Client Operations Specialist

Chargé.e des opérations clients

Tu ne viens pas gérer un agenda. Tu viens débloquer ce qui bloque, peu importe à qui appartient le sujet.

Vooban est en train de changer de vitesse. On ne fait plus juste des projets pour nos clients : on conçoit, on bâtit et on commercialise nos propres produits technologiques. Et un département qui grandit à cette vitesse-là, ça ne cherche pas quelqu'un pour tenir l'agenda ou remplir des rapports. On cherche une personne avec un vrai mindset de builder, qui veut prendre en charge des dossiers de bout en bout, mettre de l'ordre dans le chaos opérationnel, et bâtir les systèmes sur lesquels tout le département va rouler.

Tu seras la première personne à occuper ce poste chez Vooban. Ce que tu vas construire, structurer et faire rouler dans les prochains mois va avoir une vraie influence sur la façon dont tout le département fonctionne. Pas de grosse machine où tout est déjà décidé : tu embarques drette au début.

Concrètement, ton quotidien change tous les jours. Un matin tu montes les chiffres pour une revue au conseil, l'après-midi tu répares un rapport de pipeline qui ne balance plus. Le lendemain, tu coordonnes trois équipes qui n'avancent pas au même rythme pour sortir un dossier à temps, ou tu fouilles dans les données pour dire clairement quels comptes risquent de ne pas renouveler. Tu ne gères pas un secteur, tu portes ce qui doit avancer, peu importe où ça se trouve dans l'organisation. Si tu trippes sur jongler avec des dossiers qui bougent vite et des équipes à aligner, cherche pu, on a la place que tu recherches.

Ce que tu feras tous les jours (les fondations, ta priorité)

• Prendre en charge des dossiers confiés par la direction, de la recherche jusqu'au suivi, jusqu'à ce que ce soit réglé ;
• Préparer le matériel derrière les rencontres de direction, les mises à jour au conseil et les conversations clients, chiffres compris ;
• Tenir la cadence opérationnelle du département : OKR, revues d'affaires hebdomadaires et mensuelles, tableaux de bord, reddition de comptes honnête ;
• Bâtir et maintenir les systèmes sur lesquels le département fonctionne : hygiène du CRM, données de santé des comptes, rapports, documentation interne ;
• Transformer le travail manuel récurrent en processus automatisé, documenté ou carrément éliminé (ton ennemi juré : le copier-coller Excel à 23h) ;
• Extraire, nettoyer et analyser les données pour répondre à des questions concrètes (santé des comptes, adoption, risque de non-renouvellement, capacité et coûts), et les présenter de façon exploitable.

Ce que tu feras aussi (dès que ça déborde d'une seule équipe)

• Suivre les engagements pris à travers le département pour qu'aucun ne s'éteigne sans décision ;
• Coordonner des initiatives qui traversent les équipes Clients, Produit, Ventes, Marketing et Finances, sans avoir d'autorité hiérarchique sur personne ;
• Réaliser les recherches de marché, de concurrence, de tarification et de fournisseurs quand une décision doit s'appuyer sur des faits, pas sur une intuition ;
• Débloquer ce qui bloque, peu importe à qui appartient le sujet ;
• Soutenir le recrutement, l'intégration et la mise en place des équipes à mesure que le département grandit.

Voici les forces qu'on cherche

• Tu es autosuffisant.e : tu pars trouver la réponse plutôt que d'attendre qu'on te la donne ;
• Tu sais cerner le vrai problème avant de foncer dans la mauvaise direction ;
• Ce que tu promets se réalise à la date prévue, sans qu'on ait à te relancer ;
• Tu es à l'aise d'aller chercher de l'info auprès de plein de monde, avec tact et discrétion ;
• Tu résumes une situation compliquée en cinq phrases claires, pas en dix diapositives.

Les incontournables pour joindre notre équipe

• Minimum 4 ans d'expérience en opérations, conseil, analyse, chef.fe de cabinet ou gestion de projet, ou un parcours qui rend le nombre d'années non pertinent ;
• Expérience en contexte de startup ou de scale-up, là où le processus n'existait pas encore ;
• Bilinguisme français-anglais : non négociable ;
• Maîtrise avancée des chiffriers : tableaux croisés dynamiques, recherches, modélisation ;
• Utilisation avancée des outils d'IA, avec l'envie d'en repousser les usages ;
• Des notions de SQL, de Python ou de scripts, un atout, pas une exigence ;
• Poste basé à Montréal, en mode hybride, avec des déplacements occasionnels au Canada (rien aux États-Unis pour l'instant).

Ce qu’on t’offre : 

Chez Vooban, on prend soin de notre monde! C’est pourquoi on a tout mis en place pour créer un environnement de travail chaleureux et stimulant où il fait bon innover. Le bien-être de notre personnel nous tient à cœur et on fait tout en notre pouvoir pour offrir des avantages et une ambiance hors du commun.

Les avantages de te joindre à la gang :

🏠 Nous travaillons en formule hybride. Tu veux aller au bureau? Tu peux y aller! Tu préfères travailler de chez toi et te rendre au bureau de temps en temps? Aucun souci!;

❤️‍🩹 Assurances collectives individuelles payées à 100 % par Vooban;

📈 Un régime de REER auquel Vooban contribue jusqu'à 4% de ton salaire, jusqu'à concurrence de 4 000$;

🍎Des formations diversifiées seront offertes, parce qu’on a à coeur que tu puisses continuer à te développer;

🛜 120 $ par mois pour payer ton internet et ton forfait cellulaire;

⚽ Chaque employé dispose de 500$ pour l'encourager à faire de l'activité physique;

🖥️ 500$ dès l'embauche pour construire ton set-up de travail de rêve, chez toi ou au bureau;

🚘 Remboursement du stationnement (Québec) ou de la passe de métro ou d'autobus (Québec et Montréal);

📱Service de télémédecine gratuit;

✨Plusieurs comités sociaux à l'interne, 5@7, team building mensuels, café et bière à volonté, une ambiance de travail incroyable et encore plus!