Administrative Assistant to the Director

Vos responsabilités

À titre d’adjointe administrative ou d’adjoint administratif de direction, vous accompagnerez le directeur principal des opérations de Développement urbain dans la gestion quotidienne des projets, des équipes et des clients.

Dans ce rôle, votre collaboration sera sollicitée sur plusieurs volets, entre autres vous devrez :

Administration

• Réviser, corriger et mettre en page des documents, lettres, rapports, devis, offres de services, etc.;
• Recueillir de l’information et préparer des documents pour les discussions / présentations;
• Participer au développement et à l’amélioration des processus internes;
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers tout en assurant l'aspect confidentiel de plusieurs d'entre eux;
• Assister aux réunions, prendre les notes et rédiger les procès-verbaux;
• Supporter l'équipe au niveau des opérations;
• Maintenir à jour certains documents (organigrammes, CV, groupe courriel, etc.);
• S’occuper de la logistique des réunions, des inscriptions aux formations, des voyages d’affaires, location de véhicules, et évènements spéciaux organisés pour le groupe.

Gestion financière

• Procéder aux commandes d'équipements de bureau et assurer l'approbation des factures;
• Offrir le support pour le traitement des feuilles de temps et des comptes de dépenses;
• S’acquitter de diverses tâches comptables simples.

Communications

• Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• Assurer le suivi et l’acheminement de l’information lors d’absence d’une ressource.

Votre parcours et clés de succès

Votre candidature retiendra notre attention si vous êtes une personne organisée ayant le sens de l'initiative et de collaboration et si vous possédez les habiletés et expériences suivantes :

• Une formation en bureautique jumelé à un minimum de dix (10) ans d’expérience pertinente;
• Excellente maîtrise du français écrit et oral;
• Capacité démontrée en rédaction et correction du français;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et une bonne gestion des priorités;
• Capacité à travailler tant en équipe que de manière individuelle;
• Personne autonome, dynamique, débrouillarde et méticuleuse;
• Très bonne connaissance de la suite Office (Word, Excel, Power Point);
• Connaissance fonctionnelle de l'anglais est requise afin de faciliter la collaboration avec nos équipes internes à l'extérieur du Québec ou avec nos clients.

Ces responsabilités vous interpellent? N’hésitez pas à postuler sur le rôle. Si vous avez des questions, faites signe à votre recruteuse Geneviève Sabourin sur LinkedIn!

Cette description ne constitue pas une liste exhaustive des activités, tâches ou responsabilités pouvant être exigées de l’employé. D’autres tâches, responsabilités et activités peuvent être assignées ou modifiées à tout moment, avec ou sans préavis.