People & Office Manager

Deine Rolle

Wir suchen eine:n People & Office Manager:in, die/der unser Team von innen heraus zusammenhält. Durch kompetente HR-Arbeit, warme Gastfreundschaft und operative Exzellenz.

In dieser Position bist du das Bindeglied zwischen Menschen, Prozessen und Kultur. Du verantwortest alles rund um unsere Mitarbeiter:innen, von der Rekrutierung über das Onboarding bis hin zur Weiterentwicklung. Gleichzeitig bist du das Gesicht von Flux: Du begrüsst Besucher:innen an der Reception, organisierst Termine, und sorgst dafür, dass sich jede:r bei uns willkommen fühlt.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung zusammen und hast die Möglichkeit, HR-Prozesse aktiv mitzugestalten. Bei Flux arbeitest du nicht nur nach Playbook – du schreibst das Playbook mit. Deine Ideen für ein besseres Arbeitsumfeld zählen.

Was du bei uns bewegen kannst

Im Bereich HR & People:

• Recruiting, Ausschreibung und Unterstützung bei der Auswahl von neuen Mitarbeiter:innen
• Onboarding und Integration neuer Kolleg:innen, von der Willkommensvorbereitung bis zur erfolgreichen Einarbeitung
• Verwaltung von Personalverträgen, Versicherungen und Arbeitsgesetzen
• Koordination mit Treuhandbüro und externen HR-Partnern
• Führung von Personaladministration (Daten, Aktualisierungen, Abgänge)
• Vorbereitung von Lohnläufen und Gehaltsabrechnung
• Betreuung von Mitarbeiter:innen bei Fragen und Anliegen

Im Bereich Office & Kultur:

• Empfang und Besuchsmanagement – du bist die erste Kontaktperson
• Telefon und Info-Adresse bedienen
• Organisation von Meetings, Reisen und Events für die Geschäftsleitung
• Planung und Umsetzung von Team-Events (Aperos, Weihnachtsessen, Team-Lunche)
• Kulturelle Aktivitäten: Geburtstage feiern, Willkommensgeschenke, Teamspirit pflegen
• Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung bei der Gestaltung der Unternehmenskultur

Im Bereich Operations:

• Verwaltung und Koordination der Büroräume und Infrastruktur
• Supportfunktion für verschiedene Fachbereiche bei organisatorischen Fragen

Wie du in dieser Rolle erfolgreich sein wirst

Fachliche Qualifikationen:

• Abgeschlossene HR-Ausbildung (Fachfrau/-mann Personalwesen oder ähnlich) oder mehrjährige praktische HR-Erfahrung
• Sichere Kenntnisse in Personaladministration, Arbeitsgesetzen und AHV/Versicherungen
• Erfahrung im Recruiting und Onboarding
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, jede weitere Fremdsprache ist ein Vorteil
• Sicherer Umgang mit Standard-Bürosoftware und idealerweise mit HR-Tools

Persönliche Eigenschaften:

• Warmherzigkeit & Empathie: Du interessierst dich für Menschen und ihre Anliegen
• Organisationsstärke: Detailorientierung und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu verwalten
• Offenheit & Kommunikation: Du kannst offen mit verschiedenen Menschen sprechen – vom Azubi bis zur Geschäftsleitung
• Hands-on Mentalität: Du packst an und scheust keine Aufgabe - ob es um die Vorbereitung eines Aperos oder um komplexe HR-Prozesse geht
• Struktur & Zuverlässigkeit: Du hältst, was du versprichst, und dokumentierst sorgfältig
• Diskretion: Du behandelst vertrauliche Informationen mit der nötigen Sorgfalt

Was dich auszeichnet:

• Freude daran, Kultur zu gestalten und nicht nur zu verwalten
• Verständnis für ein Startup-Umfeld mit schnellen Prozessen
• Eigeninitiative und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
• Lust, gemeinsam mit dem Unternehmen zu wachsen. Wir skalieren in den kommenden Monaten und Jahren deutlich

Dein Umfeld

Bei Flux entwickeln wir elektrische Nutzfahrzeuge in kleinen, hochverantwortlichen Teams. Unsere Fahrzeuge sind bereits im realen Einsatz – auf Baustellen, in Städten und im täglichen Betrieb unserer Kunden.

Das bedeutet für dich: Du arbeitest nicht in einem großen Department mit starren Prozessen. Du gestaltest aktiv mit und hast direkten Zugang zur Geschäftsleitung. Deine Ideen zählen. Du siehst die Auswirkungen deiner Arbeit direkt. Wenn das Onboarding reibungslos läuft, merken wir das sofort. Wenn eine neue Kollegin sich willkommen fühlt, strahlt das durchs ganze Unternehmen.

Wir wachsen schnell. Deine Rolle wird mit uns wachsen – und du bekommst die Chance, echte Strukturen aufzubauen, während das Unternehmen skaliert.

Wenn du gerne mit Menschen arbeitest, Struktur liebst, und in einem Umfeld arbeiten möchtest, in dem echte Kultur wichtiger ist als Hierarchie, passt diese Rolle gut zu dir.