Legal Assistant - Litigation

English Version Follows

Dans le cadre de votre rôle d'adjoint·e juridique, vous travaillerez auprès d’une équipe de trois avocat·e·s ou plus pratiquant en litige, ce qui suppose un volume important de dossiers. Entre autres choses, vous préparerez des documents de nature juridique, incluant lettres et procédures, vous effectuerez une variété de tâches en lien avec la pratique, organiserez et tiendrez à jours les dossiers des client·e·s, en plus de tenir la gestion de l’agenda et des contacts avec la clientèle.

Ce poste nécessite une présence sur place au bureau à raison de 2 à 3 jours par semaine, selon l’évolution des besoins d’affaires.

Ce poste en est un de soutien, soit admissible au temps supplémentaire.

Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais de niveau minimalement intermédiaire et ce tant à l’écrit qu’à l’oral puisque la personne titulaire du poste sera appelée à interagir et collaborer régulièrement avec certain··e·s client.e.s dont la langue d’affaire est l’anglais, notamment par la préparation, la mise à jour, la révision de documents écrits en anglais et les suivis de dossiers avec des locuteurs anglophones. De plus, nos adjoint·e·s juridiques travaillent au sein de groupes de pratique élargis et se remplacent systématiquement auprès d’avocat·e·s dont les activités nécessitent l’usage de l’anglais verbal et écrit. Dans le cours normal des activités du bureau, la personne titulaire du poste devra également collaborer avec nos services de soutien juridique et administratif dont les employé.e.s se situent ailleurs au Canada et aux États-Unis.

Vos responsabilités

• Préparer les procédures usuelles en litige.
• Assurer une gestion rigoureuse des délais; agender, assurer le suivi des délais avec les avocat·e·s.
• Préparer des ébauches de documents; réviser les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux lignes directrices des clients et des tribunaux et à l'usage grammatical; en assurer la mise en page.
• Effectuer l’ouverture, le classement, le suivi et l’organisation des dossiers.
• Gérer l’ensemble des communications, soit appels téléphoniques, courriels et autre correspondance.
• Organiser et coordonner les rencontres entre les avocat·e·s, les clients et autres intervenant·e·s dans un dossier selon les besoins.
• Préparer les dossiers en vue des rencontres et des auditions (correspondance et autres documents pertinents).
• Accomplir d’autres tâches pertinentes selon l’émergence de nouveaux besoins d’affaires.

Vos compétences et votre expérience

• Diplôme d’études en secrétariat (DEP) ou d’études collégiales (DEC) en administration, études juridiques ou une combinaison équivalente de formation académique et d’expérience.
• Expérience pertinente de 3 à 5 ans en tant qu’adjoint·e juridique en litige (droit des assurances), avec une connaissance de la terminologie juridique et des règles de procédures.
• Un bilinguisme est requis (français, anglais), de manière à pouvoir rédiger et communiquer dans les deux langues correctement et efficacement, selon les dossiers dans lesquels travaillent les avocat·e·s.
• Expérience de soutien d’une équipe de 3 avocat·e·s ou plus avec une capacité de gérer un volume élevé de dossiers simultanément. 
• Excellentes aptitudes d'utilisation de la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point et Outlook, à un niveau intermédiaire ou idéalement, avancé.
• Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué.
• Familiarisation avec le droit des assurances, un atout.
• Très bonnes aptitudes à travailler dans un environnement informatisé, avec des logiciels variés et très bonne capacité d'apprentissage de nouveaux outils informatiques.
• Aptitude à travailler à distance de manière bien organisée et productive.
• Orientation clientèle, excellent esprit d'équipe et de collaboration au quotidien; tact et discrétion.
• Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles.
• Capacité d’apprendre rapidement, proactivité et sens de l'initiative.

Pourquoi se joindre à nous?

Chez Clyde & Cie, nous croyons à l’importance de soutenir votre développement professionnel tout en vous offrant la flexibilité et les avantages dont vous avez besoin pour vous épanouir. Voici les avantages que nous offrons :

• Flexibilité de travail hybride – Tirez parti d’un parfait équilibre travail-vie personnelle, que ce soit à distance ou au bureau, pour la plupart des postes.
• Politique généreuse de congés – Congés rémunérés, vacances et une journée de bien-être annuelle.
• Régime complet de soins de santé – Soins médicaux, dentaires et de la vue pour vous et les membres admissibles de votre famille.
• Assurance invalidité complète – Plan complet d’invalidité de courte durée et plan d’invalidité de longue durée bonifié.
• Primes de recommandation – Bénéficiez de primes avantageuses en recommandant des talents à notre équipe.
• Mentorat et développement de carrière – Bénéficiez d’un mentorat de qualité, de programmes de formation à l’international et d’un soutien au développement de carrière.
• Culture mobilisatrice – Prenez part à des événements sociaux stimulants, à des initiatives de bénévolat et de service communautaire, et profitez d’occasions de développement professionnel.
• Congé parental inclusif – Bénéficiez de six mois de congé parental entièrement rémunéré, sans égard au genre ou au chemin vers la parentalité.

***

In this legal assistant role, you will be working for a team of three lawyers or more practicing in litigation, which implies a large volume of files. Amongst other things, the legal assistant will prepare legal documents including letters and proceedings, carry out a variety of tasks related to the lawyers’ practice areas, as well as organize and update client and lawyer files, in addition to managing lawyers’ calendars and their client contact lists.

This position requires the incumbent to work on site at the Montreal office 2 to 3 days, contingent upon evolving business needs.

This position is a support role which is overtime eligible.

Key Responsibilities

• Preparing standard litigation proceedings.

• Managing litigation deadlines, entering delays and updating the calendar.

• Reviewing documents and correspondence to ensure compliance with legal procedures and correct grammatical usage.

• Opening files, filing (both paper and electronic), tracking and organizing case files.

• Managing overall communications, including phone calls, email and other correspondence.

• Organizing and coordinating meetings between lawyers, clients and other stakeholders as needed.

• Preparing files for meetings or hearings (correspondence, supporting documents, etc.).

• Carrying out other relevant tasks as required by new or emerging business needs.

Essential Skills & Experience

• A Diploma of Secretarial Studies (DEP) or a Diploma of College Studies (DEC) in administration, legal studies or a combination of equivalent education and experience.

• Minimum of 3 to 5 years of relevant experience as a legal assistant in litigation, along with a knowledge of legal terminology and procedural rules.

• Bilingualism required, French and English, in order to write and communicate correctly and efficiently in both languages, according to the nature of the files that the lawyers are working in.

• Experience in supporting a team of 3 lawyers or more and ability to manage a high volume of files simultaneously.

• Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel, Power Point and Outlook at an intermediate or, ideally, advanced level.

• Rigor, attention to detail and strong organizational skills.

• Some knowledge of insurance law would be an asset.

• Very skilled at working in a computerized environment (with varied software) and a good aptitude for learning new software tools.

• Ability to work remotely in a well-organized and productive fashion.

• Client-oriented focus; team spirit and ability to collaborate on a daily basis; tact and discretion.

• Professionalism and excellent interpersonal skills.

• Quick learner, proactive and a strong sense of initiative.

Why Join Us?

At Clyde & Co, we believe in supporting your professional growth while ensuring you have the flexibility and benefits you need to thrive. Here’s what you can look forward to:

• Hybrid Work Flexibility – Enjoy a perfect balance between remote and in-office work for most positions.
• Generous Paid Time Off – Generous paid time off, holidays, plus an annual “wellbeing” day.
• Comprehensive Health Benefits – Medical, dental, and vision coverage for you and your family.
• Robust Disability Coverage – Comprehensive short-term and enhanced long-term disability plans.
• Referral Rewards – Earn generous bonuses for introducing talented colleagues to our team.
• Mentorship & Career Growth – Access strong mentorship, global training programs, and career development support.
• Engaging Culture – Participate in exciting social events, volunteer and community service initiatives, and professional development opportunities.
• Inclusive Parental Leave – Six months fully paid, for all parents regardless of gender or path to parenthood.

The Firm

When you work at Clyde & Co, you join a team of 500 partners, 2,400 lawyers, 3,200 legal professionals and 5,500 people in nearly 70 offices and associated offices worldwide. Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavours and strengthen our delivery, for both our clients and our firm. We work as one, excel with clients, celebrate difference and act boldly. We are committed to operating in a responsible way by progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the communities and clients it serves. We are devoted to providing an environment in which everyone can realise their potential, using its legal and professional skills to support its communities. We do this through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment, including through our commitment to the SBTi Net-Zero standard and the setting of ambitious emissions reduction targets.

Our Commitment

Clyde & Co is proud to be an equal opportunities employer. Our values encourage us to support fairness, celebrate diversity and prohibit all forms of discrimination in the workplace to allow everyone to excel at work. Therefore, we welcome and encourage all applications from suitably qualified individuals, regardless of background or identity. Learn more about our interview process.

A Note on Privacy

Please take a moment to read our privacy notice. This describes what personal information Clyde & Co (we) may hold about you, what it’s used for, how it’s obtained, your rights and how to contact us as a data subject.

If you are submitting a candidate as a Recruitment Agency Partner, it is an essential requirement and your responsibility to ensure that candidates applying to Clyde & Co are aware of this privacy notice.

This is the job description as constituted at present; however, Clyde & Co reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.