Executive Assistant - Executive Management & Berlin Office

Executive Assistant (w/m/d) Executive Management & Berlin OfficeThis role has been designed as ‘’Onsite’ with an expectation that you will primarily work from an HPE office.

Job Description:

Über HPE

Hewlett Packard Enterprise (HPE) ist ein führendes Technologieunternehmen, das Kunden dabei unterstützt, ihre IT-Umgebungen vom Edge bis zur Cloud sicher, effizient und zukunftsfähig zu gestalten. Unsere Kultur basiert auf Partnerschaft, Innovation und klarer Verantwortung dafür, wie wir zusammenarbeiten, Menschen behandeln und Geschäftsergebnisse erzielen.

Die Rolle

Für unseren Berliner Standort suchen wir eine vorausschauende, diskrete und hervorragend organisierte Persönlichkeit als Executive Assistant – Executive Management & Berlin Office (m/w/d). Im Mittelpunkt steht die professionelle, proaktive Unterstützung des Berlin Office Leaders / Director CE Digital Sales & Compute Transformation sowie des Digital Sales Leaders Berlin. Die Rolle schafft Struktur, Transparenz und Verbindlichkeit in komplexen Managementabläufen, koordiniert zentrale Stakeholder und stellt eine hochwertige Vor- und Nachbereitung von Entscheidungen, Meetings und Kommunikation sicher. Ergänzend übernimmt sie ausgewählte Aufgaben zur Koordination des Berliner Standorts in enger Zusammenarbeit mit ISS Facility Management, Design Offices und internen HPE Funktionen. Ihre Aufgaben – Executive Management im Fokus

Ergänzende Koordination des Berliner Standorts – unterstützt durch ISS Facility Management

• Für den Berliner Standort steht künftig zusätzliche Unterstützung durch ISS im Umfang von 20 Stunden pro Woche im Facility Management zur Verfügung. Das Office Management arbeitet eng mit ISS und Design Offices zusammen, koordiniert die Schnittstellen und stellt eine verlässliche Umsetzung der standortbezogenen Aufgaben sicher.
• Organisation, Koordination und kontinuierliche Verbesserung von Büroabläufen, Prozessen und lokalen Arbeitsweisen – in enger Abstimmung mit ISS, Design Offices und den relevanten HPE Funktionen.
• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste, Lieferanten, ISS Facility Management, Workplace Services und weitere lokale Stakeholder; strukturierte Aufnahme, Weiterleitung und Nachverfolgung von Anliegen.
• Koordination der nicht durch ISS oder Design Offices abgedeckten Office-Services, darunter Postein- und -ausgang, Besucherbetreuung, Büromaterial, Lagerbestände und lokale Bestellungen im Rahmen verfügbarer Budgets.
• Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Bestellwesen und Procurement, einschließlich SAP Ariba, Rechnungsnachverfolgung, Lieferantenmanagement und der Abstimmung mit ISS zu vereinbarten Leistungen.
• Unterstützung von Onboarding-, Offboarding- und Workplace-Prozessen sowie lokaler Kommunikation und standortbezogener Initiativen; Planung und Begleitung lokaler Events, Leadership Meetings, Kundenbesuche und Employee-Engagement-Aktivitäten.
• Aktive Mitgestaltung eines lebendigen Berliner Standorts, an dem HPE Office- und Sales-Kultur sowie hybrides Arbeiten im Alltag erlebbar werden – durch persönliche Präsenz, verbindende Kommunikations- und Austauschformate, standortbezogene Initiativen und ein attraktives Arbeitsumfeld, das Zusammenarbeit, Zugehörigkeit und regelmäßige Begegnung fördert.

Executive Assistant Support für Digital Sales Berlin

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Digital Sales Leaders Berlin und der lokalen Digital Sales Führungsaktivitäten.
• Koordination von Teammeetings, Business Reviews, Kunden- und Partnerterminen, Reiseplanung, Agenden, Vor- und Nachbereitung.
• Aufbau und Pflege eines verlässlichen Action- und Decision-Trackings für ausgewählte Leadership- und Business-Review-Formate. Proaktives Nachhalten von Verantwortlichkeiten, Fristen und offenen Punkten sowie frühzeitige Eskalation von Blockern.
• Sicherstellung eines professionellen Kommunikations- und Informationsflusses zwischen Führung, Mitarbeitenden und relevanten Stakeholdern.
• Unterstützung bei Präsentationen, PowerPoint-Materialien, lokalen Initiativen und organisatorischen Prioritäten der Digital Sales Organisation.
• Nutzung moderner digitaler und KI-gestützter Arbeitsweisen zur Vorbereitung von Briefings, Agenden, Zusammenfassungen, Präsentationen und Follow-ups.

Executive Management Support für Berlin Office Leader / Director CE Digital Sales & Compute Transformation

• Komplexes Kalender-, Reise- und Stakeholder-Management für eine Führungsrolle mit Verantwortung im Berliner Office sowie in Central Europe.
• Koordination von regionalen Leadership Meetings, strategischen Workshops, Kundenbesuchen und cross-funktionalen Abstimmungen.
• Vorbereitung und Qualitätssicherung von Management-Unterlagen, Präsentationen, Follow-ups und Kommunikationsformaten.
• Vertrauliche, proaktive und präzise Unterstützung bei geschäftskritischen Themen, Prioritäten und Eskalationen.

Erforderliche Qualifikationen und Erfahrung

• Abgeschlossene Ausbildung, Hochschulabschluss oder gleichwertige Qualifikation.
• Erste Erfahrung in einem oder mehreren relevanten Bereichen, zum Beispiel Office Management, Assistenz, Front Office, Event Management oder administrative Koordination. Entscheidend sind Lernbereitschaft, Organisationstalent und Serviceorientierung – nicht, dass Sie bereits jede Aufgabe vollständig beherrschen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint; Kenntnisse in Beschaffungsprozessen bzw. SAP Ariba sind von Vorteil.
• Gutes Zeitmanagement, eine strukturierte Arbeitsweise und die Bereitschaft, Prioritäten gemeinsam abzustimmen. Bei parallelen Anforderungen unterstützen Führungskräfte und relevante Partner bei der Klärung.
• Freundliche und klare Kommunikation, ein verlässlicher Umgang mit vertraulichen Informationen sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Partnern.
• Proaktive, positive und professionelle Arbeitsweise mit dem Anspruch, ein angenehmes, effizientes und sicheres Arbeitsumfeld mitzugestalten.

Unser Angebot

• Ein strukturiertes, mehrwöchiges Onboarding mit schrittweiser Übergabe der Aufgaben sowie kontinuierliche Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Klare Ansprechpartner, regelmäßige Priorisierungsabstimmungen und die Möglichkeit, Verantwortung in einem realistischen Tempo zu übernehmen.
• Aufbau eines starken Netzwerks in der IT-Branche mit Kunden, Partnern sowie Kolleginnen und Kollegen.
• Ein diverses, dynamisches Arbeitsumfeld in einem zentral gelegenen Berliner Office.
• Attraktive Vergütung und HPE Benefits, inklusive Urlaubsregelungen, Wellbeing-Angeboten und weiteren lokalen Zusatzleistungen.

Bewerbung und Chancengleichheit

Wenn Sie Freude daran haben, Menschen, Führungskräfte und einen modernen Office-Standort professionell zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung – auch wenn Sie nicht jede genannte Erfahrung vollständig mitbringen. Uns sind Lernbereitschaft, Verlässlichkeit und eine serviceorientierte Haltung besonders wichtig. HPE steht für Chancengleichheit und Vielfalt. Entscheidungen treffen wir auf Basis von Qualifikation, Leistung und Geschäftsanforderungen. Unser Ziel ist ein inklusives Umfeld, in dem unterschiedliche Perspektiven geschätzt werden und Innovation entstehen kann.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bei uns. Wir freuen uns über jede aussagekräftige Bewerbung!

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Accessibility

HPE is committed to creating an inclusive and accessible workplace and encourages applications from all qualified individuals, including those with disabilities. If you believe you require accommodation during any stage of the application or interview process, please submit your request by completing our secure form linked here.

Note: This option is reserved for applicants needing assistance/reasonable accommodation related to a disability.

Health & Wellbeing

We strive to provide our team members and their loved ones with a comprehensive suite of benefits that supports their physical, financial and emotional wellbeing.

Personal & Professional Development

We also invest in your career because the better you are, the better we all are. We have specific programs catered to helping you reach any career goals you have — whether you want to become a knowledge expert in your field or apply your skills to another division.

Unconditional Inclusion

We are unconditionally inclusive in the way we work and celebrate individual uniqueness. We know varied backgrounds are valued and succeed here. We have the flexibility to manage our work and personal needs. We make bold moves, together, and are a force for good.

#germany

Job:

Administration

Job Level:

Core

Hewlett Packard Enterprise is EEO Protected Veteran/ Individual with Disabilities.

HPE will comply with all applicable laws related to employer use of arrest and conviction records, including laws requiring employers to consider for employment qualified applicants with criminal histories.

Recruitment Fraud Alert

We have become aware of an increase in fraudulent recruitment activities in which individuals impersonate our company or authorized recruitment agencies to offer fake employment opportunities. These scams may occur through false websites, emails, social media, or chat-based applications and often aim to obtain personal information or money. Please note that Hewlett Packard Enterprise (HPE), its direct and indirect subsidiaries and affiliated companies, and its authorized recruitment agencies/vendors will never charge a candidate a registration fee, hiring fee, or any other fee in connection with its recruitment and hiring process. We also never request personal information such as back account details, Social Security numbers, or national IDs via social media or chat applications.

All legitimate job opportunities will come through official company channels, and candidates are responsible for verifying the credentials of any third party claiming to represent the company. Any reliance on fraudulent communication is at the individual’s own risk, and HPE disclaims legal liability for any resulting damages. If you suspect recruitment fraud, do not share personal information or make any payments and report the incident to your local authorities immediately.