAD) (YEARLY)