Egis Group

Designs, builds, and operates intelligent infrastructure

Project Assistant

Administrative SupportUpdated on Nov 13

Full-timeNantes, FranceNo salary listedIn-person

About the Job

Requirements

A minimum Bac +2 qualification in management, office assistance, or administration is required.
At least two years of successful experience in project administration is required; experience in construction, engineering, or project management consultancy is advantageous.
Knowledge of public contracts for intellectual services and construction work is an advantage.
Proficiency with Microsoft Office is required.
Knowledge of Chorus Pro is required.
Ability to organize work and manage priorities is required.
Strong written and interpersonal communication abilities are required.
Rigor and attention to detail are required.
Responsiveness, autonomy, service orientation, teamwork, dynamism, and ability to manage several matters simultaneously are sought.

Responsibilities

Establish and track service orders.
Manage contractors' work progress statements and prepare payment certificates.
Provide administrative follow-up for project and construction-site handovers.
Prepare fee notes and help monitor invoicing.
Perform accounting entries related to operations.
Maintain and update project administrative files.
Help prepare tender responses, including commitment forms, technical submissions, and administrative documents.
Contribute to preparing quotations and commercial proposals.
Carry out other administrative tasks needed for the agency's operations.
Complete internal onboarding and training with a work partner to progressively develop skills across the duties.

Description du poste

Rattaché(e) directement au Responsable d'Agence et en collaboration étroite avec les Chargés d'Opérations, vous contribuez au bon déroulement administratif et financier de nos projets de maîtrise d'œuvre et de conseil.

Véritable appui au fonctionnement de l'agence, vous intervenez aussi bien sur la gestion des marchés que sur le suivi administratif des opérations et le soutien aux réponses aux appels d'offres.

Vos principales responsabilités :

Suivi administratif et financier des opérations (environ 80 % du temps)

Établir et suivre les ordres de service.

Gérer les situations de travaux des entreprises et établir les certificats de paiement.

Assurer le suivi administratif des réceptions de chantiers.

Préparer les notes d'honoraires et participer au suivi de la facturation.

Réaliser les saisies comptables liées aux opérations.

Veiller à la bonne tenue et à l'actualisation des dossiers administratifs des projets.

Appui à la gestion administrative de l'agence

Participer à la préparation des réponses aux appels d'offres (acte d'engagement, mémoire technique, pièces administratives, etc.).

Contribuer à l'élaboration des devis et propositions commerciales.

Assurer diverses missions administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'agence.

Accompagnement à la prise de poste

Afin de favoriser votre intégration, un parcours de formation interne est prévu avec un accompagnement en binôme permettant une montée en compétences progressive sur l'ensemble des missions.

Qualifications

Profil recherché

De formation Bac +2 minimum en gestion, assistanat ou administration, vous justifiez d'une première expérience réussie d'au moins 2 ans dans la gestion administrative de projets, idéalement dans les secteurs du BTP, de l'ingénierie ou de la maîtrise d'œuvre.

La connaissance des marchés publics de prestations intellectuelles et de travaux constitue un véritable atout.

Compétences attendues

Maîtrise du Pack Office.

Connaissance de Chorus Pro.

Bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités.

Aisance rédactionnelle et relationnelle.

Rigueur et sens du détail.

Qualités recherchées

Réactivité

Autonomie

Sens du service

Esprit d'équipe

Dynamisme

Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément

Informations supplémentaires

About the Company

Egis Group

Designs, builds, and operates intelligent infrastructure

Starting

Company size: 5,001-10,000
Company stage: Debt Financing
Total funding: $1.6B
Headquarters: Montigny-le-Bretonneux, France
Founded: 1949

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