Assistant Front Office Manager

この役割において私は、シックスセンシズのブランド基準および予算に沿いながら、部門の効率的な運営を管理し、卓越した商品とサービスを提供します。私はルームズディレクターと戦略的に連携し、部門の一貫性と生産性を高める目標を策定するとともに、その達成に向けた手順およびガイドラインを整備します。また、会社のビジョンや品質基準の一貫性を維持し、ブランドアイデンティティに沿ったサービスコンセプトの開発を推進します。

私の業務範囲には、以下が含まれます。

• 業界の最新トレンドやベストプラクティスを常に把握し、知識やスキルを継続的に向上させることで、商品およびサービスの品質向上に努めます。
• 業務プロセスを継続的に評価・見直し、シックスセンシズのウェルネスおよびサステナビリティの理念に沿った革新的で効果的な運営を維持します。
• 提供するサービス、商品および料金体系を定期的に評価・見直し、市場環境やブランド方針との整合性を保ちます。
• 部門内のあらゆるエリアに積極的に足を運び、LQA（Leading Quality Assurance）基準の遵守状況を定期的に確認し、高品質なサービスの維持に努めます。
• モチベーションと経験を兼ね備えたホストチームを率い、シックスセンシズが求める卓越した運営基準とサービス水準を実現します。
• フロントオフィス部門のナイトシフト運営全般に責任を持ちます。ゲストから苦情やご指摘があった際には、適切かつ迅速なサービスリカバリーを実施し、必要に応じてホストへの指導を行いながら、ゲスト満足の回復に努めます。
• ゲストサービス、宿泊予約、ハウスキーピング、料飲部門と密接に連携し、ゲストニーズを的確に把握・対応するとともに、到着から出発までのオペレーションが円滑に行われるよう管理します。
• 客室タイプ、位置、レイアウト、販売状況、料金、宿泊プランの特典、ホテルの与信方針、予約コードなど、施設内で提供されるすべての設備・サービスについて十分な知識を保持します。
• 予約保証およびノーショー（無断不泊）に関するホテル方針を理解し、適切に運用します。
• 宿泊予約に伴う事前入金（デポジット）の処理を適切に行います。
• 予約マネージャーと連携し、ゲスト履歴およびプロフィール管理システムの運営を支援します。
• 予約状況に基づき、将来の客室販売可能数を適切に管理・把握します。
• リゾートの販売戦略に基づいて適切な客室料金設定を行います。
• 部門が法令、規則および財務上の要件を遵守していることを確実にします。
• 各種文書、報告システム、契約上の義務、安全・防犯対策、コミュニケーション体制、商品およびサービス基準の導入・見直し・維持を行います。
• 自身および全ホストが、ブランド基準および法令に沿った高い身だしなみ、衛生管理、安全・防災・緊急対応手順への理解と実践を維持できるよう管理します。
• 部門間のコミュニケーションを明確かつ効果的に維持し、ホテル全体の円滑な運営を支援します。
• 部門内のすべての業務が高い倫理観と誠実さをもって遂行され、地域法令を遵守して実施されるよう管理します。
• 部門予算を厳格に管理し、コストを継続的に監視・コントロールしながら収益性向上を図ります。同時に、ブランドが求める品質基準の維持を常に考慮して意思決定を行います。
• 法令上必要となる書類や機密文書を適切に作成・提出します。
• 総支配人の指示に基づき、各種会議やブリーフィングに出席または主催し、重要な情報共有および双方向のコミュニケーションを促進します。
• 総支配人から指示されたその他の業務を遂行します。

アシスタントフロントマネージャー(ナイトシフト)として、私は部門内のすべてのホストの管理、パフォーマンス向上および人材育成に責任を負います。方向性の提示、動機付け、励まし、規律の維持、業績評価およびコーチング・カウンセリングを通じて、忠誠心が高く、生産性と協調性に優れた強いチームを構築します。適切な人材の採用は、シックスセンシズが求めるサービス基準を提供するうえで不可欠です。私はルームズディレクターと密接に連携し、社内外を問わず優秀な候補者の発掘と採用を支援します。

また、将来のリーダー候補となる高い潜在能力を持つ人材を特定し、各個人の育成計画（Individual Development Plan: IDP）が効果的に実施されるよう管理・支援します。

私は常にプロフェッショナルな姿勢と行動を示し、他のホストの模範となります。シックスセンシズの理念、コアバリュー、ベストプラクティス、ガイドラインおよび目標を遵守するとともに、多様な文化や国籍を尊重し、前向きかつ主体的な姿勢で行動することで、強固で忠誠心の高いチームの構築と維持に貢献します。

In this role, I will manage the efficient operation of my department to provide exceptional products and services within Six Senses brand operating standards and budget. I will work strategically with the Director of Rooms to develop cohesive and productive goals for my department and establish procedures/guidelines to achieve them.  I will maintain an overall consistency of the Company’s vision, quality/standards and develop concepts consistent with brand identity.

My scope of work includes: (please review points below and localize)

• Keep abreast of industry trends and practices and update knowledge and skills to improve the product and service offering.

• Processes will be constantly assessed and reviewed to remain relevant, innovative and in keeping with Six Senses wellness and sustainability practices.

• Assess and review services, products and rates to remain relevant and in keeping with Six Senses wellness and sustainability practices.

• Focus and review regularly through my physical presence in all areas of my department, our rigorous adherence to LQA standards.

• Lead a team of engaged and experienced hosts to provide the Six Senses exceptional standards of operation and service.

• Responsible for an efficient operation of the Night shift in Front Office department. In the event of guest complaints, I will effectively carry out service recovery or charge our hosts to do so to the satisfaction of guests.

• Work in partnership with Guest Services, Reservations, Housekeeping and F&B to ensure guest’s needs are determined /met and oversee the overall smooth operation of guest arrivals and departures.

• Have a thorough knowledge of all facilities and services offered by the property including type of rooms available as well as their location and layout, selling status, rates, and benefits of all packages plans, credit policy of the hotel and reservation coding. 

• Understand and act on the property's policy on guaranteed reservations and no-shows.

• Process advance deposits on reservations. 

• Support the management of the guest history and profile system in conjunction with the Reservations Manager.

• Track future room availabilities on the basis of reservations.

• Determine room rates based on the selling tactics of the resort

• Ensurethat my department complies with all legal, statutory and financial requirements.

• Implement, review and maintain documentation, reporting systems, contractual obligations, security and safety protocols, communications, product and service standards.

• A high standard of personal appearance, grooming and hygiene, plus comprehensive knowledge of safety, security and emergency procedures will be maintained by myself and all hosts in line with brand and statutory requirements.

• Ensure that interaction and communications between departments within the property are clear and effectively maintained to support the smooth running of the property. 

• Ensure that all activities within my department are carried out ethically, honestly and within the parameters of local law.

• Revise and control that my department’s budget is strictly adhered to and all costs will be continually monitored and controlled to drive profitability, while taking into consideration the preservation of required standards with every decision made.

• Prepare and submit legally required and confidential documentation related to my department.

• Attend or conduct the designated meetings and briefings as instructed by the General Manager with a two-way flow of pertinent information and communications.

• Perform any additional duties given to me by the General Manager.

As Assistant Front Office Manager (Night Shift), I am responsible for the management, performance and development of all hosts within my department through the provision of direction, encouragement, enthusiasm, discipline, performance evaluation and counselling to build a loyal, productive and effective team. Recruitment of the right people is intrinsic to delivering the Six Senses standard of service. I will work closely with Director of Rooms in identifying potential internal and external candidates. I will identify high potential talent for development in the property and manage that there are Individual Development Plans that are well executed. I will always behave in a professional manner and set an example to all. I will abide by Six Senses principles, core values, best practices, guidelines, and objectives, while respecting other cultures and nationalities and projecting a positive and proactive position to help build and maintain a strong, loyal team.