Forvis Mazars Greece

Global audit, tax, and advisory services

Office Manager / Assistant administratif polyvalent

Administrative SupportConfirmed live in the last 24 hours

Full-timeSaint-Herblain, FranceNo salary listed

About the Job

Requirements

A bac +2/3 qualification is required.
Two to five years of experience in a polyvalent administrative, office management, or management/finance role is required.
Very good spoken and written expression is required.
Comfort using the Office suite, particularly Excel, and digital tools and applications is required.
Strong organization, versatility, proactivity, autonomy, and rigor are needed to handle varied assignments.
The candidate should be able to adapt to different interlocutors and work with a team.
The candidate should demonstrate commitment and a service orientation.

Responsibilities

Create clients in the CRM and internal accounting tool, and create and manage business codes.
Manage subcontracting, including client and subcontractor invoicing and client payment reminders.
Track suppliers, prepare purchase requests, and validate and pay invoices.
Prepare and complete administrative declarations related to the firm's business.
Support the HR team with employee arrivals and departures.
Track employee time entry, and review and pay expense claims.
Conduct compliance reviews of commercial documents and reports, and support tender responses.
Provide associates with support on the assigned administrative and financial duties.
Manage mail, welcome visitors, and operate the telephone switchboard.
Order office supplies and monitor inventory.
Make occasional reservations for restaurants, catered meals, travel, and events.
Use an integrated ERP system.
Depending on the candidate's profile, participate in accounting reporting, closing, and budget preparation.

Desired Qualifications

Knowledge of accounting or finance is appreciated.

Description du poste

Nous recrutons au sein de notre bureau nantais un(e) Office manager / Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) en CDI. Le poste est à pourvoir immédiatement. Vous ferez partie de l’équipe Fonctions Support pour Forvis Mazars en Bretagne / Pays-de-la-Loire.

Sous la responsabilité de notre Responsable administrative et financière et de l’Associé en charge du bureau de Nantes, vous interviendrez sur les missions suivantes :

Gestion administrative et financière

Suivi clients :
- Création de clients dans le CRM et l’outil comptable interne
- Création / gestion des codes affaires
- Gestion de la sous-traitance
- Facturation (clients et sous-traitance)
- Relances clients
Suivi fournisseurs (référencement, préparation des demandes d’achats, validation et paiement des factures)
Préparation et réalisation de déclarations administratives diverses liées à l’activité du cabinet

Assistance aux équipes techniques (60 collaborateurs répartis sur 3 activités : Audit Financier, Expertise comptable, Conseil) :

Appui de l’équipe RH lors des arrivées/départs de collaborateurs
Suivi de la saisie des temps
Contrôle et paiement des notes de frais
Contrôle normatif des documents commerciaux, rapports et support aux appels d’offres
Support aux associés sur les missions ci-avant

Gestion quotidienne du bureau, des services généraux

Gestion du courrier, accueil des visiteurs et standard
Commandes de fournitures et suivi des stocks
Réservations ponctuelles (restaurants, plateaux repas, déplacements, évènements)

Vous travaillerez sur un ERP intégré.

Missions évolutives selon le profil du candidat notamment sur les missions comptables (participation aux situations comptable, à la clôture et à l’élaboration des budgets)

Qualifications

Vous êtes diplômé(e) d'un bac +2/3 et justifiez d'une expérience de 2 à 5 ans sur un poste administratif polyvalent, d’office management ou en gestion/finance. Des connaissances en comptabilité / finance seront appréciées.

Vous êtes dynamique et avez le sens du contact, vous appréciez travailler en équipe et vous savez vous adapter à différents interlocuteurs. Vous avez le sens de l’engagement et du service.

Votre expression orale/écrite est très bonne, vous êtes à l’aise avec le pack office (excel notamment) et avec les outils et applications digitales en général.

Votre organisation, votre polyvalence et votre proactivité vous permettent de prendre en charge des missions variées avec autonomie et rigueur.

Vous recherchez un poste évolutif et responsabilisant.

Informations sur notre process de recrutement :

Vous serez contacté(e) pour passer 3 entretiens:

1 entretien RH autour de vos motivations et projet professionnel
1 entretien motivation avec la Manager de l'équipe
1 entretien motivation avec 1 Associé du bureau

Informations supplémentaires

Environnement de travail agréable et neufs (bureaux, équipements informatique etc.)
Charte de télétravail flexible (possibilité de télétravailler 1 à 2 jours par semaine, les déplacements en clientèle restant une priorité)
Plan Epargne Entreprise avec Prime d’Intéressement et Participation annuelles
8 semaines de congés / an
Tickets Restaurants

About the Company

Forvis Mazars Greece

Global audit, tax, and advisory services

Forvis Mazars provides professional services such as audit, tax, and advisory to clients ranging from small businesses to large multinationals. It operates through a global network with two main entities, Forvis Mazars, LLP in the United States and Forvis Mazars Group SC, internationally integrated, and serves over 100 countries. The core work involves helping clients comply with regulations, optimize tax strategies, and improve financial performance through specialized services delivered by a global team. The company differentiates itself with a unified brand and emphasis on ethical standards and technical excellence, overseen by the Group Executive Board to ensure consistent quality. The goal is to deliver high-quality, compliant, and value-adding professional services that support clients’ growth and regulatory needs.

Company size: 5,001-10,000
Company stage: Not listed
Total funding: Not listed
Headquarters: Paris, France
Founded: 1945

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