Executive Assistant - internationaler Unternehmensberatung

Job description

 „When it really matters" – nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater:innen von AlixPartners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte.

Bei AlixPartners lösen wir die komplexesten und kritischsten Herausforderungen – schnell, entschlossen und mit messbarem Ergebnis. Wir schaffen nachhaltigen Mehrwert für Unternehmen, ihre Mitarbeitenden und die Gesellschaft. Vielfalt und Inklusion, Neugier und vorausdenkendes Handeln sind uns wichtig. Gestalte mit uns die Zukunft der Zusammenarbeit.

AlixPartners lebt hybrides Arbeiten – eine flexible Kombination aus Büropräsenz und mobilem Arbeiten, die echte Work-Life-Integration ermöglicht.

Die Rolle der Executive Assistant ist – in enger Zusammenarbeit mit allen Bereichen – entscheidend für den Erfolg der Firma.

Was dich erwartet

Als PMD-Unterstützung und Team Lead des Director & Partner Support verantwortest und unterstützt du zwei bis drei PMDs im Tagesgeschäft. Mit deinem Chief-of-Staff-Ansatz fungierst du als verlässliche:r Sparringspartner:in und koordinierst zentral Termine, Kontakte und alle wichtigen internen und externen Ansprechpartner. Zusätzlich bist du erster Point of Contact unseres Director & Partner Support Teams und übernimmst die operative und strategische Leitung.

Deine Aufgaben umfassen die administrative Unterstützung der PMDs, die Vor- und Nachbereitung von Meetings, die Erstellung von Präsentationsmaterialien, Business Development Aktivitäten sowie die Verwaltung von Reisekosten, Zeiterfassung und Events. Du unterstützt zudem bei der Erstellung von Kundenverträgen und der Aktualisierung unserer internen Datenbanken in Absprache mit der Rechtsabteilung.

PMD-Unterstützung & Team Lead Director & Partner Support

• Administrative Unterstützung für zwei bis drei Partner Managing Directoren im Tagesgeschäft und Bearbeitung der Email-Eingänge der PMDs
• Strategische und operative Leitung unseres Director & Partner Support Teams (ca. 5 Mitarbeitende)
• Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung sowie Koordination und Steuerung von Terminen und Kommunikation mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern
• Pflegen von Kontaktlisten, Versand verschiedener Mailings an Kontakte und Unterstützung bei Business Development Aktivitäten
• Zusammenstellung relevanter Materialien sowie Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
• Reisekostenabrechnung im Online Tool, tägliche Zeiterfassung und Eventmanagement
• Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche)
• Unterstützung bei der Erstellung von Vertragsunterlagen für Kunden und entsprechende Aktualisierung unserer firmeninternen Datenbank in Absprache mit unserer Rechtsabteilung

Was du mitbringst

• Abgeschlossene Berufsausbildung, Hochschulabschluss und/oder umfangreiche einschlägige Berufserfahrung
• Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung als Assistent:in (der Geschäftsleitung), idealerweise in einem Beratungsumfeld
• Bevorzugt erste Erfahrung in der Leitung eines mehrköpfigen Teams
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
• Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion mit der Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen zu sortieren
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)

Wir bieten dir umfassende Benefits und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprich uns gerne darauf an.

Hast du Interesse geweckt bekommen? Wünschst du dir eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld? Werde Teil unseres Teams! Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

AlixPartners ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert. Alle qualifizierten Bewerber:innen werden bei der Einstellung berücksichtigt, ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, Alter, Status als Veteran:in oder Behinderung.

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