Miele

Premium domestic appliances manufacturer and supplier

Vorstandsassistenz Betriebskrankenkasse

Executive SupportConfirmed live in the last 24 hours

Full-timeGütersloh, GermanyNo salary listedHybrid

About the Job

Requirements

A completed vocational qualification with a standard training duration of at least three years, for example in a commercial field.
Relevant professional experience in administrative tasks or an assistant role, with familiarity with the demands of a varied office routine.
Familiarity with timekeeping and careful, reliable maintenance of timekeeping data.
Knowledge of travel planning and the ability to prepare travel expense reports clearly and accurately.
Ability to communicate in a friendly, clear, and dependable manner with internal and external contacts.
Ability to manage several parallel tasks, set priorities, and work in a structured and reliable manner.

Responsibilities

Coordinate appointments for the executive board of the company health insurance fund and organize objection and administrative board meetings, including room planning and guest support.
Prepare letters, notices, minutes, and meeting records according to instructions for internal and external communications.
Plan prevention courses, coordinating with external providers, arranging rooms and registrations, processing invoices, and ensuring orderly execution.
Coordinate workplace vaccination offerings with company physicians, review offers, and negotiate prices.
Keep timekeeping data current each day, organize business travel, and prepare related travel expense reports.
Handle incoming mail, review outgoing correspondence, order office and catering supplies, and follow up on reported issues.

BeYourself@Miele
Vielfalt schafft die besten Ideen. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Entscheidend sind deine Fähigkeiten, dein Potential und das, was du bewegen möchtest.

Das ist die Aufgabe

Für den Vorstand der Betriebskrankenkasse koordinierst Du Termine und organisierst Widerspruchs- und Verwaltungsratssitzungen einschließlich Raumplanung und Gästebetreuung
Für die interne und externe Kommunikation erstellst Du Anschreiben, Mitteilungen, Niederschriften und Protokolle nach Vorgabe
Du planst Präventionskurse von der Abstimmung mit externen Anbietern über die Raumplanung und Anmeldekoordination bis zur Rechnungsbearbeitung und sorgst für einen gut organisierten Ablauf
Bei der Organisation von Impfangeboten stimmst Du Dich mit den Betriebsärzten der Werke ab, prüfst Angebote und verhandelst Preise
Zeiterfassungsdaten hältst Du täglich aktuell, organisierst Dienstreisen und erstellst die dazugehörigen Reisekostenabrechnungen
Im Büroalltag kümmerst Du dich um die Eingangspost, prüfst ausgehende Schreiben, bestellst Büro- und Gastronomiebedarf und verfolgst gemeldete Störungen

Das überzeugt uns

Eine abgeschlossene Berufsausbildung mit mindestens dreijähriger Regelausbildungsdauer, beispielsweise im kaufmännischen Bereich, bildet Deine fachliche Grundlage
Relevante Berufserfahrung in administrativen Aufgaben oder einer Assistenzfunktion bringst Du mit und kennst die Anforderungen eines vielseitigen Büroalltags
Mit der Zeiterfassung bist Du vertraut und pflegst Daten sorgfältig und zuverlässig
In der Reiseplanung kennst Du Dich aus und kannst Reisekostenabrechnungen nachvollziehbar bearbeiten
Im Austausch mit internen und externen Ansprechpersonen kommunizierst Du freundlich, klar und verbindlich und sorgst für eine angenehme und zuverlässige Zusammenarbeit
Mit Deinem Organisationstalent behältst Du auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick, setzt Prioritäten und erledigst Deine Aufgaben strukturiert und zuverlässig

About the Company

Miele

Premium domestic appliances manufacturer and supplier

Miele makes premium domestic and professional appliances sold worldwide. Its products include washing machines, dryers, dishwashers, ovens, refrigerators, coffee machines and vacuums, plus equipment for commercial laundries, dishwashing and medical or laboratory use. The appliances use built-in sensors and programs to automate tasks, with durable parts and user-friendly interfaces, and professional models designed for high-volume use with service options. As a family-owned company dating back to 1899, it differentiates itself through long product life, strong support, and a global network of subsidiaries and service partners to ensure consistent quality and service, with a goal of providing high-quality, long-lasting devices and dependable service across homes and businesses worldwide.

Company size: 5,001-10,000
Company stage: Not listed
Total funding: Not listed
Headquarters: Gütersloh, Germany
Founded: 1899

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