Administrative Assistant

Assistant(e) Administratif(ve) - Administrative AssistantBird Heavy Civil (BHC) est un leader de la construction des grands travaux en génie civile, réalisant des projets d’infrastructure essentiels qui soutiennent la croissance du Canada. Grâce à son expertise dans les secteurs minier, énergétique, hydroélectrique, du transport et de la construction industrielle, BHC allie excellence technique, capacités d’exécution avec notre propre main d’œuvre & équipements ainsi qu’une culture axée sur la sécurité afin de mener à bien des projets d’un océan à l’autre.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) et coordonnateur(trice) de bureau organisé(e), proactif(ve) et axé(e) sur le service afin de soutenir les opérations quotidiennes de notre bureau de Montréal ainsi que d’offrir un soutien administratif à l’équipe de direction par l’entremise de l’adjointe exécutive.
La personne retenue sera responsable d’assurer le bon fonctionnement du bureau, de maintenir un environnement de travail professionnel et accueillant, de coordonner diverses activités administratives et de soutenir les initiatives et demandes de la direction qui lui seront confiées. Ce rôle requiert un excellent sens de l’organisation, une grande attention aux détails, de la discrétion et la capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Ce rôle est en présentiel, 5 jours semaine.

Bird Heavy Civil (BHC) is a leader in heavy civil construction, delivering critical infrastructure projects that support Canada's growth. With expertise in mining, energy, hydroelectric, transportation, and industrial construction, BHC combines technical excellence, self-perform capabilities, and a safety-first culture to successfully execute projects from coast to coast.

We are seeking a highly organized, proactive, and service-oriented Administrative Assistant & Office Coordinator to support the day-to-day operations of our Montréal office and provide administrative assistance to senior leadership through the Executive Assistant.
The successful candidate will be responsible for ensuring the office operates efficiently, maintaining a professional and welcoming work environment, coordinating administrative activities, and supporting leadership initiatives and requests as delegated. This role requires excellent organizational skills, strong attention to detail, discretion, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. This role is in-person 5 days a week.

Ce sur quoi vous travaillerez

Administration et coordination du bureau

• Agir à titre de personne-ressource principale pour l’administration générale du bureau et les opérations quotidiennes.
• Veiller à ce que les espaces de bureau, salles de réunion, cuisines et aires communes demeurent propres, organisés, bien approvisionnés et fonctionnels.
• Gérer les fournitures de bureau, l’équipement, le mobilier, les demandes de maintenance et les relations avec les fournisseurs de services.
• Coordonner les livraisons, services de messagerie, la distribution du courrier et la réception des colis.
• Soutenir l’organisation d’événements de bureau, de célébrations d’employés, de réunions, d’activités de mobilisation d’équipe et de conférences.
• Assurer la coordination logistique de l’intégration des nouveaux employés, incluant la préparation des postes de travail, les accès au bureau, les fournitures, l’accueil et l’orientation.
• Maintenir à jour l’inventaire des ressources et du matériel de bureau et surveiller les niveaux d’approvisionnement.
• Coordonner les repas et dîners de bureau selon les besoins et les demandes.

Soutien administratif et exécutif

• Fournir un soutien administratif à l’équipe de direction sous la supervision de l’adjointe exécutive.
• Assister à la gestion des agendas, à la planification des réunions, à la réservation des salles et à la coordination des aspects logistiques.
• Soutenir l’organisation des déplacements professionnels, de l’hébergement, du transport et des itinéraires, au besoin.
• Préparer, mettre en forme, réviser et distribuer la correspondance, les présentations, les rapports et les documents de réunion.
• Participer à la préparation des rapports de dépenses, des demandes d’achat, des factures et de toute autre documentation administrative.
• Effectuer le suivi des actions, échéances et demandes afin d’assurer leur réalisation dans les délais prévus.
• Assurer la gestion documentaire, le classement et le maintien de dossiers électroniques organisés et à jour.

Soutien aux parties prenantes et aux équipes

• Entretenir des relations professionnelles avec les employés, visiteurs, fournisseurs, clients et partenaires d’affaires.
• Répondre aux demandes liées au bureau et en assurer la coordination auprès des employés et de la direction.
• Soutenir l’organisation des réunions d’équipe, des rencontres de direction et des événements spéciaux.
• Participer aux communications internes et aux annonces de bureau, lorsque requis.

Projets spéciaux

• Fournir un soutien administratif dans le cadre d’initiatives et de projets spéciaux.
• Participer à la coordination et à l’exécution d’événements corporatifs, de visites de clients et d’activités liées à la direction.
• Identifier des occasions d’amélioration des processus administratifs et de l’efficacité opérationnelle du bureau.

What you will be working on

Office Administration & Coordination

• Serve as the primary point of contact for general office administration and day-to-day operations.
• Ensure office spaces, meeting rooms, kitchens, and common areas remain organized, stocked, and fully operational.
• Execute office supplies, equipment, furniture, maintenance requests, and vendor services.
• Manage office deliveries, couriers, mail distribution, and incoming shipments.
• Support office events, employee celebrations, meetings, team engagement activities and conferences.
• Assist with onboarding logistics for new employees, including workstation setup, office access, supplies, orientation coordination, and greetings
• Maintain office resource inventories and monitor supply levels.
• Coordinate office lunches based on requests

Executive & Administrative Support

• Provide administrative support to leadership as directed by the Executive Assistant.
• Assist with calendar management, meeting scheduling, room bookings, and meeting logistics.
• Support travel arrangements, accommodations, transportation, and itineraries when required.
• Prepare, format, proofread, and distribute correspondence, presentations, reports, and meeting materials.
• Support the preparation of expense reports, purchase requisitions, invoices, and other administrative documentation.
• Track assigned action items, deadlines, and follow-ups to ensure timely completion.
• Assist with document management, filing, and maintaining organized electronic records.

Stakeholder & Team Support

• Liaise professionally with employees, visitors, vendors, clients, and business partners.
• Respond to and coordinate office-related requests from staff and leadership.
• Assist in coordinating team meetings, leadership meetings, and special events.
• Support internal communications and office announcements when required.

Special Projects

• Provide administrative support for special initiatives and projects as assigned.
• Assist with the coordination and execution of corporate events, client visits, and leadership activities.
• Identify opportunities to improve office processes and administrative efficiencies.
  
  

Ce que nous recherchons

• Sens de l’organisation et souci du détail
• Initiative, débrouillardise et autonomie
• Professionnalisme et discrétion
• Approche orientée vers le service à la clientèle
• Excellentes habiletés de communication et relations interpersonnelles
• Gestion des priorités et du temps
• Capacité d’analyse, de résolution de problèmes et d’adaptation
• Esprit de collaboration et travail d’équipe
• Capacité à travailler de façon autonome
• Respect de la confidentialité et bon jugement
• Le bilinguisme (français et anglais) est requis, puisque vous devrez communiquer avec des intervenants situés à l’extérieur du Québec.

What we are looking for

• Organization and attention to detail
• Initiative and resourcefulness
• Professionalism and discretion
• Customer service orientation
• Communication and interpersonal skills
• Time management and prioritization
• Problem-solving and adaptability
• Collaboration and teamwork
• Ability to work independently
• Confidentiality and sound judgment
• Fluency in French and English as you will liaise with colleagues outside of Quebec.
  
  

Pour celles et ceux qui cherchent à redéfinir

Les plus grandes réalisations de l’histoire naissent de la grandeur qui réside en chacun de nous – là où le potentiel humain rencontre la vision, et où la passion alimente l’évolution. Libérer ce potentiel est la chose la plus importante que nous faisons chez Bird.

Leader de la construction au Canada depuis plus de 100 ans, l’impact de notre équipe est profondément ancré au cœur de notre héritage. Au‑delà de Bird, cet impact se ressent dans les aspects fondamentaux de notre quotidien. Des infrastructures essentielles dont nous dépendons, à l’énergie et aux ressources qui nous permettent d’avancer, nous alimentons nos communautés et façonnons les horizons du Canada d’un océan à l’autre. Au fondement d’une culture bâtie il y a plus d’un siècle se trouve une quête durable : réimaginer ce qui est possible. Notre impact est plus grand que jamais, et nous recherchons celles et ceux qui souhaitent redéfinir leur histoire.

Nous sommes une équipe dynamique de plus de 6 000 personnes, aux professions, parcours et expertises variés. Cette diversité de talents et d’opportunités est l’un des plus grands atouts pour bâtir votre carrière chez Bird. Chaque trajectoire est unique. Chez Bird, c’est vous qui tenez la plume, et vous écrivez votre histoire. En libérant votre potentiel, vous êtes entouré d’une équipe qui vous soutient à chaque étape.

Chez Bird, nous nous engageons à bâtir une culture qui rassemble des joueurs d’équipe exemplaires, capables de créer des possibilités au quotidien. Nous recherchons des personnes ayant le courage et la confiance nécessaires pour faire preuve d’humilité; des professionnels autonomes et ambitieux, animés par la soif d’apprendre; et celles et ceux qui ne perdent jamais de vue leur intuition, leur intelligence émotionnelle, ni l’impact indéniable d’être habile avec les gens.

For Those Who Seek to Redefine

The greatest achievements in history are borne from the greatness within people – where human potential meets vision, and passion fuels evolution. Unlocking this potential is the most important thing we do at Bird.

As a leader in Canadian construction for over 100 years, the impact of our team is etched deeply within the core of our legacy. Beyond Bird, this impact is felt in the fundamental aspects of our everyday lives. From the critical infrastructure we depend on, to the energy and resources that keep us moving - we are powering our communities and shaping Canada’s skylines coast-to-coast-to-coast. Entrenched in the foundation of a culture built more than a century ago is an enduring quest to reimagine what is possible. Our impact is greater than ever, and we are looking for those who seek to redefine their story.

Ce En Quoi Nous Croyons

Nous Plaçons La Sécurité Avant Tout

Un environnement de travail sain et sécuritaire est non négociable. Nous bâtissons une culture de sécurité opérationnelle et psychologique grâce à l’engagement, à l’apprentissage et au leadership.

Nous Dirigeons Avec Honnêteté

Nous parlons et agissons avec intégrité, clarté et bienveillance afin que les gens puissent avoir confiance en notre parole et en notre travail. Être honnête nous permet d’offrir les meilleurs résultats et une constance exemplaire.

Nous Sommes Plus Forts Ensemble

La réussite est un effort collectif. Notre milieu de travail inclusif permet à notre expertise combinée, à notre humilité et à notre créativité de libérer tout notre potentiel.

Nous Sommes Animés Par L’excellence

Nous avons bâti notre réputation sur la qualité. Nous avons une passion pour l’excellence dans notre travail et dans nos relations, une excellence qui honore nos entreprises et notre industrie.

Nous Créons Des Opportunités

Ancrés dans une base solide, nous nous adaptons et évoluons pour affronter l’avenir. Nous nous engageons à nous élever mutuellement afin de tracer la meilleure voie dans un monde en constante évolution.

What We Believe In

We Put Safety First

A healthy and safe work environment is non-negotiable. We build a culture of operational and psychological safety through engagement, learning and leadership.

We Lead With Honesty

We speak and act with integrity, clarity and care so people can trust our word and our work. Being honest means we can deliver the best outcomes and consistent results.

We Are Stronger Together

Success is a team effort. Our inclusive workplace enables our combined expertise, humility and creativity to unlock our greater potential.

We Are Driven To Do Great Work

We built our name on quality. We have a passion for excellence in our work and relationships that honours our businesses and our industry.

We Create Opportunity

Rooted in a solid foundation, we adapt and grow to face the future. We are committed to elevating each other to chart the best path forward in an evolving world.

Chez Bird, nous valorisons la diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I) et croyons qu’elles sont essentielles à notre réussite. Nous continuerons d’écouter, d’apprendre et d’agir dans notre engagement à faire progresser notre organisation et l’industrie dans son ensemble. Cultiver un environnement où tous les employés se sentent inclus, reconnus et à leur place est au cœur de la culture de Bird. Nous nous engageons à employer de manière proactive une main-d’œuvre qui reflète les communautés dans lesquelles nous travaillons, à favoriser un environnement d’apprentissage continu et à ne jamais compromettre nos valeurs.

At Bird, we value Diversity, Equity, and Inclusion (DE&I) and believe it is essential to our success. We will continue to listen, learn, and take action in our commitment to building progress in our organization, and the industry as a whole. Cultivating an environment where all employees feel included, seen, and have a sense of belonging is core to Bird’s culture. We commit to proactively employing a workforce that reflects the communities in which we work, fostering an environment of continuous learning, and never compromising on our values.