Property Management Administrator

Job Family Group:

Business Support Group

Job Description:

Werde Teil unseres Teams in der bp Business Services Germany GmbH und gestalte die Energiewende aktiv mit! 

Für die professionelle und zuverlässige Verwaltung unseres Immobilienportfolios suchen wir eine engagierte Persönlichkeit mit einer abgeschlossenen Ausbildung im Immobilienbereich oder einer vergleichbaren Qualifikation. In dieser Rolle betreust Du Grundstücke und gewerblich genutzte Restaurantstandorte kaufmännisch und administrativ. Du verwaltest Verträge und Objektunterlagen, pflegst relevante Stamm- und Immobiliendaten und unterstützt dabei, vertragliche Verpflichtungen sowie gesetzliche Anforderungen zuverlässig einzuhalten. Mit Deiner strukturierten und sorgfältigen Arbeitsweise trägst Du zu transparenten und effizienten Abläufen im Property Management bei.

Ein weiterer Schwerpunkt Deiner Tätigkeit liegt im Nebenkostenmanagement für unsere Restaurantstandorte. Darüber hinaus bearbeitest Du Rückfragen und Einwendungen, überwachst Fristen und stimmst Dich mit Eigentümern, Mietern, Restaurantbetreibern, Behörden sowie internen Fachbereichen ab. Ergänzend wirkst Du bei Auswertungen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Projekten zur Prozessoptimierung mit.

Das erwartet dich:

• Du betreust und verwaltest Grundstücke und Gewerbeimmobilien und behältst Miet-, Pacht-, Erbbaurechts- und Nutzungsverträge inklusive Änderungen, Verlängerungen und Kündigungen im Blick.
• Du verantwortest das Nebenkostenmanagement unserer Restaurantstandorte, erstellst und prüfst Abrechnungen, analysierst Betriebs-, Heiz- und Bewirtschaftungskosten und klärst Rückfragen oder Widersprüche mit den jeweiligen Ansprechpartner:innen.
• Du sorgst für eine zuverlässige Objekt- und Datenverwaltung, pflegst Verträge, Stammdaten und Objektunterlagen und stellst die Einhaltung relevanter Fristen sowie gesetzlicher und vertraglicher Vorgaben sicher.
• Du bist Ansprechperson für Eigentümer, Mieter, Restaurantbetreiber, Behörden, Notare und externe Dienstleister und koordinierst Instandhaltungs- und Bewirtschaftungsmaßnahmen.
• Du übernimmst kaufmännische Aufgaben wie Rechnungsbearbeitung und -buchung, Kostenweiterbelastungen, Budgetplanungen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen und die Überwachung von Zahlungseingängen.
• Du erstellst Reports, Auswertungen und Kostenübersichten, führst Standort- und Wirtschaftlichkeitsanalysen durch und identifizierst Einspar- und Optimierungspotenziale.
• Du unterstützt bei An- und Verkaufsprozessen von Immobilien und bringst Dich aktiv in die Optimierung und Digitalisierung unserer Immobilien- und Abrechnungsprozesse ein.

Das solltest du mitbringen:

• Du hast eine Ausbildung im Immobilienbereich oder eine vergleichbare Qualifikation abgeschlossen und bereits mehrjährige Erfahrung in der Immobilienverwaltung oder im Property Management gesammelt.
• Du verfügst über gute Kenntnisse im Miet-, Pacht- und Grundstücksrecht und hast Erfahrung in der Erstellung und Prüfung von Nebenkostenabrechnungen.
• Du arbeitest sicher mit MS Office, insbesondere Excel. Kenntnisse in Immobilienmanagement- und ERP-Systemen sind ein zusätzliches Plus.
• Du hast ein gutes Zahlenverständnis, denkst analytisch und wirtschaftlich und arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert.
• Du überzeugst durch Kommunikations- und Verhandlungsstärke, Serviceorientierung und ein souveränes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.
• Du arbeitest gerne im Team, übernimmst Verantwortung und behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick.

Bei uns erwartet dich mehr als nur ein Job – wir bieten dir ein Umfeld, in dem du wirklich etwas bewegen kannst:

• Gestaltungsspielraum & Eigenverantwortung:
  Du bekommst die Freiheit, deine Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten. Wir vertrauen auf deine Expertise und fördern eigenverantwortliches Arbeiten.
• Ein starkes Team:
  Dich erwartet ein motiviertes Team mit echtem Zusammenhalt, offener Kommunikation und gegenseitiger Unterstützung – wir ziehen gemeinsam an einem Strang.
• Moderne Arbeitswelt:
  Flexible Arbeitszeiten und ein zentral gelegenes, modernes Büro in Bochum schaffen die Rahmenbedingungen für produktives und angenehmes Arbeiten.
• Work-Life-Balance:
  Ausreichend Urlaubstage sorgen dafür, dass du neue Energie tanken kannst – denn Erholung ist bei uns kein Luxus, sondern Teil des Erfolgs.
• Gemeinsame Erlebnisse: Wir feiern gemeinsame Erfolge und legen Wert auf ein positives Miteinander sowie echte Wertschätzung

Wir engagieren uns für Gleichstellung, Diversität sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Menschen mit einer Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Travel Requirement:

Up to 25% travel should be expected with this role

Relocation Assistance:

This role is not eligible for relocation

Remote Type:

This position is a hybrid of office/remote working

Skills:

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Legal Disclaimer:

We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, sex, gender, gender expression, sexual orientation, age, marital status, socioeconomic status, neurodiversity/neurocognitive functioning, veteran status or disability status. Individuals with an accessibility need may request an adjustment/accommodation related to bp’s recruiting process (e.g., accessing the job application, completing required assessments, participating in telephone screenings or interviews, etc.). If you would like to request an adjustment/accommodation related to the recruitment process, please contact us.

If you are selected for a position and depending upon your role, your employment may be contingent upon adherence to local policy. This may include pre-placement drug screening, medical review of physical fitness for the role, and background checks.