Event & Project Assistant - Sport Signage

THE·TEAM is proud to provide representation and marketing services to talent, brands and properties across 28 countries and more than 70 cities worldwide.

Shaped by our belief in the unifying power of sports, music and entertainment, THE·TEAM leads with intelligence, ideas and influence. For more information, please visit the.team.

This role sits within our Sport Signage group. Sport Signage specialises in racetrack and sports-event signage, offering end-to-end services from creative design and production to logistics, installation and software solutions.

Backed by decades of global experience, our skilled team delivers bespoke design concepts, on-site printing, ground painting, LED displays and sustainable materials to transform circuits into completely immersive, branded environments.

KEY INFORMATION:

• Office Location: This role can be based in either the Amberg, Germany or Orpington, London office
• Office Policy: Hybrid – 3 days in the office
• Travel requirement: Travel across the DTM calendar and other assigned projects as required

The Event & Project Assistant - DTM (German speaking) supports the DTM Operations Manager and wider event team with the coordination, documentation and information flow required to deliver the DTM programme consistently and commercially.

The role ensures billable activities, additional work, labour, materials, supplier information and supporting evidence are captured while the event is live and passed to the Accounts Receivable & DTM Coordinator in a complete and timely format. This provides continuity across preparation, delivery and closeout while allowing the DTM Operations Manager to focus on event ownership and delivery.

WHAT YOU WILL BE DOING:

1. Pre-Event Coordination

• Prepare and maintain the event information pack, schedules, contacts, trackers and reporting files.
• Support the DTM Operations Manager with event preparation, actions and administrative follow-up.
• Confirm that relevant team members understand what information needs to be captured for event closeout and billing.

2. Event Administration & Document Control

• Maintain accurate current files for the assigned event, including schedules, action logs, contact information and project records.
• Keep agreed documentation organised and accessible throughout the event.
• Ensure event information can be retrieved quickly for operational or commercial follow-up.

3. Live Data Collection

• Capture relevant labour, material, supplier, equipment and project information while the detail is available on site.
• Follow up missing data with the appropriate workstream owner before the event closes.
• Maintain a clear event-by-event record rather than relying on memory or retrospective reconstruction.

4. DTM Billing Information

• Collect the source information required for DTM billing and prepare a clear event handover pack.
• Maintain visibility of known billable activities and additional work identified during the event.
• Capture the operational detail and evidence needed so the Accounts Receivable & DTM Coordinator can action billing efficiently.
• Respond promptly to billing-information queries and close gaps while event knowledge is still available.

5. Scope Change & Additional Work Tracking

• Record additional client requests, scope changes and work outside the planned event scope.
• Capture relevant labour, materials, supplier involvement, timing and evidence connected to those activities.
• Escalate commercial questions to the DTM Operations Manager and Accounts Receivable & DTM Coordinator rather than making independent pricing or billing decisions.

6. Labour, Freelance & Supplier Records

• Maintain agreed records of permanent, freelance and subcontractor resources used on the event.
• Collect supplier documentation, receipts or supporting information where required for project closeout.
• Flag material differences between planned and actual resource use.

7. Materials, Equipment & Damage Records

• Record significant material use, shortages, additional purchases, damage or losses relevant to event cost and billing.
• Support Inventory, Warehouse and Logistics teams with clear return / damage information where required.
• Ensure client-attributable or project-relevant damage information is captured quickly enough for commercial follow-up.

8. Photo & Supporting Evidence

• Maintain organised photo records of additional work, completed deliverables, damage, changes or other agreed reporting items.
• Label and store evidence so it can be linked back to the correct event and activity.

9. Daily Status & Action Tracking

• Support the DTM Operations Manager with concise status updates and action tracking.
• Maintain clear owners and due dates for event actions.
• Escalate unresolved administrative or information gaps before they affect closeout or billing.

10. Accounts Receivable & DTM Interface

• Provide the Accounts Receivable & DTM Coordinator with complete and structured event information.
• Use the agreed billing templates and information requirements consistently across the season.
• Help improve the handover process where recurring information gaps delay or complicate invoicing.

11. DTM Operations Manager / Project Lead Support

• Provide practical project support so senior DTM delivery personnel can focus on operational ownership and client delivery.
• Coordinate meetings, follow-up actions, information requests and event administration as required.
• Support other Sport Signage projects when DTM workload permits, where directed.

12. Event Closeout

• Coordinate the final event data pack after dismantling and demobilisation.
• Ensure open billing items, supplier documents, damage records, additional work and outstanding actions are identified.
• Complete handover to the DTM Operations Manager and Accounts Receivable & DTM Coordinator within the agreed timeline.

13. Continuous Improvement

• Identify recurring reporting or billing-data gaps and recommend practical improvements.
• Support the development of repeatable DTM templates, checklists and closeout processes.
• Capture lessons learned so event knowledge improves the next round rather than remaining with individuals.

THE SKILLS AND EXPERIENCE YOU NEED:

• Experience in event coordination, project administration, project support, billing support or a comparable role.
• Strong ability to work with spreadsheets, trackers, schedules and structured project information.
• Experience in motorsport, live events, signage, production or deadline-driven project environments is advantageous.
• Experience supporting invoicing, billable-scope capture or project closeout is highly advantageous.
• Comfort working on site, travelling to events and supporting a small team with broad responsibilities.
• Project coordination and strong administrative discipline.
• Excel / spreadsheet capability and accurate data entry.
• Billing awareness and ability to identify missing commercial information.
• Clear written and verbal communication.
• Attention to detail and strong follow-through.
• Ability to work independently while knowing when to escalate.
• Organised file management and document control.

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Diese Position ist in unserer Sport Signage-Gruppe angesiedelt. Sport Signage ist auf Beschilderung für Rennstrecken und Sportveranstaltungen spezialisiert und bietet ganzheitliche Leistungen von kreativem Design und Produktion über Logistik und Montage bis hin zu Softwarelösungen.

Gestützt auf jahrzehntelange internationale Erfahrung bietet unser erfahrenes Team maßgeschneiderte Designkonzepte, Druck vor Ort, Bodenbemalungen, LED-Displays und nachhaltige Materialien, um Rennstrecken in ganzheitlich erlebbare Markenwelten zu verwandeln.

WICHTIGE INFORMATIONEN:

• Arbeitsort: Diese Position kann entweder an unserem Standort in Amberg, Deutschland, oder in Orpington, London, angesiedelt sein.
• Arbeitsmodell: Hybrid – 3 Tage im Büro
• Reisetätigkeit: Reisen zu den Veranstaltungen des DTM-Kalenders sowie nach Bedarf zu weiteren zugewiesenen Projekten.

Die Event- und Projektassistenz – DTM (Deutschsprachig) unterstützt den DTM Operations Manager und das gesamte Eventteam bei der Koordination, Dokumentation und Sicherstellung des Informationsflusses, die für eine zuverlässige und wirtschaftliche Umsetzung des DTM-Programms erforderlich sind.

Die Position stellt sicher, dass abrechenbare Leistungen, Zusatzleistungen, Personaleinsatz, Materialien, Lieferanteninformationen und zugehörige Nachweise bereits während der Veranstaltung erfasst und vollständig sowie rechtzeitig an den Accounts Receivable & DTM Coordinator übergeben werden. Dies gewährleistet Kontinuität von der Vorbereitung über die Durchführung bis zum Abschluss und ermöglicht es dem DTM Operations Manager, sich auf die Gesamtverantwortung für die Veranstaltung und deren Umsetzung zu konzentrieren.

IHRE AUFGABEN:

1. Koordination im Vorfeld der Veranstaltung

• Erstellen und pflegen Sie die Veranstaltungsunterlagen, Zeitpläne, Kontaktlisten, Übersichten zur Nachverfolgung und Berichtsdateien.
• Unterstützen Sie den DTM Operations Manager bei der Veranstaltungsvorbereitung, der Bearbeitung von Aufgaben und der administrativen Nachverfolgung.
• Stellen Sie sicher, dass die betreffenden Teammitglieder wissen, welche Informationen für den Veranstaltungsabschluss und die Abrechnung erfasst werden müssen.

2. Veranstaltungsadministration und Dokumentenmanagement

• Führen Sie korrekte und aktuelle Unterlagen für die zugewiesene Veranstaltung, einschließlich Zeitplänen, Aufgabenlisten, Kontaktinformationen und Projektdokumentation.
• Halten Sie die vereinbarte Dokumentation während der gesamten Veranstaltung geordnet und zugänglich.
• Stellen Sie sicher, dass Veranstaltungsinformationen für die operative oder kaufmännische Nachbearbeitung schnell abgerufen werden können.

3. Datenerfassung während der Veranstaltung

• Erfassen Sie relevante Informationen zu Personaleinsatz, Materialien, Lieferanten, Ausrüstung und Projektabläufen, solange die Details vor Ort verfügbar sind.
• Holen Sie fehlende Daten vor Veranstaltungsabschluss bei den Verantwortlichen für die jeweiligen Arbeitsbereiche ein.
• Führen Sie für jede Veranstaltung eine nachvollziehbare Dokumentation, anstatt sich auf Erinnerungen oder nachträgliche Rekonstruktionen zu verlassen.

4. Informationen für die DTM-Abrechnung

• Sammeln Sie die für die DTM-Abrechnung erforderlichen Ausgangsinformationen und erstellen Sie übersichtliche Übergabeunterlagen zur Veranstaltung.
• Behalten Sie den Überblick über bekannte abrechenbare Leistungen und während der Veranstaltung identifizierte Zusatzleistungen.
• Erfassen Sie die erforderlichen operativen Details und Nachweise, damit der Accounts Receivable & DTM Coordinator die Abrechnung effizient bearbeiten kann.
• Beantworten Sie Rückfragen zu Abrechnungsinformationen zeitnah und schließen Sie Informationslücken, solange das Wissen zur Veranstaltung noch verfügbar ist.

5. Nachverfolgung von Leistungsänderungen und Zusatzleistungen

• Dokumentieren Sie zusätzliche Kundenanfragen, Änderungen des Leistungsumfangs und Arbeiten außerhalb des geplanten Veranstaltungsumfangs.
• Erfassen Sie den damit verbundenen Personaleinsatz, die Materialien, die Beteiligung von Lieferanten, zeitliche Angaben und relevante Nachweise.
• Leiten Sie kaufmännische Fragen an den DTM Operations Manager und den Accounts Receivable & DTM Coordinator weiter, anstatt eigenständig Preis- oder Abrechnungsentscheidungen zu treffen.

6. Dokumentation zu Personal, freien Mitarbeitenden und Lieferanten

• Führen Sie die vereinbarten Aufzeichnungen über die bei der Veranstaltung eingesetzten Ressourcen aus Festangestellten, freien Mitarbeitenden und Subunternehmen.
• Sammeln Sie Lieferantenunterlagen, Belege oder ergänzende Informationen, soweit diese für den Projektabschluss erforderlich sind.
• Weisen Sie auf wesentliche Abweichungen zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Ressourceneinsatz hin.

7. Dokumentation zu Materialien, Ausrüstung und Schäden

• Dokumentieren Sie wesentlichen Materialverbrauch, Fehlmengen, zusätzliche Beschaffungen, Schäden oder Verluste, die für die Veranstaltungskosten und die Abrechnung relevant sind.
• Unterstützen Sie die Teams für Bestandsmanagement, Lager und Logistik bei Bedarf mit eindeutigen Angaben zu Rückläufen und Schäden.
• Stellen Sie sicher, dass Informationen zu Schäden, die dem Kunden zuzurechnen oder für das Projekt relevant sind, rechtzeitig für die kaufmännische Nachbearbeitung erfasst werden.

8. Fotodokumentation und ergänzende Nachweise

• Führen Sie eine geordnete Fotodokumentation zu Zusatzleistungen, fertiggestellten Leistungen, Schäden, Änderungen und weiteren vereinbarten Berichtspunkten.
• Kennzeichnen und speichern Sie Nachweise so, dass sie der richtigen Veranstaltung und Tätigkeit zugeordnet werden können.

9. Tägliche Statusmeldungen und Aufgabenverfolgung

• Unterstützen Sie den DTM Operations Manager mit prägnanten Statusmeldungen und der Nachverfolgung von Aufgaben.
• Halten Sie Zuständigkeiten und Fälligkeitstermine für veranstaltungsbezogene Aufgaben eindeutig fest.
• Eskalieren Sie ungelöste administrative Probleme oder Informationslücken, bevor sie den Veranstaltungsabschluss oder die Abrechnung beeinträchtigen.

10. Schnittstelle zur Debitorenbuchhaltung und DTM-Koordination

• Stellen Sie dem Accounts Receivable & DTM Coordinator vollständige und strukturierte Veranstaltungsinformationen zur Verfügung.
• Nutzen Sie während der gesamten Saison konsequent die vereinbarten Abrechnungsvorlagen und halten Sie die festgelegten Informationsanforderungen ein.
• Helfen Sie, den Übergabeprozess zu verbessern, wenn wiederkehrende Informationslücken die Rechnungsstellung verzögern oder erschweren.

11. Unterstützung des DTM Operations Managers und der Projektleitung

• Leisten Sie praktische Projektunterstützung, damit sich die leitenden DTM-Verantwortlichen auf die operative Gesamtverantwortung und die Leistungserbringung für den Kunden konzentrieren können.
• Koordinieren Sie bei Bedarf Besprechungen, Folgeaufgaben, Informationsanfragen und die Veranstaltungsadministration.
• Unterstützen Sie auf Anweisung weitere Sport Signage-Projekte, sofern es die DTM-Auslastung zulässt.

12. Veranstaltungsabschluss

• Koordinieren Sie nach dem Abbau und dem Abzug von Personal und Ausrüstung die Zusammenstellung der abschließenden Veranstaltungsdaten.
• Stellen Sie sicher, dass offene Abrechnungsposten, Lieferantenunterlagen, Schadensaufzeichnungen, Zusatzleistungen und ausstehende Aufgaben erfasst sind.
• Schließen Sie die Übergabe an den DTM Operations Manager und den Accounts Receivable & DTM Coordinator innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens ab.

13. Kontinuierliche Verbesserung

• Identifizieren Sie wiederkehrende Lücken in der Berichterstattung oder bei Abrechnungsdaten und empfehlen Sie praxisnahe Verbesserungen.
• Unterstützen Sie die Entwicklung wiederverwendbarer DTM-Vorlagen, Checklisten und standardisierter Abschlussprozesse.
• Halten Sie gewonnene Erkenntnisse fest, damit das Veranstaltungswissen in die Verbesserung der nächsten Rennveranstaltung einfließt, anstatt bei Einzelpersonen zu verbleiben.

IHRE KENNTNISSE UND ERFAHRUNGEN:

• Erfahrung in der Veranstaltungskoordination, Projektadministration, Projektunterstützung, Abrechnungsunterstützung oder einer vergleichbaren Position.
• Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulationen, Übersichten zur Nachverfolgung, Zeitplänen und strukturierten Projektinformationen.
• Erfahrung im Motorsport, bei Live-Events, in der Beschilderung, Produktion oder in termingetriebenen Projektumfeldern ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Unterstützung der Rechnungsstellung, der Erfassung abrechenbarer Leistungsumfänge oder beim Projektabschluss ist besonders von Vorteil.
• Bereitschaft und Sicherheit bei der Arbeit vor Ort, bei Reisen zu Veranstaltungen und bei der Unterstützung eines kleinen Teams mit breit gefächertem Aufgabenbereich.
• Fähigkeit zur Projektkoordination und eine sorgfältige, konsequente administrative Arbeitsweise.
• Kenntnisse in Excel bzw. Tabellenkalkulationen und eine präzise Dateneingabe.
• Verständnis für Abrechnungsprozesse und die Fähigkeit, fehlende kaufmännische Informationen zu erkennen.
• Klare schriftliche und mündliche Kommunikation.
• Detailgenauigkeit und konsequente Nachverfolgung von Aufgaben.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und zugleich zu erkennen, wann eine Eskalation erforderlich ist.
• Strukturierte Dateiablage und Dokumentenverwaltung.

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Hinweis zur Übersetzung: Diese Stellenanzeige wurde mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) übersetzt. Obwohl größtmögliche Sorgfalt auf die Genauigkeit der Übersetzung verwendet wurde, können einzelne Formulierungen oder sprachliche Nuancen von der Originalfassung abweichen.

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