Audemars Piguet

Designs, manufactures, and markets luxury watches

Site Assistant

Administrative SupportUpdated on Nov 15

Full-timeBesançon, FranceNo salary listedIn-person

About the Job

Requirements

Have Bac +2 training and significant experience in administrative management or equivalent.
Be proficient with Microsoft Office tools, including Outlook, Teams, Word, Excel, and PowerPoint.
Have experience processing and tracking supplier invoices.
Be able to organize events and manage several priorities simultaneously.
Have professional fluency in written and spoken English.
A second language is an asset.
Demonstrate discretion, organization, rigor, autonomy, and service orientation.

Responsibilities

Provide in-person and telephone reception for visitors and ensure a professional welcome experience.
Manage site access, visitor badges, and meeting rooms.
Manage incoming and outgoing mail.
Order supplies and consumables and track inventory.
Process, check, and track supplier invoices in designated tools.
Contribute to monitoring the site's expenditure budget.
Organize business travel, including transport, accommodation, and meal reservations.
Coordinate the logistical and administrative organization of meetings, seminars, and internal and external events.
Prepare administrative documents, presentations, and meeting minutes.
Translate or write communications in French and English.
Maintain administrative databases and tracking tools.
Propose continuous-improvement actions to optimize site organization and service quality.

Desired Qualifications

Proficiency in a second language.

Description du poste

Sous la responsabilité de la Responsable de site, vous assurez le bon fonctionnement du site en garantissant un accueil de qualité, la gestion et le suivi des activités administratives dans le respect des procédures internes et des standards de service de l'entreprise.

A ce titre vous êtes chargé de :

▪ Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et garantir une expérience d'accueil professionnelle

▪ Gérer les accès, badges visiteurs et salles de réunion

▪ Assurer la gestion du courrier entrant et sortant

▪ Réaliser les commandes de fournitures et consommables - assurer le suivi des stocks

▪ Traiter, contrôler et assurer le suivi des factures fournisseurs dans les outils dédiés

▪ Participer au suivi budgétaire des dépenses du site

▪ Organiser les déplacements professionnels (réservations de transport, hébergement, restauration)

▪ Assurer l'organisation logistique et administrative des réunions, séminaires, événements internes et externes

▪ Préparer les supports administratifs, présentations et comptes rendus

▪ Traduire ou rédiger des communications en français et en anglais

▪ Maintenir à jour les bases de données administratives et les outils de suivi

▪ Proposer des actions d'amélioration continue visant à optimiser l'organisation et la qualité de service du site

Qualifications

▪ Formation Bac +2 et expérience significative en gestion administrative ou équivalent

▪ Maîtrise des outils bureautiques Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)

▪ Expérience en traitement et suivi des factures

▪ Capacité à organiser des événements et gérer plusieurs priorités simultanément

▪ Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles

▪ Anglais professionnel courant impératif, à l'écrit comme à l'oral

▪ La maîtrise d’une deuxième langue est un atout

▪ Sens du service, discrétion, organisation, rigueur et autonomie

Informations supplémentaires

Ce que nous offrons :

Rejoindre une entreprise avec un rayonnement international, un environnement de travail performant et stimulant
Formation professionnelle continue et mobilité
La prise en charge de la mutuelle à 100% pour le régime de base
Tickets-restaurant
Des prestations de notre CSE (contribution aux activités sportives, culturelles, chèques vacances etc.)
Plan d’Epargne Retraite (cotisations pris en charge à 100% par l’employeur)
Participation aux résultats et Plan d’Epargne d’Entreprise
Un programme de wellbeing attractif (Massages, abonnement sport, etc…)
Volontariat d’entreprise

Le masculin vaut pour le féminin.

About the Company

Audemars Piguet

Designs, manufactures, and markets luxury watches

Audemars Piguet designs and makes luxury mechanical watches in-house, controlling the entire process from design to finishing. Their watches use traditional mechanical movements powered by a mainspring, with gears and an escapement to regulate time and drive complications like calendars and chronographs. The brand differentiates itself through its family-owned heritage and long-standing production in Le Brassus, with distinctive designs and limited editions that reflect deep craftsmanship. Its goal is to preserve and advance the art of fine watchmaking, expressing emotion through lasting timepieces and inviting a global community of enthusiasts to engage with haute horlogerie.

Company size: 1,001-5,000
Company stage: Not listed
Total funding: Not listed
Headquarters: Le Chenit, Switzerland
Founded: 1875

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