GTT

Designs membrane LNG containment systems

Document Management Manager

Business OperationsUpdated on Nov 14

Full-timeSaint-Rémy-lès-Chevreuse, France

About the Job

Requirements

A Bac+5 qualification in documentary engineering or documents and information flows, or equivalent experience.
Five to ten years of experience in documentation, information security, data governance, quality, or compliance.
Knowledge of document governance standards ISO 9001, ISO 15489, and ISO 30301, as well as enterprise content management, records management, metadata, and document lifecycles.
Knowledge of information security standards ISO 27001 and ISO 27701, GDPR, access control, data loss prevention, encryption, and Microsoft Purview.
Knowledge of Microsoft 365, including SharePoint, Teams, OneDrive, sensitivity labels, retention, and data loss prevention.
Skills in process modeling, risk mapping, internal audits, and project management.
Knowledge of knowledge management practices and electronic archiving.
Ability to provide influential leadership, support learning, and lead change.
Rigor, confidentiality, and results orientation.
Ability to simplify, structure, and standardize information and processes.
Excellent written and oral communication.
Ability to work cross-functionally, listen, provide service, and unite and persuade stakeholders.

Responsibilities

Define and lead the document policy and the document management system.
Structure the document repository and associated processes across the full document lifecycle.
Define governance roles, rules, and document standards in collaboration with business functions, IT, Quality, and Information Security.
Oversee the retention, archiving, distribution, and controlled destruction of documents.
Lead the document roadmap, performance indicators, and continuous improvement actions.
Define and deploy information classification and protection rules.
Ensure document practices comply with regulatory and standards requirements, including ISO 9001, ISO 15489, ISO 30301, ISO 27001, and GDPR.
Work with IT and Information Security to secure document spaces and manage access.
Contribute to document risk analysis, incident handling, and corrective-action management.
Prepare for and support internal and external audits.
Manage the activities of the Document Management unit and coordinate its network of document managers.
Support business functions in structuring, securing, and managing the lifecycle of their documents.
Provide support on complex confidentiality, access-rights, and document-organization issues.
Deploy training, awareness, and change-management initiatives.
Lead cross-functional projects related to document management, confidentiality, and electronic archiving.
Gather requirements, contribute to solution selection, and lead solution deployment.
Ensure document practices are consistent with the company's application ecosystem, including enterprise content management, Microsoft 365, ERP, PLM, CRM, and business tools.
Support harmonization of document practices internationally.
Coordinate the network of document correspondents and lead group convergence plans.

Description du poste

MISSION PRINCIPALE/ FINALITE

Rejoignez-nous pour structurer et faire évoluer notre gouvernance documentaire et notre gouvernance de l'information. Vous aurez pour mission de concevoir, déployer et améliorer les processus garantissant une gestion documentaire performante et une protection optimale de l'information. Vous contribuerez directement à la préservation des savoir-faire de l'entreprise et à l'amélioration de son efficacité opérationnelle, dans le respect des meilleures pratiques et des normes ISO.

Gouvernance documentaire

Définir et piloter la politique documentaire ainsi que le système de management de la gestion documentaire (SMGdoc) ;
Structurer le référentiel documentaire et les processus associés sur l’ensemble du cycle de vie des documents ;
Définir les rôles, règles de gouvernance et standards documentaires en lien avec les métiers, la DSI, la Qualité et la RSSI ;
Superviser la conservation, l’archivage, la diffusion et la destruction maîtrisée des documents ;
Piloter la feuille de route documentaire, les indicateurs de performance et les actions d’amélioration continue ;

Protection de l’information et conformité

Définir et déployer les règles de classification et de protection de l’information ;
Garantir la conformité des pratiques documentaires aux exigences réglementaires et normatives (ISO 9001, ISO 15489, ISO 30301, ISO 27001, RGPD) ;
Collaborer avec la DSI/RSSI pour assurer la sécurisation des espaces documentaires et la maîtrise des accès ;
Contribuer à l’analyse des risques documentaires, au traitement des incidents et au pilotage des actions correctives ;
Préparer et accompagner les audits internes et externes ;

Management et accompagnement des métiers

Manager l’activité du pôle Gestion Documentaire et animer le réseau des gestionnaires documentaires ;
Accompagner les métiers dans la structuration, la sécurisation et la gestion du cycle de vie de leurs documents ;
Assurer le support sur les sujets complexes de confidentialité, de droits d’accès et d’organisation documentaire ;
Déployer les actions de formation, de sensibilisation et de conduite du changement ;

Projets documentaires transverses et outils

Piloter les projets transverses liés à la gestion documentaire, à la confidentialité et à l’archivage électronique ;
Recueillir les besoins, contribuer au choix des solutions et piloter leur déploiement ;
Garantir la cohérence des pratiques documentaires avec l’écosystème applicatif de l’entreprise (GED, Microsoft 365, ERP, PLM, CRM, outils métiers, etc.) ;

Dimension internationale

Accompagner l’harmonisation des pratiques documentaires à l’international ;
Coordonner le réseau des correspondants documentaires et piloter les plans de convergence groupe ;

Qualifications

COMPETENCES SIGNIFICATIVES POUR L’EMPLOI :

Compétences techniques :

Gouvernance documentaire selon norme 9001,15489,30301, GED/ECM, records management, , métadonnées, cycles de vie.
Connaissance en Sécurité de l’information (ISO 27001, 27701), RGPD, contrôle d’accès, DLP, chiffrement, Purview.
Suite Microsoft 365 : SharePoint, Teams, OneDrive, Sensitivity Labels, Retention, Data Loss Prevention.
Modélisation de processus, cartographie des risques, audit interne, gestion de projet.
Bonnes pratiques de knowledge management et d’archivage électronique.

Compétences humaines :

Leadership d’influence, pédagogie, conduite du changement.
Rigueur, sens de la confidentialité, orientation résultat.
Capacité à simplifier, à structurer et à standardiser.
Excellente communication écrite/orale.
Travail en transverse, écoute, service, capacité à fédérer et convaincre.

NIVEAU D’ETUDES & D’EXPERIENCE :

Bac+5 (ingénierie documentaire, documents & flux d’information) ou expérience équivalente.

5–10 ans d’expérience en documentation, sécurité de l’information, data gouvernance ou qualité ou conformité.

Informations supplémentaires

Ce que nous proposons :

Contrat CDI à pourvoir dès que possible
Forfait jour et RTT
Une rémunération fixe selon profil
Une rémunération variable incluant primes de participation/intéressement et bonus sur objectifs
Restaurant d’entreprise

Site accessible via RER B et C et lignes de Transilien N et U - Navettes gratuites mises à disposition pour les collaborateurs depuis les gares de St Remy-les Chevreuse et de Versailles Chantiers

About the Company

GTT

Designs membrane LNG containment systems

GTT designs and engineers membrane containment systems for LNG storage and transport, licensing patented technologies to shipbuilders, shipowners, and energy companies. Its systems line LNG tanks to safely hold cryogenic fuel, with licensing, technical assistance, and a range of maintenance, training, and digital services. GTT differentiates itself through a focused specialization in LNG membrane technology, a global partner network, and a services ecosystem that supports customers throughout the lifecycle of vessels and storage facilities. Its goal is to stay at the forefront of LNG by expanding internationally and continuously delivering reliable containment solutions and related services that meet evolving energy needs.

Company size: 501-1,000
Company stage: IPO
Headquarters: Saint-Rémy-lès-Chevreuse, France
Founded: 1965

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