Chargé de Gestion Documentaire et de Conformité Immobilière

Description du poste

Direction : Immobilier France
Rattachement : Direction Immobilière France
Périmètre : Parc immobilier France

Finalité du poste

Assurer la gestion documentaire, le suivi des obligations réglementaires et la conformité administrative du parc immobilier, en coordination avec les équipes internes, les bailleurs et les prestataires.

Missions principales

Gestion documentaire immobilière (GED)

• Administrer et mettre à jour la GED immobilière.
• Centraliser et archiver les documents immobiliers : baux, avenants, diagnostics, rapports de contrôles, attestations et documents techniques, suivi des adresses et dates de baux…
• Garantir la fiabilité et l'exhaustivité des dossiers immobiliers.
• Contribuer au paramétrage de l'IA pour automatiser la récupération, l'identification, le classement et la mise à jour des documents immobiliers.

Contrôles réglementaires et levée des réserves

• Planifier et suivre les contrôles réglementaires des bâtiments.
• Collecter, analyser et archiver les rapports de contrôle.
• Identifier les réserves et piloter leur levée en coordination avec les prestataires et les équipes internes.
• Assurer le suivi des actions correctives jusqu'à leur clôture et obtenir les justificatifs correspondants.
• Alerter sur les non-conformités et les échéances critiques.

Diagnostics immobiliers et dossiers amiante

• Centraliser et tenir à jour les dossiers techniques amiante (DTA) et les diagnostics réglementaires.
• Suivre les échéances et solliciter les mises à jour nécessaires auprès des interlocuteurs concernés.

Suivi des dossiers ERP

• Constituer et suivre les dossiers administratifs relatifs aux établissements recevant du public (ERP).
• Assurer le suivi des autorisations, des commissions de sécurité et des éventuelles mises en conformité.

Gestion des assurances des sites

• Collecter et actualiser les attestations d'assurance des sites.
• Assurer le suivi administratif des dossiers d'assurance et des sinistres, en lien avec les services concernés.

Reporting et pilotage

• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi documentaire et réglementaire.
• Suivre les échéances, les réserves en cours et les actions correctives.
• Produire un reporting régulier auprès de la Direction Immobilière.

Qualifications

Formation et expérience

• Bac +2/3 en immobilier, gestion administrative ou gestion technique des bâtiments.
• Expérience en gestion immobilière ou gestion documentaire appréciée.
• Une expérience dans un environnement multisites serait un atout.

Compétences et qualités

• Maîtrise d'Excel et des outils de GED.
• Connaissance des obligations réglementaires immobilières.
• Rigueur, organisation et autonomie.
• Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs et à assurer les relances.
• Sens du service, réactivité et capacité d'alerte.

Informations supplémentaires

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