Postsecondary studies in a field relevant to the position, such as information systems, management information systems, or computer science, or an acceptable combination of education and training and relevant experience.
At least three years of experience using electronic document and records management systems.
Experience conducting system-testing activities, including developing test cases, executing test plans, and documenting results.
Experience providing technical information-management support and advice related to an electronic document and records management system.
Experience participating in projects or collaborating with stakeholders concerning electronic document and records management.
Experience working with Microsoft 365 products, such as OneDrive, Microsoft Teams, and SharePoint.
Experience working with tools such as OpenText Content Server 22 (GCdocs).
Knowledge of relevant information-management laws, policies, guidelines, and standards.
Knowledge of the principles and techniques, and experience with complex systems used to manage electronic documentary resources, to support effective implementation and use of information-management tools, processes, and practices.
Adaptability, client orientation, commitment to diversity, integrity, information and knowledge resource management, quality focus, attention to detail, initiative, teamwork, and analytical thinking.
Must pass pre-employment security screening.
Must meet the CBC/CBC second-language evaluation requirement for this imperative bilingual position.
Responsibilities
Contribute to the development and use of institutional repositories, particularly the enterprise document and records management system, by managing its information-management module and developing operational processes for capturing, controlling, maintaining, and disposing of documentary resources and related metadata.
Provide substantial technical support to Library staff and managers across all service sectors concerning electronic documentary-resource management.
Develop and deliver technical training, prepare supporting documentation, and support users through advice, demonstrations, and instructions to ensure effective use of repositories and information-management tools such as the enterprise document and records management system and Microsoft 365.
Perform information-management lifecycle activities for electronic documentary resources in the enterprise document and records management system, including transfer, migration, reorganization, and disposal, across the Library’s production, development, and testing environments to ensure compliance with the Information Management Policy.
Test new product upgrades, modules, features, and functionality; conduct user acceptance testing; and document test results to support successful implementation of product upgrades.
Desired Qualifications
Experience implementing digital multimedia asset-management systems and workflows.
Description du poste
Le technicien ou la technicienne en gestion de l’information assure la configuration technique des modules de gestion de l’information du Système de gestion des documents et des dossiers de l’entreprise (SGDDE) qui gèrent le cycle de vie des ressources documentaires; fournit un soutien technique important à la clientèle (c’est-à-dire le personnel et les gestionnaires de tous les secteurs de service de la Bibliothèque) en ce qui a trait à la gestion des ressources documentaires électroniques; développe et offre des séances de formation technique à la clientèle, et recommande des solutions techniques.
La personne titulaire du poste assume les tâches suivantes :
Contribuer au développement et à l’utilisation des dépôts institutionnels, particulièrement le Système de gestion des documents et des dossiers de l’entreprise (SGDDE), en y gérant le module de GI et en élaborant des processus opérationnels pour faciliter la saisie, le contrôle, la tenue à jour et l’élimination des ressources documentaires et des métadonnées associées à la GI.
Fournir un soutien technique important à la clientèle (c’est-à-dire le personnel et les gestionnaires de tous les secteurs de service de la Bibliothèque) en ce qui a trait à la gestion des ressources documentaires électroniques.
Développer et offrir de la formation technique, préparer de la documentation d’appui et apporter un soutien aux utilisateurs et aux utilisatrices sous la forme de conseils, de démonstrations et d’instructions en vue d’assurer une utilisation optimale et efficace des dépôts et des outils de gestion de l’information, tels que le SGDDE et Microsoft 365.
Réaliser les activités de gestion du cycle de vie de la GI pour les ressources documentaires électroniques dans le SGDDE (transfert, migration, réorganisation, élimination, etc.) dans tous les environnements électroniques de la Bibliothèque (production, développement et essai) en vue d’assurer la conformité avec la Politique sur la gestion de l’information.
Effectuer des tests sur les nouvelles mises à niveau de produits (modules/caractéristiques et fonctionnalités), réaliser des essais d’acceptation par l’utilisateur ou l’utilisatrice et documenter les résultats des essais en vue d’assurer une mise en œuvre réussie de la mise à niveau du produit.
Qualifications
Éducation :
Études postsecondaires dans un domaine pertinent pour le poste, tel que les systèmes d’information, les systèmes d’information de gestion ou l’informatique, ou une combinaison acceptable d’éducation et de formation et d’expérience pertinente.
Expérience :
Au moins trois (3) ans d’expérience dans l’utilisation des systèmes de gestion des documents et des dossiers électroniques.
Expérience dans la conduite d’activités de test des systèmes, incluant le développement de cas de test, l’exécution de plans de test et la documentation des résultats.
Expérience dans la prestation de services de soutien et de conseils techniques en matière de GI relativement à un système de gestion des documents et des dossiers électroniques (SGDDE).
Expérience de la participation à des projets ou de la collaboration avec des intervenants concernant la gestion des documents et des dossiers électroniques.
Expérience de travail avec des produits Microsoft 365 (p. ex. OneDrive, MS Teams, SharePoint).
Expérience de travail avec des outils comme le serveur de contenu OpenText 22 (GCdocs).
Connaissances :
Connaissance des lois, des politiques, des lignes directrices et des normes pertinentes en gestion de l’information.
Connaissance des principes et des techniques, et expérience de systèmes complexes utilisés en gestion de ressources documentaires électroniques (tels qu’un SGDDE) pour contribuer à la mise en œuvre et à l’utilisation efficace des outils, des processus et des pratiques de GI dans le système et assurer un soutien à cet égard.
Compétences :
Faculté d’adaptation
Orientation client
Engagement envers la diversité
Modèle d’intégrité
Gestion des ressources d’information et du savoir
Souci de la qualité
Souci du détail
Esprit d’initiative
Travail d’équipe
Réflexion analytique
Qualifications constituant un atout :
Expérience dans la mise en œuvre des systèmes et des flux de travail de gestion des actifs multimédias numériques.
Conditions d’emploi :
Vérification de sécurité préalable à l’emploi.
Évaluation de langue seconde (poste bilingue – dotation impérative) : CBC/CBC.
Test d'autoévaluation en langue seconde:
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez effectuer un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction et à la compréhension de l’écrit dans votre seconde langue officielle.
Essayez les tests d’autoévaluation pour la compréhension de l’écrit et l’expression écrite avant de passer les tests officiels.
Veuillez joindre une lettre de motivation à votre candidature qui démontre comment vous rencontrez les exigences relatives aux études et à l’expériences du poste. Les candidatures non accompagnées d'une lettre de motivation pourraient ne pas être prises en considération. Veuillez combiner votre lettre de motivation et votre CV en un seul document ou joindre votre lettre de motivation à la deuxième page du formulaire de candidature.
La Bibliothèque du Parlement invite toutes les personnes à postuler et encourage les Autochtones, les personnes racialisées, les membres de la communauté 2ELGBTQIA+ et les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature à ce poste.
Nous nous engageons à créer un milieu de travail inclusif en offrant un processus de dotation sans obstacles. Si vous avez une demande de mesure d’adaptation ou besoin de matériel dans un format accessible, veuillez nous contacter à [email protected].
Les exigences relatives aux études et à l’expérience seront prises en compte à la première étape du processus de sélection pour déterminer qui participera à l’étape suivante.
Le processus de sélection peut comprendre une évaluation de langue seconde, un examen d’aptitude écrit et une entrevue. L’entrevue comprendra des questions portant sur les comportements, les situations et les connaissances. Les personnes participant au processus de sélection devront réussir chaque étape avant de pouvoir passer à l’étape suivante.
La candidature des personnes qui se qualifieront dans le cadre du présent processus pourra être examinée dans le but de pourvoir des postes à durée déterminée ou indéterminée exigeant des connaissances ou des compétences comparables à la Bibliothèque du Parlement.
Des références satisfaisantes et une preuve de scolarité sont des conditions essentielles de la nomination à ce poste.
Les frais de déplacement et de réinstallation sont à la charge des personnes participant au processus de sélection.