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Assistente Virtual Executiva com experiência em IA

Executive SupportConfirmed live in the last 24 hours

Part-timeRemote in BrazilNo salary listed

About the Job

Requirements

Previous experience as a virtual assistant, executive assistant, or in similar administrative roles.
Practical experience with artificial intelligence tools and automation applied to administrative tasks.
Strong organization, attention to detail, and ability to manage multiple priorities.
Written and verbal communication skills to interact with clients, partners, and program participants.
Autonomy to anticipate needs, solve problems, and track tasks without constant supervision.
Brazilian nationality and proficiency in Portuguese.

Responsibilities

Manage the professional calendar, coordinating meetings, consultations, mentoring sessions, lectures, and other commitments while avoiding scheduling conflicts.
Prepare, format, and organize commercial proposals, presentations, and documents.
Support the organization of lectures and events, including contacting clients, registering suppliers, and scheduling briefing meetings.
Follow up with clients, contacts, partners, and administrative requests.
Organize and filter emails, messages, and requests, identifying priorities and tracking outstanding items.
Support the management of mentoring programs by centralizing communication with participants and volunteers.
Create checklists, track deadlines, and ensure activities progress.
Coordinate ticket reservations and other aspects of business travel.
Manage the issuance of invoices and other administrative documents in coordination with the responsible parties.
Use artificial intelligence tools and implement automations to optimize recurring tasks.

Desired Qualifications

Knowledge of English.
Experience supporting consultants, mentors, or professional-services businesses.
Experience organizing lectures, events, or mentoring programs.

Assistente Virtual Executiva com experiência em IA | Remoto | 20 horas semanais

Workana · Brasília, Brazil (Remote) · — · Posted 2026-10-19

Workplace: remote

Department: Non-Tech

Description

Buscamos uma Assistente Virtual Executiva para apoiar uma consultora de negócios e mentora na organização e gestão de uma consultoria em fase inicial.

A profissional selecionada dará suporte direto à gestão da agenda, à comunicação com clientes e ao acompanhamento das atividades administrativas. Além disso, utilizará ferramentas de inteligência artificial e automação para simplificar tarefas e melhorar a eficiência dos processos.

Principais responsabilidades

Gerenciar a agenda profissional, coordenando reuniões, consultorias, mentorias, palestras e outros compromissos, evitando conflitos de horários.
Elaborar, formatar e organizar propostas comerciais, apresentações e documentos.
Apoiar a organização de palestras e eventos, incluindo o contato com clientes, o cadastro de fornecedores e o agendamento de reuniões de briefing.
Realizar o acompanhamento de clientes, contatos, parceiros e demandas administrativas.
Organizar e filtrar e-mails, mensagens e solicitações, identificando prioridades e acompanhando as pendências.
Apoiar a gestão de programas de mentoria, centralizando a comunicação com participantes e voluntários.
Criar checklists, acompanhar prazos e garantir o andamento das atividades.
Coordenar reservas de passagens e outros aspectos das viagens profissionais.
Gerenciar a emissão de notas fiscais e outros documentos administrativos, em conjunto com os responsáveis.
Utilizar ferramentas de inteligência artificial e implementar automações para otimizar tarefas recorrentes.

Requisitos obrigatórios

Experiência prévia como assistente virtual, assistente executiva ou em funções administrativas similares.
Experiência prática com ferramentas de inteligência artificial e automação aplicadas a tarefas administrativas.
Excelente capacidade de organização, atenção aos detalhes e gestão de múltiplas prioridades.
Boa comunicação escrita e verbal para interagir com clientes, parceiros e participantes dos programas.
Autonomia para antecipar necessidades, resolver problemas e acompanhar tarefas sem supervisão constante.
Nacionalidade brasileira e domínio do português.

Diferenciais

Conhecimento de inglês.
Experiência no suporte a consultores, mentores ou empresas de serviços profissionais.
Experiência na organização de palestras, eventos ou programas de mentoria.

Modelo de trabalho

Modalidade: 100% remota.
Carga horária: 20 horas semanais.

Buscamos uma profissional organizada, proativa e resolutiva, com facilidade para incorporar novas tecnologias e capacidade para apoiar de perto a liderança no desenvolvimento da consultoria.

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About the Company

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Company size: 5,001-10,000
Company stage: Series C
Total funding: $15.8M
Headquarters: Buenos Aires, Argentina
Founded: 2012

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