Human Resources and Payroll Operations Specialist

Spécialiste, opérations RH et paie

Lieu : Montréal, QC (hybride)
Relève de : Chef, People & Culture

Trolley est à la recherche d’un·e Spécialiste, opérations RH et paie, pour se joindre à notre équipe People & Culture. Il s’agit d’un rôle polyvalent et concret axé sur la gestion quotidienne des programmes et processus de People Operations qui soutiennent nos employé·es partout dans le monde.

Vous jouerez un rôle important tout au long du parcours employé, avec des responsabilités liées à People Operations, aux avantages sociaux et aux programmes destinés aux employé·es, à la paie, aux voyages et dépenses, ainsi qu’à l’administration RH. La paie représentera environ 30 à 50 % du rôle. Nous recherchons donc une personne qui possède une solide expérience pratique de la paie, tout en étant motivée à prendre en charge un mandat plus large en People Operations.

En travaillant étroitement avec le ou la chef de People & Culture, Finance, les gestionnaires, les employé·es et nos partenaires externes, vous prendrez en charge des processus opérationnels clés, résoudrez des problèmes, améliorerez nos façons de travailler et contribuerez à offrir une excellente expérience aux employé·es.

Dans ce rôle, vous serez responsable de :

Opérations liées à la paie et à la rémunération

• Traiter de façon autonome la paie aux deux semaines de Trolley pour les employé·es au Canada et aux États-Unis, en veillant à ce que les employé·es soient payé·es avec exactitude, conformément aux exigences applicables et dans les délais.
• Coordonner le traitement de la paie internationale avec nos fournisseurs locaux dans nos différents marchés.
• Traiter les changements à la paie liés aux nouvelles embauches, aux changements de rémunération, aux promotions, aux congés, aux départs, aux bonis, aux commissions, aux avantages imposables, aux retenues et aux autres changements touchant les employé·es.
• Calculer et traiter les commissions et autres formes de rémunération variable, en collaboration avec Finance et les responsables des différentes équipes afin de valider les données et d’assurer des paiements exacts.
• Préparer et traiter les exigences liées aux départs et aux paies finales, y compris les documents applicables comme les T4, W-2, 1099 et relevés d’emploi (RE).
• Gérer les activités de fin d’année liées à la paie et les déclarations réglementaires applicables au Canada et aux États-Unis.
• Agir comme principale personne-ressource pour les questions des employé·es concernant la paie et résoudre les écarts de paie au fur et à mesure qu’ils surviennent.
• Veiller à ce que les changements de rémunération découlant des révisions salariales, des promotions et d’autres décisions en matière de rémunération soient correctement reflétés dans la paie.
• Maintenir des contrôles, une documentation et des processus solides en matière de paie afin d’assurer l’exactitude, la confidentialité, la conformité et la continuité des activités.

People Operations et expérience employé·e

• Soutenir la gestion quotidienne de People Operations tout au long du parcours employé, en veillant à ce que nos processus soient précis, efficaces et axés sur les besoins des employé·es.
• Gérer l’administration liée à l’intégration, aux promotions, aux changements de rémunération, aux congés, aux départs et aux autres changements liés à l’emploi.
• Maintenir des renseignements exacts sur les employé·es dans notre SIRH, nos systèmes de paie, d’avantages sociaux et autres systèmes People.
• Soutenir l’intégration et le départ des employé·es et chercher continuellement des façons d’améliorer leur expérience aux différentes étapes de leur parcours au sein de l’entreprise.
• Administrer les programmes destinés aux employé·es, notamment les vacances et congés, les allocations de mieux-être, la reconnaissance et les cadeaux d’anniversaire de service, les récompenses ponctuelles et les autres initiatives de P&C.
• Agir comme personne-ressource pour les employé·es concernant la paie, les avantages sociaux, les dépenses, les politiques et les autres questions liées à People Operations.
• Soutenir le déploiement, la communication et l’administration continue des programmes et politiques de People.
• Collaborer avec le ou la chef de People & Culture dans le cadre des programmes annuels et de mi-année, notamment les révisions salariales et de mérite.
• Soutenir les rapports, la documentation, les audits et autres besoins opérationnels de People.
• Participer à des projets plus larges de P&C, à l’administration du bureau, aux événements pour les employé·es et aux initiatives liées à l’expérience employé·e, selon l’évolution des besoins de l’entreprise.

Avantages sociaux et programmes aux employé·es

• Soutenir l’administration des programmes d’avantages sociaux de Trolley dans nos différents marchés, en travaillant étroitement avec les fournisseurs, courtiers et partenaires locaux.
• Gérer les adhésions et les fins de couverture, les changements d’admissibilité, les questions des employé·es, les rapports, le rapprochement des factures et les renouvellements.
• Coordonner l’administration des avantages sociaux dans les différents pays où Trolley exerce ses activités et aider les employé·es à comprendre les programmes qui leur sont offerts et à y accéder.
• Participer à la révision et à l’analyse comparative annuelles de nos programmes d’avantages sociaux dans nos différents marchés.
• Maintenir des dossiers et des processus précis concernant les avantages sociaux, les vacances, les congés et les autres droits des employé·es.
• Soutenir la mise en place et l’administration continue de nouveaux avantages sociaux et programmes destinés aux employé·es.

Voyages, dépenses et opérations financières

• Gérer de bout en bout le processus de remboursement des dépenses des employé·es, de la soumission et de la vérification jusqu’à l’approbation, au paiement, au rapprochement et au traitement fiscal approprié.
• Veiller à ce que les dépenses des employé·es respectent les politiques de l’entreprise et les exigences fiscales applicables, et effectuer les suivis nécessaires concernant les documents manquants, les approbations ou les écarts.
• Administrer les processus et politiques de Trolley liés aux voyages et aux dépenses (T&E) et agir comme personne-ressource pour les questions des employé·es.
• Identifier des façons de simplifier et d’améliorer l’expérience des employé·es en matière de voyages et de dépenses.
• Collaborer avec Finance afin de s’assurer que les dépenses, remboursements, éléments de paie et avantages payés par l’entreprise sont correctement comptabilisés et rapprochés.
• Produire les rapports requis sur la paie, les avantages sociaux, les dépenses, les effectifs et les autres activités de People Operations.
• Effectuer les rapprochements des comptes liés à la paie et soutenir Finance dans les activités de fin de mois et de fin d’année.
• Participer aux audits des états financiers ainsi qu’aux audits liés à la paie, aux avantages sociaux, aux dépenses et à la conformité, au besoin.

Systèmes et amélioration continue

• Maintenir et améliorer les systèmes, processus, documents et contrôles qui soutiennent les activités de People Operations.
• Identifier des possibilités d’automatiser les tâches répétitives, de réduire le travail manuel et d’améliorer la qualité et l’exactitude des données.
• Chercher des façons de rendre les processus People plus simples et intuitifs pour les employé·es et les gestionnaires.
• Maintenir une documentation claire et des procédures opérationnelles standard afin d’assurer la cohérence et la continuité des activités.
• Se tenir au courant des exigences en matière de paie, d’avantages sociaux et d’emploi dans les différents territoires où Trolley exerce ses activités.
• Collaborer avec les équipes P&C et Finance pour résoudre les problèmes opérationnels et améliorer continuellement nos façons de travailler.

À propos de vous

• Vous avez de 3 à 5 ans d’expérience en People Operations, en paie, en opérations RH ou dans une combinaison de ces domaines.
• Vous avez une expérience pratique du traitement autonome de la paie canadienne et une solide compréhension des exigences canadiennes en matière de paie.
• Vous avez de l’expérience dans le traitement ou le soutien de la paie américaine et êtes à l’aise de coordonner le travail avec des fournisseurs internationaux de services de paie.
• Vous avez de l’expérience dans l’administration des avantages sociaux et dans le travail direct avec des courtiers, des fournisseurs et des employé·es.
• Vous comprenez la comptabilité de la paie, les rapprochements, les avantages imposables, les dépenses des employé·es, les retenues et les principes comptables généraux.
• Vous avez de l’expérience avec les activités de fin d’année liées à la paie et les déclarations réglementaires au Canada et aux États-Unis.
• Une certification PCP ou une autre certification pertinente en paie constitue un atout.
• Vous maîtrisez très bien Excel et êtes à l’aise de travailler avec différents systèmes SIRH, de paie, d’avantages sociaux, de gestion des dépenses et de finances.
• Vous avez un souci exceptionnel du détail et comprenez l’importance de l’exactitude, de la confidentialité et de contrôles solides lorsque vous travaillez avec des renseignements sur les employé·es et des données financières.
• Vous avez une approche axée sur les opérations et aimez prendre en charge les processus de bout en bout.
• Vous avez de solides aptitudes analytiques et de résolution de problèmes et êtes à l’aise d’enquêter sur les écarts et de trouver des solutions concrètes.
• Vous communiquez clairement et accordez de l’importance à offrir une excellente expérience aux employé·es et aux gestionnaires.
• Vous êtes à l’aise de passer de responsabilités détaillées avec des échéances serrées, comme la paie, à des projets plus larges de People Operations.
• Vous êtes proactif·ve et débrouillard·e et cherchez naturellement des façons d’améliorer les processus plutôt que de simplement maintenir les façons de faire actuelles.
• Vous savez gérer plusieurs priorités et échéances sans perdre votre souci du détail.
• Vous avez une approche collaborative et axée sur l’équipe.
• Vous êtes à l’aise de travailler dans différents territoires et avec des collègues issus d’un environnement multiculturel et international.

Ce que nous offrons

• Un salaire concurrentiel et une participation significative au capital de l’entreprise (ESOP).
• La possibilité de vous joindre à une équipe diversifiée et exceptionnelle qui travaille ensemble à la réalisation d’une mission commune.
• Une assurance collective complète, incluant les soins médicaux, dentaires, de la vue, l’assurance invalidité de longue durée et plus encore, dès votre première journée.
• 4 semaines de vacances payées par année, en plus des jours fériés (+ 1 journée de vacances supplémentaire par année de service).
• 30 jours de travail à distance à partir de l’endroit de votre choix.
• Une allocation pour le sport et le bien-être.
• Les vendredis après-midi de congé pendant l’été.
• Un MacBook Pro d’Apple et l’équipement Mac nécessaire fournis par l’entreprise.

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