Egis Group

Designs, builds, and operates intelligent infrastructure

Project Assistant - Projects

Administrative SupportPosted on Nov 9

Full-timeLyon, FranceNo salary listedIn-person

About the Job

Requirements

Proficiency with office software and tools required to perform the duties.
Written communication skills.
Bac +2 level qualification (BTS/DUT).
Three to five years of experience in an administrative, performance, technical, or project-assistant role.
Ability to work with reactivity, rigor, and autonomy, maintain confidentiality, interact comfortably, and work as part of a team.

Responsibilities

Assist with producing projects, including formatting deliverables in Word, Excel, and PowerPoint; preparing mail merges; reviewing documents for overall comprehension, consistency, and spelling; collecting data; and managing electronic documents.
Contribute to drafting and duplicating technical notes.
Archive project files and documents electronically.
Track orders, quotes, amendments, service orders, DC4 forms, and work orders, and transmit them for entry into Egis management tools.
Draft work orders in support of project managers.
Support project managers with invoice tracking and coordinate local actions with them.
Use Earth to create purchase requests and subcontractor records.
Track client satisfaction, conduct client surveys, and update reference sheets.
Assist with implementing procedures and documentation related to certifications.
Monitor performance.
Implement ethics-compliance actions for subcontractors and/or partners, including due diligence, ethical commitments, and insertion of ethics clauses into contracts.
Implement actions required for Egis quality and performance processes, including work related to ISO 19443 certification.
Support site teams with onboarding new employees, including badge creation, presenting the welcome booklet, and providing information about the Genius onboarding pathway.
Coordinate with Human Resources on intern recruitment, including agreements and process tracking.
Manage employee departures, including return of equipment, in coordination with the manager.
Process incoming and outgoing mail.
Arrange employee travel in France and internationally.
Submit international travel declarations through International SOS Travel Tracker.
Organize site events.
Order office supplies, personal protective equipment, and business cards.

Description du poste

Missions principales :

L’assistant.e participe à la gestion des dossiers relevant des missions du département auquel il/elle sera rattaché.

Assistance opérationnelle à la production et gestion des projets :

Assistance à la production des projets : mise en forme des livrables sous Word, Excel et PowerPoint, publipostage, lecture « intelligente » des documents (compréhension globale, cohérence et orthographe), collecte de données et gestion électronique des documents (GED)
Contribution à la rédaction et duplication de notes techniques
Archivage informatique des dossiers et documents de projet
Suivi des commandes, devis, avenants, ordres de service (OS), DC4, Work Orders et transmission pour intégration aux outils de gestion EGIS
Rédaction des Work Orders en appui des chefs de projet
Appui aux chefs de projet dans le suivi de la facturation et pilotage de l’action locale auprès des chefs de projet
Support sur Earth : création des demandes d’achats et création des sous-traitants
Suivi du satisfécit, réalisation de l’enquête client et mise à jour de la fiche de référence

Missions transverses :

Assistance dans la mise en œuvre des procédures et de la documentation en lien avec les certifications
Suivi de la performance
Suivi et mise en œuvre des actions de conformité éthique concernant les sous-traitants et/ou partenaires : due diligence, engagement éthique et insertion de la clause éthique dans les contrats
Mise en place des actions requises dans le cadre du déploiement du process qualité et de la performance Egis (en lien notamment avec la certification ISO 19443)

En complément, peut être amené à venir en support des équipes du site pour :

Accueil des nouveaux collaborateurs (création des badges, présentation du livret d’accueil et infos sur Genius parcours intégration…)
Lien RH pour le recrutement des stagiaires (conventions, suivi du process…)
Gestion des départs (restitution matériels) en relation avec le manager
Traitement du courrier
Gestion des déplacements des collaborateurs (France et Export)
Missions à l’international : déclaration sur International SOS - Travel Tracker
Organisation des événements de site
Commande de fournitures, des EPI, des cartes de visite….

Qualifications

Maitrise de l’outil bureautique et des outils inhérents à l’exercice des missions
Communication écrite
Savoir-être attendu : Réactivité, Rigueur, Autonomie, Aisance relationnelle, Confidentialité, Dynamisme, Sens du travail en équipe…
Niveau bac +2 (BTS/DUT)
3 à 5 ans sur un poste d’assistanat administratif, performance, technique ou projets

Informations supplémentaires

About the Company

Egis Group

Designs, builds, and operates intelligent infrastructure

Starting

Company size: 5,001-10,000
Company stage: Debt Financing
Total funding: $1.6B
Headquarters: Montigny-le-Bretonneux, France
Founded: 1949

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