Arcadis

Global design, engineering, consultancy for assets

Dokumentenmanager

Office Clerical & RecordsPosted on Nov 10

Full-timeNo salary listed

About the Job

Requirements

Completed university degree in a technical or business-related discipline, or completed commercial or technical vocational training with relevant professional experience.
Initial professional experience in the listed tasks; experience in an engineering environment is desirable.
Experience establishing and developing a document management system in Microsoft 365 environments, including SharePoint and Power BI, is desirable.
Very good knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
Experience with document management systems such as CDE Enterprise or Dalux is desirable.
Experience with plan-run management using EPLASS is desirable.
Independent, structured, process-oriented, and solution-oriented working style, and technical understanding.
Strong communication and organizational skills.
Very good German language skills.

Responsibilities

Coordinate document management for storing technical documentation and correspondence for major projects in MS SharePoint and the CDE Enterprise document management system.
Independently manage document circulation, including using EPLASS, and develop and define processes for an effective and efficient workflow.
Register and file incoming data and document handovers to and from clients and third parties.
Hand over documents to clients via CDE Enterprise, Dalux, or similar document management systems.
Check technical documentation for compliance with formal requirements and ensure the project team meets technical requirements within specified deadlines.
Train project team members in document management, including document filing, document creation according to requirements and guidelines, and document checking.
Maintain the Master Document List and other tracking lists, and prepare analyses and reports.
Develop and optimize document filing structures in MS SharePoint.
Advance document management across projects within the organization.

Desired Qualifications

Experience in an engineering environment.
Experience establishing and developing a document management system in Microsoft 365 environments, including SharePoint and Power BI.
Experience with document management systems such as CDE Enterprise or Dalux.
Experience with plan-run management using EPLASS.

Stellenbezeichnung: Dokumentenmanager (w/m/d)
Referenznummer: 45838

Standorte: Hildesheim, Hamburg, Köln

Als Arcadianer*in hilfst du schon jetzt, global führende und nachhaltige Planungs- und Beratungslösungen für die natürliche und vom Menschen gestaltete Umwelt anzubieten. Du bist einer von 34.000 Menschen in über 30 Ländern, die sich für die Verbesserung der Lebensqualität einsetzen. Jede*r spielt dabei eine wichtige Rolle. Gemeinsam können wir mit unserer Energie und unserem Teamgeist die komplexesten Herausforderungen der Welt lösen und zusammen mehr bewirken.

Rollenbeschreibung:

Zur Verstärkung unseres Teams Project Management im Bereich Energy Transition an einem unserer Standorte in Köln, Hamburg, Essen oder Hildesheim suchen wir Sie als Dokumentenmanager (w/m/d) für unsere Planungsprojekte von der Vorstudie bis zur Ausführungsplanung wie auch während der Ausführung und Dokumentation.

Rollenverantwortung:

Steuerung und Koordination des Dokumentenmanagements zur Ablage von technischen Dokumentationen und des Schriftverkehrs von Großprojekten in MS SharePoint und im Dokumentenmanagementsystem CDE Enterprise (ehemalig tpCDE) o. V.
Selbstständige Übernahme des Planlaufmanagements (u.a. mit EPLASS) sowie Entwicklung und Definition von Prozessen für einen lösungsorientierten und effizienten Ablauf
Registrierung und Ablage von Dateneingängen und Dokumentenübergaben von und an den Auftraggeber und Dritte
Dokumentenübergabe an den Auftraggeber via das DMS CDE Enterprise, Dalux o. V.
Prüfung der technischen Dokumentation in Bezug auf die Einhaltung der formellen Anforderungen und Sicherstellung der Einhaltung der fachlichen Anforderungen durch das Projektteam innerhalb der Fristvorgaben
Schulungen des Projektteams rund ums Dokumentenmanagement (Dokumentenablage, Dokumentenerstellung gem. Vorgaben und Richtlinien und Dokumentenprüfung)
Führung der Master Document List und von anderen Trackinglisten, Erstellung von Auswertungen und Berichten
Weiterentwicklung und Optimierung der Ablagestrukturen für Dokumente in MS SharePoint
Projektübergreifende Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements innerhalb der Organisation

Qualifikationen & Erfahrung:

Abgeschlossenes Hochschulstudium in einer technischen oder wirtschaftswissenschaftlichen Fachrichtung, alternativ eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder technischen Bereich mit einschlägiger Berufserfahrung
Erste Berufserfahrung in den genannten Aufgaben, idealerweise Erfahrung aus dem Engineering-Umfeld
Erfahrung im Aufbau und der Entwicklung eines Dokumentenmanagementsystems in der Microsoft 365 Umgebungen (u. a. MS-SharePoint, Power BI, etc.) wünschenswert
Sehr gute Kenntnisse in MS Word, Excel, PPT, Outlook
Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (CDE Enterprise, Dalux oder Ähnliches) wünschenswert
Erfahrungen im Planlaufmanagement mit EPLASS wünschenswert
Selbstständige, strukturierte, prozessorientierte und lösungsorientierte Arbeitsweise, sowie technisches Verständnis
Kommunikationsstärke und ausgezeichnetes Organisationsvermögen
Sehr gute Deutschkenntnisse

Warum Arcadis?

Wir können unsere Ziele nur erreichen, wenn jede*r Einzelne die Möglichkeit hat, sich optimal zu entfalten. Die Summe der individuellen Beiträge macht dann den Unterschied. Deshalb arbeiten wir mit einem kompetenzbasierten Ansatz, bei dem Sie Ihre einzigartige Erfahrung und Ihr Fachwissen einbringen, um Ihre berufliche Laufbahn zu gestalten. So erzielen wir gemeinsam die größtmögliche Wirkung.

Unabhängig von Ihrer Position leisten Sie bei Arcadis sinnstiftende Arbeit und tragen dazu bei, nachhaltige Lösungen für einen lebenswerteren Planeten zu entwickeln. Setzen Sie ein Zeichen – für Ihre Karriere, Ihre Kolleg*innen, Ihre Kund*innen, Ihr Leben und die Welt um Sie herum.

Mit vereinten Kräften schaffen wir ein nachhaltiges Vermächtnis.

Unser Engagement für Gleichberechtigung, Vielfalt, Inklusion und Zugehörigkeit

Wir leben eine Unternehmenskultur der Offenheit, Inklusion und Wertschätzung und stellen so Chancengleichheit für alle Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen sicher. Wir schaffen ein Umfeld, in dem Sie Ihr persönliches Potenzial bestmöglich entfalten können.

Join Arcadis. Create a Legacy.

#LI-CM1

About the Company

Arcadis

Global design, engineering, consultancy for assets

Arcadis is a global design, engineering, and consultancy firm that creates and manages natural and built assets. It operates across the Americas, Europe, the Middle East, and the Asia Pacific, serving governments, public agencies, and private companies. Its four business areas—Places, Mobility, Resilience, and Intelligence—cover sustainable buildings and urban development, transportation infrastructure, climate adaptation, and data-driven digital solutions to optimize asset performance. The company earns fees for its integrated services that combine planning, design, engineering, and advisory work. Arcadis differentiates itself through its global reach and its integrated, multi-disciplinary approach that links physical design with data analytics and digital insights to deliver high-value solutions. Its goal is to help clients create and maintain sustainable, resilient, and efficient assets while improving decision-making and performance across complex projects.

Company size: 10,001+
Company stage: IPO
Headquarters: Watermael-Boitsfort, Belgium
Founded: 1888

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