Senior Payroll and Benefits Analyst US & Canada

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Description du poste Senior Payroll and Benefits Analyst US & Canada / Analyste principal en paie et avantages sociaux États-Unis & Canada

We are seeking an accomplished Senior Payroll & Benefits Analyst to provide operational excellence across our North American payroll and benefits environment. Based remotely in the US or in our Montreal office, this role reports to the Director of Global Payroll & Benefits and owns the delivery of accurate, timely, and compliant payroll.
Nous recherchons un ou une analyste principal(e), paie et avantages sociaux, possédant une solide expertise pour assurer l’excellence opérationnelle de nos activités de paie et d’avantages sociaux en Amérique du Nord. Ce poste, exercé à distance aux États-Unis ou à notre bureau de Montréal, relève du directeur ou de la directrice de la paie et des avantages sociaux à l’échelle mondiale et est responsable de la production d’une paie exacte, ponctuelle et conforme.

The Senior Analyst will oversee & process bi-weekly payroll for 200+ employees in Canada and 100+ in the US, while supporting benefits administration. This role is accountable for payroll data integrity, reconciliations, regulatory filings, and year-end execution across federal, state, provincial, and local jurisdictions.
L’analyste principal(e) supervisera et traitera la paie toutes les deux semaines pour plus de 200 employés au Canada et plus de 100 aux États-Unis, tout en soutenant l’administration des avantages sociaux. Cette personne sera responsable de l’intégrité des données de paie, des rapprochements, des déclarations réglementaires et des activités de fin d’année dans les différents territoires de compétence fédéraux, étatiques, provinciaux et locaux.

As a trusted subject matter expert, the Senior Analyst will advise and partner Finance, Stock Administration, employees, and external vendors. The role will resolve complex matters, strengthen governance and controls, mitigate risk, and advance scalable payroll and benefits operations across the region.
En tant que spécialiste de confiance, l’analyste principal(e) conseillera les équipes des finances et de l’administration des régimes d’actionnariat, les employés et les fournisseurs externes, et collaborera avec eux. Cette personne résoudra des questions complexes, renforcera la gouvernance et les contrôles, atténuera les risques et fera évoluer les activités de paie et d’avantages sociaux dans l’ensemble de la région.

Key Tasks & Responsibilities
Principales tâches et responsabilités

Day-to-Day Operations
Activités quotidiennes

• Payroll Processing: Manage end-to-end bi-weekly payroll for hourly and salaried employees across the US and Canada, including adjustments, retroactive pay, manual checks, terminations, severance, and taxable benefits.
  Traitement de la paie : Gérer l’ensemble du processus de paie toutes les deux semaines pour les employés rémunérés à l’heure et les employés salariés aux États-Unis et au Canada, y compris les ajustements, la paie rétroactive, les chèques manuels, les cessations d’emploi, les indemnités de départ et les avantages imposables.
• Benefits Support: Assist with enrolments, life events, terminations, leaves of absence, and related programs; experience with the OPUS transit program is an asset.
  Soutien aux avantages sociaux : Participer aux adhésions, aux changements liés aux événements de la vie, aux fins de participation, aux congés et aux programmes connexes; une expérience du programme de transport collectif OPUS constitue un atout.
• Data and Vendor Management: Audit Workday, ADP, and carrier interfaces; resolve transmission errors; and manage day-to-day relationships with payroll and benefits providers and US state agencies.
  Gestion des données et des fournisseurs : Vérifier les interfaces de Workday, d’ADP et des assureurs; résoudre les erreurs de transmission; et gérer les relations quotidiennes avec les fournisseurs de services de paie et d’avantages sociaux ainsi qu’avec les organismes des États américains.
• Employee Support: Resolve complex questions concerning pay calculations, tax withholding, garnishments, and benefits deductions.
  Soutien aux employés : Résoudre les questions complexes concernant le calcul de la paie, les retenues fiscales, les saisies sur salaire et les retenues liées aux avantages sociaux.
• Process Improvement: Identify control gaps and bottlenecks, then automate, standardize, and scale North American payroll processes.
  Amélioration des processus : Repérer les lacunes dans les contrôles et les goulots d’étranglement, puis automatiser, normaliser et faire évoluer les processus de paie nord-américains.

Month-End Tasks
Tâches de fin de mois

• General Ledger Support: Partner with Accounting to investigate payroll variances and resolve discrepancies.
  Soutien au grand livre : Collaborer avec la comptabilité pour analyser les écarts de paie et résoudre les divergences.
• Retirement Contributions: Reconcile and report US 401(k) and Canadian RRSP/DPSP contributions within statutory funding deadlines.
  Cotisations aux régimes de retraite : Rapprocher et déclarer les cotisations aux régimes 401(k) américains et aux REER/RPDB canadiens dans les délais légaux de versement.
• Workers’ Compensation: Submit fees on time and partner with HR Business Partners to maintain workplace injury records and state or provincial accounts.
  Indemnisation des accidents du travail : Verser les cotisations à temps et collaborer avec les partenaires d’affaires RH pour tenir à jour les dossiers de blessures au travail et les comptes auprès des organismes étatiques ou provinciaux.

Quarter-End Tasks
Tâches de fin de trimestre

• Tax Reconciliation: Reconcile quarterly gross-to-net payroll against US federal and state filings, including Form 941 and unemployment returns, and correct exceptions before close.
  Rapprochement fiscal : Rapprocher chaque trimestre la paie brute et nette avec les déclarations fédérales et étatiques américaines, y compris le formulaire 941 et les déclarations d’assurance-chômage, et corriger les anomalies avant la clôture.
• Canadian Remittances: Audit and reconcile Ontario EHT, Quebec HSF, and other provincial payroll tax obligations.
  Versements au Canada : Vérifier et rapprocher l’impôt-santé des employeurs (EHT) de l’Ontario, les cotisations au Fonds des services de santé (HSF) du Québec et les autres obligations fiscales provinciales liées à la paie.
• Equity Processing: Partner with Stock Administration to calculate RSU withholding, process taxable income and required remittances, and reconcile ESPP contributions for both semi-annual purchase periods, including taxable gains.
  Traitement des régimes d’actionnariat : Collaborer avec l’équipe d’administration des régimes d’actionnariat pour calculer les retenues liées aux unités d’actions restreintes (RSU), traiter les revenus imposables et les versements requis, et rapprocher les cotisations au régime d’achat d’actions des employés (ESPP) pour les deux périodes d’achat semestrielles, y compris les gains imposables.

Year-End Tasks
Tâches de fin d’année

• Statutory Forms: Balance, amend, generate, and distribute US W-2/W-2c and Canadian T4/T4A/RL-1 forms; verify T4 and RL-1 slips for accurate employee payroll and tax information; and prepare RL-1 summaries and reconcile payroll tax totals.
  Formulaires réglementaires : Rapprocher, modifier, produire et distribuer les formulaires W-2/W-2c américains et T4/T4A/RL-1 canadiens; vérifier l’exactitude des renseignements sur la paie et les impôts des employés dans les feuillets T4 et RL-1; préparer les sommaires RL-1 et rapprocher les totaux des impôts et cotisations liés à la paie.
• Taxable Benefits: Calculate and process annual taxable benefits in final payrolls.
  Avantages imposables : Calculer et traiter les avantages imposables annuels dans les dernières paies de l’année.
• ACA Compliance: Audit and file Forms 1094-C and 1095-C.
  Conformité à l’ACA : Vérifier et déposer les formulaires 1094-C et 1095-C.
• Canadian Filings: Complete annual provincial payroll tax and workers’ compensation returns, including Quebec’s mandatory training report.
  Déclarations canadiennes : Remplir les déclarations annuelles provinciales relatives aux impôts et cotisations sur la paie et à l’indemnisation des accidents du travail, y compris le rapport obligatoire sur la formation au Québec.
• Workers’ Compensation Reconciliations: Complete year-end reconciliations for Ontario, British Columbia, and Alberta, and prepare the annual CNESST salary declaration.
  Rapprochements relatifs à l’indemnisation des accidents du travail : Effectuer les rapprochements de fin d’année pour l’Ontario, la Colombie-Britannique et l’Alberta, et préparer la déclaration annuelle des salaires à la CNESST.

Audits & Risk Management
Audits et gestion des risques

• Internal Controls: Execute and document payroll controls for every pay cycle in accordance with SOX and company requirements.
  Contrôles internes : Exécuter et documenter les contrôles de paie à chaque cycle de paie conformément aux exigences de la loi SOX et de l’entreprise.
• Regulatory Audits: Coordinate responses to Department of Labor, IRS, CRA, and workers’ compensation authorities, including WSIB, WCB, and CNESST, and submit accurate assessable-payroll reports.
  Audits réglementaires : Coordonner les réponses au Department of Labor, à l’IRS, à l’ARC et aux organismes d’indemnisation des accidents du travail, notamment la WSIB, les WCB et la CNESST, et soumettre des rapports exacts sur les salaires cotisables.

Desired Experience & Qualifications
Expérience et qualifications souhaitées

• Preferred Certifications: CPP and/or CEBS in the US; PCP or CPM through Canada’s National Payroll Institute.
  Certifications privilégiées : CPP et/ou CEBS aux États-Unis; PCP ou CPM de l’Institut national de la paie du Canada.
• Experience: 5–8+ years in high-volume corporate payroll and health and welfare benefits, including at least 3 years managing both US and Canadian payroll compliance, taxation, and year-end activities.
  Expérience : De 5 à 8 ans ou plus d’expérience en paie à volume élevé et en avantages sociaux de santé et de protection en entreprise, dont au moins 3 ans à gérer la conformité, la fiscalité et les activités de fin d’année de la paie aux États-Unis et au Canada.

Technical Skills & Competencies
Compétences techniques et aptitudes

• Systems: Advanced proficiency in Workday and ADP Workforce Now.
  Systèmes : Maîtrise avancée de Workday et d’ADP Workforce Now.
• Excel: Advanced skills in XLOOKUP/VLOOKUP, PivotTables, IF statements, and large-data reconciliation.
  Excel : Compétences avancées en XLOOKUP/VLOOKUP (RECHERCHEX/RECHERCHEV), tableaux croisés dynamiques, fonctions IF (SI) et rapprochement de grands volumes de données.
• Compliance: Strong knowledge of US FLSA, ERISA, Section 125, and ACA requirements, plus Canadian employment standards, provincial labour rules, and Record of Employment requirements.
  Conformité : Solide connaissance des exigences américaines FLSA, ERISA, Section 125 et ACA, ainsi que des normes d’emploi canadiennes, des règles provinciales du travail et des exigences relatives au relevé d’emploi.
• Core Competencies: Strong analytical, problem-solving, communication, and stakeholder-management skills, with exceptional accuracy and discretion when handling sensitive data.
  Compétences clés : Solides aptitudes en analyse, en résolution de problèmes, en communication et en gestion des parties prenantes, avec une exactitude et une discrétion exceptionnelles dans le traitement des données sensibles.
• Language / Langues: Written and spoken fluency in French and English is required.
  La maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est requise.

What We Offer
Ce que nous offrons

We offer a generous compensation and benefits package, in addition to the base salary, including:
Nous offrons une rémunération globale et des avantages sociaux généreux, en plus du salaire de base, notamment :

• Salary range: $65,000 CDN–$105,300 CDN. It is not typical for offers to be made at or near the top of the range. The actual salary will be determined based on experience and other job-related factors.
  Échelle salariale : $65,000 CDN–$105,300 CDN. Les offres ne sont généralement pas faites au maximum de l’échelle ou près de celui-ci. Le salaire réel sera déterminé selon l’expérience et d’autres facteurs liés au poste.
• Annual bonus opportunity
  Possibilité de prime annuelle
• Insurance coverage (medical, dental, vision, life, and disability)
  Couverture d’assurance (soins médicaux, dentaires et de la vue, assurance vie et invalidité)
• Paid time off
  Congés payés
• Paid holidays
  Jours fériés payés
• Company contribution to the CDN RRSP (Registered Retirement Savings Plan)
  Cotisation de l’entreprise au REER canadien (régime enregistré d’épargne-retraite)
• Equity awards for certain positions and levels
  Attributions d’actions pour certains postes et niveaux
• Remote and/or hybrid work available depending on the position
  Télétravail et/ou travail hybride possibles selon le poste

All compensation and benefits are subject to the terms and conditions of the underlying plans or programs, as applicable, and may be amen terminated, or replaced from time to time
Tous les éléments de rémunération et les avantages sociaux sont assujettis aux modalités des régimes ou programmes applicables et peuvent être modifiés, résiliés ou remplacés de temps à autre.

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Cerence is firmly committed to Equal Employment Opportunity (EEO) and to compliance with all federal, state and local laws that prohibit employment discrimination on the basis of age, race, color, gender, gender identity, gender expression, sex, sex stereotyping, pregnancy, national origin, ancestry, religion, physical or mental disability, medical condition, marital status, citizenship status, sexual orientation, protected military or veteran status, genetic information and other protected classifications. Cerence Equal Employment Opportunity Policy Statement.

All prospective and current Employees need to remain vigilant when it comes to executing security policies in the workplace. This includes:

- Following workplace security protocols and training programs to familiarize with the ways to maintain a safe workplace.
- Following security procedures to report any suspicious activity.
- Having respect for corporate security procedures to allow those procedures to be effective.
- Adhering to company's compliance and regulations.
- Encouraging to follow a zero tolerance for workplace violence.

- Basic knowledge of information security and data privacy requirements (e.g., how to protect data & how to be handling this data).

- Demonstrative knowledge of information security through internal training programs.