Colisée France

Elderly care provider with person-centered services

Reception Secretary

Reception & Front DeskPosted on Nov 11

Full-timeSaint-Péray, FranceNo salary listedIn-person

About the Job

Requirements

A vocational qualification such as a professional baccalaureate in secretarial studies is required.
Very good command of office software is required.
Experience in a similar position is desirable.
Strong interpersonal skills are expected.

Responsibilities

Welcome, inform, and direct residents, their families, and visitors in person at reception or by telephone.
Handle in-person and telephone reception for residents’ families, prospective residents, and clients in accordance with the employer’s commercial processes.
Participate in managing relationships with families and residents.
Receive and welcome older people and their families.
Manage and track families’ complaints and correspondence.
Collect and share information with the multidisciplinary team to optimize resident support.
Identify visitors arriving at the residence.
Take messages and relay them to the appropriate people.
Update information, including files and tracking tables, to guide communications or visitors.
Carry out administrative procedures for new residents’ arrival and accompany them during admission to support their integration, including providing welcome booklets, residence contracts, and operating rules.
Manage and track residents’ administrative files, including arrivals and departures, and handle the residence’s correspondence.

Description du poste

Votre quotidien chez nous :

En tant que secrétaire d'accueil H/F, vous accueillez, renseignez et orientez les résidents, leurs familles et les visiteurs soit à l'espace d'accueil soit par téléphone. Vous avez pour missions principales :

Accueil et gestion commerciale :

Procéder à l'accueil téléphonique et physique des familles des résidents, des prospects et des clients dans le respect des process commerciaux Colisée
Participer à la gestion des relations avec les familles et les résidents
Recevoir et accueillir les personnes âgées et leurs familles ;
Gérer et suivre les réclamations et les courriers des familles ;
Recueillir et partager les informations avec l'équipe pluridisciplinaire permettant d'optimiser l'accompagnement des résidents.
Identifier les interlocuteurs qui se présentent à la résidence ;
Prendre des messages et les restituer aux personnes concernées ;
Actualiser les informations (fichiers, tableaux de suivi…) permettant d'orienter la communication ou le visiteur.

Gestion administrative :

Assurer la mise en œuvre des démarches administratives concernant l'accueil des nouveaux résidents et les accompagner lors de l'admission pour faciliter leur intégration (livret d'accueil, contrat de séjour, règles de fonctionnement…)
Assurer la gestion, le suivi administratif des dossiers des résidents (entrées, sorties…) et le courrier de la résidence

Qualifications

Votre profil :

Diplômé(e) d'une formation type bac pro secrétariat, vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques et possédez idéalement une expérience sur un poste similaire.

Si vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et que vous avez l'esprit CORE (COhésion, Respect, Engagement), rejoignez-nous !

Informations supplémentaires

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Parce que la diversité est une force, Colisée s'engage dans l'inclusion et la non-discrimination pour garantir l'égalité des chances.

About the Company

Colisée France

Elderly care provider with person-centered services

Colisée France gère plus de 200 établissements dédiés au grand âge en Europe, avec environ 20 000 collaborateurs, et offre une gamme de services allant des maisons médicalisées aux résidences services et cliniques de réhabilitation. Son approche se base sur l’écoute et le respect de la personne, visant à améliorer la qualité de vie des seniors, celle des équipes et à réduire l’empreinte environnementale. Depuis mars 2021, l’entreprise est une société à mission, portée par la raison d’être « S’engager pour le mieux-vieillir, c’est faire grandir durablement notre société », et elle se distingue par son engagement social, sa dimension humaine et son expérimentations d’innovation sociale. Son objectif est de favoriser durablement le mieux-vivre en proposant des accompagnements spécifiques et transparents, tout en créant un cadre de travail éthique et en limitant l’impact environnemental.

Company size: 201-500
Company stage: Not listed
Total funding: Not listed
Headquarters: Bordeaux, France
Founded: 1976

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