Client Services Associate - PSA Europe

Collectors is the leading creator of innovative technology that provides value-added services for collectors worldwide. We grade, authenticate, vault, and sell millions of record-setting collectibles, all while modernizing and digitalizing the process to further our mission of helping collectors pursue their passions. We’re always on the lookout for talented people to join our growing team.

Our services span collectible trading cards, autographs, comic books, coins, video games, event tickets, and memorabilia. Our subsidiaries include PSA, PCGS, Beckett, SGC, and Card Ladder.

Since our founding in 1986, we have graded and authenticated millions of items. We employ more than 3000 people across our headquarters in Santa Ana, California and offices in New Jersey, Texas, Florida, Japan, Shanghai, Hong Kong, Canada, Mexico, Germany, the UK, and France.

With our proven track record of success, we are excited to expand our operations to Germany. As a startup operation in this new market, we offer a unique opportunity for innovative and driven individuals to make a significant impact. Join us at the forefront of establishing the PSA brand in Europe and enjoy the benefits of working in a startup environment backed by the stability and resources of a successful US business.

Collectors ist führender Entwickler innovativer Technologien und bietet Sammlern weltweit Dienstleistungen mit zusätzlichen Nutzen. Wir bewerten, authentifizieren, lagern und verkaufen Millionen von Sammlerstücken, die Rekorde brechen. Dabei modernisieren und digitalisieren wir unsere Prozesse kontinuierlich, um Sammler bei der Ausübung ihrer Leidenschaften zu unterstützen. Wir sind stets auf der Suche nach talentierten Mitarbeitern für unser wachsendes Team.

Unser Angebot umfasst Sammelkarten, Autogramme, Comics, Münzen, Videospiele, Veranstaltungstickets und Erinnerungsstücke. Zu unseren Tochtergesellschaften gehören PSA, PCGS, Beckett, SGC und Card Ladder.

Seit unserer Gründung im Jahr 1986 haben wir Millionen von Artikeln bewertet und authentifiziert. Wir beschäftigen mehr als 3000 Mitarbeiter in unserem Hauptsitz in Santa Ana, Kalifornien, und in unseren Büros in New Jersey, Texas, Florida, Japan, Shanghai, Hong Kong, Kanada, Mexiko, Deutschland, das Vereinigte Königreich und Frankreich.

Aufgrund unserer nachweislichen Erfolgsbilanz freuen wir uns, unsere Geschäftstätigkeit auf Deutschland auszuweiten. Als junges Unternehmen in diesem neuen Markt bieten wir innovativen und engagierten Menschen die einzigartige Chance, einen entscheidenden Beitrag zu leisten. Werde  Teil unseres Teams und gestalte  die Zukunft der Marke PSA in Europa mit. Profitiere von den Vorteilen eines dynamischen Startup-Umfelds mit der Stabilität und den Ressourcen eines erfolgreichen US-Unternehmens.

We’re looking for a Collectors Concierge (Client Services Associate) to join our Customer Care team to provide world class customer care to our customers around the world. This role will work directly with customers in person to assist with drop off orders for PSA, PCGS, PSA/DNA, and WATA. They will help shepherd through those orders keeping the customer abreast of any issues that happen along the way up through order fulfillment and pickup. They will also assist with employee submissions as well. Associates will assist with general customer care emails and order assistance during downtime.

Approximately 40% travel is required for this position. Having a valid driver’s license is preferred (but not required).

You’ll report to our Business Development Lead and work from our Frankfurt-am-Main office.

What You'll Do:

• Inform prospective and existing customers of company services, memberships, procedures, policies, and promotions
• Schedule drop offs with customers to allow there to be an organized flow of customers and products to the Collectors facility
• Work with Security and/or Sales if there is a high value submission taking place
• Attend to onsite VIP submitters to ensure a first class guest experience
• Assist with inquiries on orders and pricing with customers at drop off while ensuring all submission forms are accurately filled out, items properly handled, and orders delivered to the Receiving department for order entry
• Work with Logistics, Operations, Customer Care, Sales, CRC, Problem Orders Results, and Shipping to assist with any customer issues, including but not limited to resolving submission form errors, address or shipping updates, and order status inquiries
• Work with Finance on any issues with payment processing
• Research and resolve complaints or issues according to company policies and procedures
• Make calls to follow up on questions, complaints and issues
• Alert Marketing to opportunities to tell success stories from collectors, interview them, get photos for social media, etc.
• Schedule pickups with customers and insure a smooth transaction during those pickups
• Be able to answer questions on the outcome of the submissions
• Assist with Customer Care emails and general inquiries during down time
• Attend trade shows as company representative to assist in order processing with submissions (optional)
• Representatives will strive to earn praise from customers regarding the high quality care they provide via email, written correspondence, Live Chat and social media in particular
• Representatives will be responsible for keeping their workspace and visitor waiting area tidy and well-stocked with necessary supplies
• Organize and manage the pickup room daily, including but not limited to making calls to dealers/customers in advance of end of week or end of quarter to coordinate timely pickups

Who You Are:

• Able to travel up to 40% of the time attending various shows and special events
• 4+ years Customer Care/hospitality experience
• Ability to understand and relay company policies and procedures
• Familiarity with standard concepts, practices, and procedures within our particular field
• Exceptional written communication skills 
• Interpersonal skills - Focuses on solving conflict, not blaming; maintains confidentiality; listens to others without interrupting; keeps emotions under control; remains open to others’ ideas and tries new things
• Teamwork - Balances team and individual responsibilities; exhibits objectivity and openness to others’ views; gives and welcomes feedback; contributes to building a positive team spirit; puts success of team above own interests; able to build morale and group commitments to goals and objectives; supports everyone’s efforts to succeed
• Problem solving - Identifies and resolves problems in a timely manner; works well in group problem solving situations
• Representation - Positively represent the company at all times
• Attention to detail is critical in this role with representative exhibiting solid problem solving abilities
• Ability to work well with a cross section of the Collectors Team
• Valid Driver’s License is preferred

Physical Requirements:

• Computer Use: Typing, mouse work, and sitting and looking at a computer potentially for long periods of time.
• Hand Use: Regular hand use for various tasks.
• Hearing Requirements: Ability to hear alarms, signals, and verbal instructions.
• Lifting and Carrying: Ability to lift, carry, and move materials up to 40 pounds.
• Phone Answering: Talking on the phone and texting may be required, as well as manual dexterity to operate a computer and phone system efficiently. 
• Sitting or Standing: Ability to sit or stand for extended periods of time.

Pay Transparency Statement:

Die Bruttojahresvergütung für diese Position liegt zwischen €46.603,45 und €61.633,07. Die Einordnung innerhalb dieser Spanne erfolgt auf Grundlage objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien wie einschlägiger Berufserfahrung, Qualifikation und Verantwortungsumfang. Zusätzlich kann diese Position für Bonuszahlungen oder andere variable Vergütungsbestandteile in Frage kommen.

Diversity Statement:

Collectors Universe is an equal opportunity employer. We welcome applications from all qualified candidates regardless of ethnic origin, gender, religion or belief, disability, age, or sexual orientation (m/w/d).

Diversity und Chancengleichheit

Collectors Universe ist ein Arbeitgeber der Chancengleichheit. Wir begrüßen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidat*innen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung (m/w/d).

This role requires the candidate to pass a criminal background check.

Diversity Statement:

Collectors Universe is an equal opportunity employer. We welcome applications from all qualified candidates regardless of ethnic origin, gender, religion or belief, disability, age, or sexual orientation (m/w/d).

Diversity und Chancengleichheit:

Collectors Universe ist ein Arbeitgeber der Chancengleichheit. Wir begrüßen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidat*innen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung (m/w/d).

Reasons To Join Us:

• The opportunity to be a part of our Germany operation and to make a meaningful impact on the successful launch of PSA in the EU
• A dynamic and collaborative international team
• An organization dedicated to supporting the passionate Collectors community 
• A competitive salary and benefits

Residents of areas outside the United States: Please see the Collectors Global Privacy Policy, located here.

When you apply to a job on this site, the personal data contained in your application will be collected by Collectors (“Controller”), which is located at 1600 E St Andrew Pl Ste 150 Santa Ana, CA 92705 and can be contacted by emailing [email protected]. You may reach our privacy protection officer by emailing [email protected]. Your personal data will be processed for the purposes of managing Controller’s recruitment, hiring, and related activities, which include but are not limited to setting up and conducting candidate interviews and technical exams, evaluating and assessing the results thereof, and communicating with the candidate. Such processing is legally permissible under Art. 6(1)(f) of Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation) as necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the Controller, which are the solicitation, evaluation, and selection of applicants for Employment.

Your personal data will be collected by and shared with Workday, a cloud services provider located in the United States of America and engaged by Controller to help manage its recruitment and hiring process on Controller’s behalf. Accordingly, if you are located outside of the United States, your personal data will be transferred to the United States once you submit it through this site. Because the European Union Commission has determined that United States data privacy laws do not ensure an adequate level of protection for personal data collected from EU data subjects, the transfer will be subject to appropriate additional safeguards under the 2021 Standard Contractual Clauses adopted by the European Commission. You can obtain a copy of the standard contractual clauses by contacting us at [email protected]. Where necessary, we may share your data with additional recipients for the purpose of processing your application and/or concluding an employment contract. Examples include Deel Inc., our employer of record in Europe, and staffing agencies. We will only do so in accordance with applicable legal requirements.

Your personal data will be retained by Controller as long as Controller determines it is necessary to evaluate your application for employment. Under the GDPR, you have the right to request access to your personal data, to request that your personal data be rectified or erased, and to request that processing of your personal data be restricted. You also have the right to data portability. In addition, you may lodge a complaint with an EU supervisory authority.

We are aware that there are instances where individuals are receiving job offers that fraudulently allege to be from Collectors or one of our business units. This type of fraud can be carried out through false websites, through fake e-mails claiming to be from the company or through social media. We never ask for personal information such as your bank account, Social Security numbers or National IDs, nor do we send or request payments for the purchase of business-related equipment. If you suspect fraud, please reach out to [email protected].

If you require an accommodation to apply or interview with us due to a disability or special need, please email [email protected]

Warum du zu uns kommen solltest:

• Die Möglichkeit, Teil unseres Deutschland-Teams zu werden und den erfolgreichen Start von PSA in der EU aktiv mitzugestalten
• Ein dynamisches, internationales Team mit enger Zusammenarbeit
• Eine Organisation, die sich der Unterstützung der leidenschaftlichen Collectors-Community verschrieben hat
• Eine attraktive Vergütung sowie umfassende Benefits

Für Bewerber außerhalb der Vereinigten Staaten: Bitte lies unsere globale Datenschutzrichtlinie von Collectors hier.

Wenn du dich über diese Website bewirbst, werden die in deiner Bewerbung enthaltenen personenbezogenen Daten von Collectors („Verantwortlicher“) verarbeitet. Der Verantwortliche hat seinen Sitz in 1600 E St Andrew Pl Ste 150, Santa Ana, CA 92705, USA und ist unter [email protected] erreichbar. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichst du unter [email protected].

Deine personenbezogenen Daten verarbeiten wir, um unseren Recruiting- und Einstellungsprozess durchzuführen. Dazu gehört insbesondere die Organisation und Durchführung von Bewerbungsgesprächen und fachlichen Assessments, die Auswertung der Ergebnisse sowie die Kommunikation mit dir im Bewerbungsprozess. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), da sie für die Durchführung und Steuerung unseres Bewerbungsprozesses erforderlich ist.

Deine Daten werden außerdem von Workday, einem Cloud-Dienstleister mit Sitz in den USA, verarbeitet, den wir zur Unterstützung unseres Recruiting- und Einstellungsprozesses einsetzen. Wenn du dich außerhalb der USA befindest, werden deine Daten daher in die USA übermittelt, sobald du sie über diese Website einreichst.

Da die Europäische Kommission festgestellt hat, dass in den USA kein gleichwertiges Datenschutzniveau besteht, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter zusätzlicher Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission aus dem Jahr 2021. Eine Kopie dieser Standardvertragsklauseln kannst du unter [email protected] anfordern.

Soweit erforderlich, geben wir deine Daten an weitere Empfänger weiter, um deine Bewerbung zu bearbeiten und/oder einen Arbeitsvertrag abzuschließen. Dazu können beispielsweise Deel Inc, unser Employer of Record in Europa oder Personalvermittlungsagenturen zählen. Dies erfolgt selbstverständlich nur im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorgaben.

Wir speichern deine personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Prüfung deiner Bewerbung erforderlich ist. Nach der DSGVO hast du das Recht auf Auskunft über deine gespeicherten Daten, auf Berichtigung oder Löschung sowie auf Einschränkung der Verarbeitung. Außerdem hast du das Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus kannst du dich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde in der EU beschweren.

Uns sind Fälle bekannt, in denen Personen betrügerische Stellenangebote erhalten, die vorgeblich von Collectors oder einem unserer Geschäftsbereiche stammen. Solche Betrugsversuche erfolgen häufig über gefälschte Websites, gefälschte E-Mails im Namen des Unternehmens oder über soziale Medien.

Bitte beachten Sie: Wir fragen im Bewerbungsprozess niemals nach persönlichen Daten wie Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer oder nationaler Identifikationsnummer. Ebenso versenden wir keine Zahlungen und fordern keine Zahlungen für die Beschaffung von Arbeitsmitteln oder Ausrüstung.

Sollten Sie einen Betrugsversuch vermuten, wenden Sie sich bitte an [email protected].

Sollten Sie aufgrund einer Behinderung oder besonderer Bedürfnisse eine Unterstützung bei der Bewerbung oder beim Vorstellungsgespräch bei uns benötigen, senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected]