Administrative Assistant Intern

Location: Quebec City, CanadaDans des marchés en rapide évolution, les clients à travers le monde font confiance à Thales. Thales est une entreprise où les personnes les plus brillantes du monde entier se regroupent pour mettre en commun leurs idées et ainsi s'inspirer mutuellement. Dans tous les secteurs où œuvre Thales, notamment l’aérospatiale, le transport, la défense, la sécurité et l'espace, nos équipes d’architectes conçoivent des solutions innovantes qui rendent demain possible dès aujourd’hui.Au sein du groupe, Thales Digital Solutions (TDS) est un pôle d’innovation technologique supportant tous les secteurs d’activités autant sur le marché local canadien qu’à l'international. Rejoignez-nous afin de contribuer au développement de solutions pour nos missions critiques. Nos projets de pointe variés utilisent nos expertises en Intelligence Artificielle, Facteurs Humains, Systèmes autonomes collaboratifs, Optimisation, Gestion de la connaissance, Cybersécurité et Design.In fast changing markets, customers worldwide rely on Thales. Thales is a business where brilliant people from all over the world come together to share ideas and inspire each other. In aerospace, transportation, defence, security and space, our architects design innovative solutions that make our tomorrow's possible.Within the group, Thales Digital Solutions (TDS) is a technological innovation hub supporting all sectors of activity, both in the local Canadian market and internationally. Join us to contribute to the development of mission critical solutions. Our various cutting-edge projects use our expertise in Artificial Intelligence, Human Factors, Collaborative Autonomous Systems, Optimization, Knowledge Management, Cybersecurity and Design.

Stagiaire assistant(e) administratif(ve) (6 mois)

Ville de Québec, QC (Sur Site) Temps plein

Résumé du poste

Assister l'équipe des services administratifs dans les activités administratives et organisationnelles quotidiennes du bureau, tout en développant une expérience pratique en milieu professionnel.

Fonctions essentielles

Travaillant au sein de l'équipe des services administratifs, vous contribuerez au bon fonctionnement quotidien du bureau en offrant un soutien administratif et organisationnel à l'ensemble des employés. Ce stage vous permettra de développer vos compétences en administration, service à la clientèle, organisation et travail d'équipe.

Tâches administratives

• Participer à la gestion des fournitures et collations de bureau et signaler les besoins de réapprovisionnement.

• Préparer et mettre à jour divers documents administratifs, listes et outils de suivi.

• Aider à la préparation des salles de réunion et à l'organisation du matériel nécessaire.

• Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes ou services appropriés.

• Participer à la réception et à la distribution du courrier et des livraisons.

Soutien aux équipes

• Fournir un soutien administratif ponctuel aux différents départements selon les besoins.

• Participer à la préparation de présentations, de communications internes et de documents d'information.

• Effectuer de la saisie de données et vérifier l'exactitude de certaines informations.

• Contribuer à la mise à jour de différents répertoires, bases de données ou documents partagés.

Organisation d'activités et d'événements

• Collaborer à l'organisation de réunions, formations et activités internes.

• Assister dans la préparation logistique des événements (réservations, matériel, accueil des participants, etc.).

• Participer aux initiatives du comité social et aux activités favorisant l'engagement des employés.

Soutien à l'accueil et à l'intégration

• Assister l'équipe administrative dans la préparation de l’accueil des nouveaux employés.

• Participer à la préparation des postes de travail et des documents d'accueil.

• Mettre à jour les listes et outils de suivi liés à l'intégration des nouveaux employés.

Exigences minimales

Compétences et aptitudes :

• Bonne connaissance des outils Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).

• Excellentes habiletés en communication orale et écrite en français.

• Sens de l'organisation et souci du détail.

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les échéances.

• Aptitude à travailler de façon autonome et en équipe.

• Attitude positive, professionnalisme et volonté d'apprendre.

Niveau d’études :

• Être inscrit(e) dans un programme d'études en administration, bureautique, gestion de bureau ou dans un domaine connexe.

Qualification souhaitable

• Connaissance de SharePoint, Teams ou d'autres outils collaboratifs.

• Connaissance fonctionnelle de l'anglais.

• Expérience de travail ou de bénévolat en service à la clientèle ou en soutien administratif.

Ce poste requiert une bonne connaissance de l'anglais  pour interagir, soutenir et/ou fournir des services à des clients, employés et/ou partenaires internationaux ainsi qu’à des autorités gouvernementales étrangères qui ne parlent pas français.

Thales propose un vaste programme d'avantages sociaux à tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et à leurs personnes à charge éligibles, notamment :

• Des soins de santé complémentaires payés par l’entreprise, des soins dentaires, un compte de dépenses de santé, un programme d’assurance-vie, de Décès et mutilation accidentels, une assurance invalidité de courte durée, une assurance voyage, un régime d'aide aux employés et un programme de bien-être.

• Des régimes d'épargne-retraite (REER, RRCD, CELI) avec contribution de l'entreprise et abondement à un RRCD, sans période d'acquisition.

• Des congés payés par l'entreprise, des jours de vacances et congés de maladie payés.

• Des rabais sur les assurances habitation et automobile.

Thales provides an extensive benefits program for all full-time employees working 24 or more hours per week and their eligible dependents, including the following:

• Company paid Extended Health, Dental, HSA, Life, AD&D, Short-term Disability, travel insurance, Employee Assistance Plan and Well-Being program.

• Retirement Savings Plans (RRSP, DCPP, TFSA) with a company contribution and a match to a DCPP, with no vesting period.

• Company paid holidays, vacation days, and paid sick leave.

• Voluntary Life, AD&D, Critical Illness, Long-Term Disability.

• Employee Discounts on insurance (home, and auto).

Thales est un employeur offrant l’égalité des chances qui valorise la diversité et l’inclusion sur le lieu de travail. Thales s’engage à mettre en place des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement. Les candidats sélectionnés pour une entrevue et ayant besoin de mesures d’adaptation sont priés de le faire savoir lors de l’invitation à l’entrevue; notre équipe travaillera volontiers avec chaque candidat pour répondre à ses besoins particuliers. Tous les renseignements relatifs aux mesures d’adaptation seront traités d’une manière confidentielle et utilisés uniquement dans le but d’offrir une expérience candidat adaptée.Thales is an equal opportunity employer which values diversity and inclusivity in the workplace. Thales is committed to providing accommodations in all parts of the interview process. Applicants selected for an interview who require accommodation are asked to advise accordingly upon the invitation for an interview. We will work with you to meet your needs. All accommodation information provided will be treated as confidential and used only for the purpose of providing an accessible candidate experience.