Payroll Tax Analyst

Job Description Summary

About the Role
We are seeking a detail-oriented Payroll Tax Specialist to serve as a subject matter expert on employment tax compliance for the US and Canada. In this role, you'll resolve tax notices, manage registrations and exceptions, process tax adjustments (including W2c and T4 amendments), and handle high-volume employee inquiries — all while ensuring compliance with federal, state, provincial, and local regulations.
If you love numbers, reconciliation, and have a passion for payroll and tax, this role offers a great opportunity to make an impact.

Job Description

Key Responsibilities

  • Research, investigate, and resolve US and Canada federal, state/provincial, and local payroll tax notices

  • Track issues through to resolution and maintain documentation to support audits

  • Process payroll tax adjustments, W2c corrections, and T4 amendments accurately and on time

  • Ensure accurate tax treatment for employees across multiple states/provinces

  • Manage new tax jurisdiction and entity registrations in Smart Compliance

  • Resolve system exceptions and validate tax setups to ensure accurate processing

  • Support quarter-end and year-end payroll tax activities, including W-2/T4 preparation, reconciliations, filings, and validation

  • Manage and resolve high-volume employee tax/payroll inquiries, delivering excellent customer service

  • Support employment tax audits, including documentation and timely responses

  • Identify and recommend process improvements to reduce risk and increase efficiency

  • Maintain flexibility to support peak periods (quarter-end, year-end) and special projects

Required Qualifications

  • 3-5 years of hands-on experience in employment/payroll tax for both the USA and Canada

  • Well-versed in Workday and ADP Smart Compliance, including managing tax registrations and resolving exceptions

  • Hands-on experience with quarter-end and year-end payroll tax processes, including filings, reconciliations, and reporting

  • Experience processing payroll tax adjustments, W2c corrections, and T4 amendments

  • Proven ability to manage high-volume employee ticket/inquiry resolution with strong customer service orientation

  • Fluent English — strong written and verbal communication skills

  • Strong analytical and problem-solving skills; ability to organize and interpret payroll/tax data

• Assist with workers compensation, audits, liaising with CRA and MRQ as well as experience running year end.

Desired Characteristics

  • Familiarity with Executive Compensation Payroll and Tax Reporting

  • Self-starter who can manage multiple priorities with minimal supervision

  • Comfortable navigating ambiguity and shifting regulatory requirements

  • Proficient in Microsoft Outlook, Excel, Word, and PowerPoint

  • Team player who contributes to a positive, collaborative work environment

Education/Certification: Accounting background preferred; FPC or PCP certification desirable

Spécialiste de la fiscalité de la paie (Payroll Tax Specialist)

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Spécialiste de la fiscalité de la paie rigoureux(se) et soucieux(se) du détail pour agir à titre d’expert(e) en matière de conformité fiscale liée à l’emploi aux États-Unis et au Canada. Dans ce rôle, vous serez responsable du traitement des avis fiscaux, de la gestion des immatriculations et des exceptions, du traitement des ajustements fiscaux (y compris les corrections de formulaires W-2c et les modifications T4), ainsi que de la gestion d’un volume élevé de demandes des employés, tout en assurant la conformité aux réglementations fédérales, étatiques, provinciales et locales.

Si vous aimez les chiffres, les rapprochements comptables et que vous êtes passionné(e) par la paie et la fiscalité, ce poste représente une excellente occasion d’avoir un impact concret.

Principales responsabilités

• Rechercher, analyser et résoudre les avis de taxes sur la paie provenant des autorités fédérales, étatiques/provinciales et locales aux États-Unis et au Canada.
• Assurer le suivi des dossiers jusqu’à leur résolution et maintenir une documentation adéquate à des fins d’audit.
• Traiter avec précision et dans les délais les ajustements de taxes sur la paie, les corrections de formulaires W-2c et les modifications de relevés T4.
• Garantir l’application correcte du traitement fiscal des employés travaillant dans plusieurs États ou provinces.
• Gérer l’enregistrement de nouvelles juridictions fiscales et de nouvelles entités dans ADP SmartCompliance.
• Résoudre les exceptions système et valider les configurations fiscales afin d’assurer un traitement exact.
• Participer aux activités fiscales de fin de trimestre et de fin d’année, notamment la préparation des formulaires W-2 et T4, les rapprochements, les déclarations et les validations.
• Gérer et résoudre un volume élevé de demandes des employés relatives à la paie et à la fiscalité tout en offrant un excellent service à la clientèle.
• Soutenir les audits fiscaux liés à l’emploi, y compris la préparation de la documentation et la réponse aux demandes dans les délais requis.
• Identifier et recommander des améliorations de processus afin de réduire les risques et d’accroître l’efficacité opérationnelle.
• Faire preuve de flexibilité pour soutenir les périodes de pointe (fin de trimestre, fin d’année) ainsi que les projets spéciaux.

Qualifications requises

• De 3 à 5 ans d’expérience pratique en fiscalité de l’emploi et de la paie aux États-Unis et au Canada.
• Excellente maîtrise de Workday et d’ADP SmartCompliance, notamment pour la gestion des immatriculations fiscales et la résolution des exceptions.
• Expérience concrète des processus fiscaux de fin de trimestre et de fin d’année liés à la paie, incluant les déclarations, les rapprochements et la production de rapports.
• Expérience dans le traitement des ajustements fiscaux de paie, des corrections W-2c et des modifications T4.
• Capacité démontrée à gérer un volume élevé de dossiers ou de demandes d’employés, avec une forte orientation service à la clientèle.
• Maîtrise de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Solides compétences analytiques et en résolution de problèmes; capacité à organiser, analyser et interpréter des données de paie et de fiscalité.
• Expérience en matière d’indemnisation des travailleurs (Workers’ Compensation), d’audits, de relations avec l’Agence du revenu du Canada (ARC/CRA) et Revenu Québec (MRQ/RQ), ainsi que dans la gestion des activités de fin d’année.

Atouts recherchés

• Connaissance de la paie liée à la rémunération des cadres supérieurs et des exigences de déclaration fiscale correspondantes.
• Personne autonome capable de gérer plusieurs priorités avec un minimum de supervision.
• À l’aise dans un environnement en évolution constante et avec des exigences réglementaires changeantes.
• Maîtrise de Microsoft Outlook, Excel, Word et PowerPoint.
• Esprit d’équipe contribuant à un environnement de travail positif et collaboratif.

Formation et certifications

• Formation en comptabilité fortement souhaitée.
• Certification FPC (Fundamental Payroll Certification) ou PCP (Payroll Compliance Practitioner) considérée comme un atout.

Rémunération et avantages

Pour les candidats postulant à un poste basé au Canada, la fourchette salariale pour ce poste se situe entre 72 200 $ et 120 400 $ CA par année. La rémunération offerte sera déterminée en fonction de plusieurs facteurs, notamment l’expérience, la formation et les compétences du candidat.

Prime annuelle admissible : potentiel de prime pouvant atteindre 5 % du salaire annuel.

Cette offre vise à pourvoir un poste actuellement vacant.

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For candidates applying to a Canadian-based position, the pay range for this position is between $72,200.00 and $120,400.00 CAD. The specific pay offered may be influenced by a variety of factors, including the candidate’s experience, education, and skill set. 

Bonus eligibility: 5% annual bonus potential

This posting is for an existing vacancy.

Additional Information

#LI-Remote - This is a remote positionApplication Deadline: November 20, 2026