General Affairs Lead / Manager

COR-231 General Affairs Lead / Manager 総務リード／マネージャー

AI Robot Association · Heiwajima, Japan · Full-time · Posted 2026-02-25

Salary: unknown currency 8,000,000–12,000,000

Workplace: on_site

Department: Corporate Division

Description

広義の“総務”を束ね、要求の本質から動かすリード ― 立ち上げ期の国家プロジェクトを運営から支える

AIロボット協会（AIRoA）の「総務」は、いわゆる総務部にとどまりません。オフィス運営・購買・調達から、法人運営（理事会・総会）、拠点・ファシリティ、秘書機能まで含む“協会運営の土台”全体を指します。このポジションは、その広義の総務を、ご自身の専門性を軸に束ね、要求元の本質を掴んで「本当に必要か」を整理しながら前に進めるリード／マネージャーです。立ち上げ期ゆえ“型”はこれから。経営・他部門と直接やり取りしながら、運営の仕組みを自分の裁量でつくっていけます。

Leading 'General Affairs' in its broadest sense and driving impact from the core requirements — Supporting a national project in its launch phase from the operational front

At the AI Robot Association (AIRoA), Corporate Services extends well beyond standard office administration. It encompasses the foundational backbone of our organization, including office operations, procurement, corporate governance (board and shareholder meetings), facility management, and executive support.

In this Lead/Manager position, you will consolidate these holistic operations around your core expertise, driving initiatives by understanding true stakeholder needs and evaluating what is essential. As an early-stage initiative without established templates, you will collaborate directly with executive leadership and cross-functional teams to design operational frameworks from scratch with significant autonomy.

主な業務内容

AIロボット協会（AIRoA）の総務（広義：総務部・法人運営・ファシリティ・購買・秘書 等）を束ねるリード／マネージャーとして、協会運営の土台づくりを担っていただきます。最初からすべてを担う必要はなく、ご自身の経験・専門性を発揮できる領域から入り、将来的に幅を広げていただく想定です。

【主な担当業務（例）】

1. オフィス環境の整備　※中心業務
2. 備品・資材等の調達／購買（ロボット関連の資材・デザイン等を含み、購買量が多いのが特徴）　※中心業務
3. 理事会・総会等の会議運営（現状は秘書部が主担当。広義の総務として関与）
4. 秘書・法人運営（理事・委員会対応、VIP・要人来訪の受け入れ対応 等）
5. 拠点・施設のファシリティ（設備運営・拠点構築、BCP・防災、ロボット搬入・安全管理、倉庫等の管理）
6. 情報管理（情報セキュリティ・安全／衛生管理 等）

※担当領域はご自身の専門性により配置。経営・他部門と直接コミュニケーションし、一定数のディレクションを担います。

Position Overview

As a Lead / Manager overseeing General Affairs in a broad sense (including Corporate Operations, Governance, Facilities, Procurement, and Executive Support) at the AI Robot Association (AIRoA), you will be responsible for building the foundation of our association’s management. You are not expected to handle everything from day one; rather, you will start in areas that match your background and expertise, gradually expanding your scope over time.

Key Responsibilities (Examples):

1. Office Environment Management (Core Responsibility)
2. Procurement & Purchasing of Supplies and Equipment (Core Responsibility – Characterized by high-volume purchasing, including robot-related materials and design items)
3. Board and General Assembly Meeting Operations (Currently led by the Executive Assistance team; you will participate from a broader Corporate Operations perspective)
4. Executive Support & Corporate Governance (Handling board/committee communications, VIP visits, etc.)
5. Site & Facility Management (Managing facilities and site setups, BCP/disaster preparedness, robot delivery & safety control, warehouse management, etc.)
6. Information Management (Information security, health and safety management, etc.)

Note: Specific assignments will be tailored to your expertise. You will communicate directly with executive management and other departments while exercising leadership and direction across your domain.

【AIRoAの「総務リード/マネージャー」の醍醐味】

AIロボット協会（AIRoA）の総務は「決められた事務を回すだけ」ではありません。要求元が本当に必要としていることを掴み、「それは本当に必要か」を自分で整理しながら運営を前に進める“課題解決型”の総務です。オフィス・購買・会議運営から拠点・ファシリティ、法人運営まで、幅広い“協会運営の土台”を束ね、経営・他部門と直接やり取りしながら意思決定に近い立場で動けます。ロボット関連の資材調達や拠点構築など、フィジカルAIの現場ならではの総務に携われるのも魅力です。

【What Makes the “General Affairs Lead / Manager” Role at AIRoA Unique】

General Affairs at the AI Robot Association (AIRoA) is far more than just performing routine administrative tasks. It is a problem-solving role where you identify the true needs behind requests, evaluate what is genuinely necessary, and drive operations forward.

You will lead the operational foundation of the association across a broad scope—from office management, procurement, and meeting operations to facilities and corporate governance—working directly with executive management and other departments from a decision-making standpoint. Another unique appeal is the opportunity to be involved in operations specific to the Physical AI domain, such as procuring robotics-related materials and setting up operational sites.

【スタートを切ったばかりのAIRoAで挑戦する魅力】

AIロボット協会（AIRoA）は立ち上げフェーズの組織で、総務の“型”もこれから整える段階です。既存のやり方をなぞるのではなく、オフィス運営・購買・会議運営・拠点/ファシリティなどの仕組みを、ご自身の裁量でゼロベースから形にしていけます。運営の仕組みそのものをこれから整え、体制を拡充していく――その中核を担える立ち上げ期ならではの魅力があります。

【The Appeal of Taking On This Challenge at AIRoA, Just as We Are Getting Started】

The AI Robot Association (AIRoA) is in its early launch phase, meaning our General Affairs processes are still taking shape. Rather than simply following existing routines, you will have the autonomy to build operational frameworks from scratch across office management, procurement, meeting operations, and facilities. You will play a central role in designing these systems and expanding the team—offering the unique excitement and fulfillment that only an early-stage organization can provide.

【AIRoAの概要】

AIロボット協会（AIRoA）は2024年12月設立の組織で、『ロボットとAIの融合によってロボット開発の技術を革新する』『社会におけるロボットの活用を推進する』の2つの目的を掲げています。世界中でAIが急速に発展する一方、ロボット開発ではデータ不足が深刻な課題です。私たちはNEDO（国立研究開発法人 新エネルギー・産業技術総合開発機構）から200億円を超える委託を受け、国家プロジェクトを進めています。

【About AIRoA】
Established in December 2024, the AI Robot Association (AIRoA) was founded with two key objectives: "Innovating robot development technology through the integration of robotics and AI" and "Promoting the societal implementation of robots." While AI is advancing rapidly worldwide, the severe shortage of data remains a critical challenge in robotics development. To address this, we are driving a major national project backed by over 20 billion yen in commissioned funding from NEDO (New Energy and Industrial Technology Development Organization).

●募集背景

AIロボット協会（AIRoA）では会員企業・プロジェクトの拡大に伴い、協会運営（オフィス・購買・会議運営・法人運営・拠点管理 等）の業務が急速に増えています。組織の成長に運営体制の整備が追いついておらず、正職員として自走できる運営基盤づくりが急務です。総務全体を束ねる体制を強化するため、複数の総務機能をリードできる方を増員します。

●Recruitment Background

Driven by the expansion of member companies and ongoing projects, the operational workload at the AI Robot Association (AIRoA)—spanning office operations, procurement, meeting administration, corporate governance, and site management—is growing rapidly. To keep pace with our organizational growth, urgently building a self-sustaining operational foundation staffed by full-time personnel is essential. To strengthen our capability to unify all General Affairs functions, we are expanding our team and seeking individuals who can lead multiple operational domains.

●将来のミッション

入社後はまず、ご自身の専門性を発揮できる領域（オフィス・購買・会議運営・ファシリティ・法人運営 等）から、協会運営のオペレーションを担っていただきます。そのうえで、担当領域を広げながら、運営体制を正職員中心に整え、総務全体を横串で束ねていく役割を期待しています。将来的には、協会運営の要として総務機能全体をリードするキャリアも描けます。

●Future Mission

Upon joining, you will initially take charge of association operations in areas where you can leverage your expertise, such as office management, procurement, meeting operations, facilities, or corporate governance. From there, as you expand your scope, we expect you to help transition our operational structure to a core team of full-time staff and systematically connect and unify all General Affairs functions across the organization. Looking ahead, you can envision a career leading the entire General Affairs domain as a key driving force behind our operations.

Requirements

【必須要件】

• 総務（総務系の管理部門）での実務経験3年以上
• ピープルマネジメント経験1年以上
• 要求元の本質を掴み、「本当に必要か」を整理しながら物事を前に進められるコミュニケーション力・課題解決力（ポータブルスキル）
• ベンチャー／立ち上げフェーズの環境で、守備範囲を決めず自分で仕組みをつくっていけるマインド
• 自身の担当領域にとどまらず、協会全体の目的達成に視座を高く持って関われる方

※実務の細かな専門性は入社後のキャッチアップで問題ありません（AI等の活用も含む）。

Required Qualifications:

• 3+ years of practical experience in General Affairs or related administrative management functions

• 1+ year of people management experience

• Strong communication and problem-solving skills (portable skills) to identify the core intent behind requests, evaluate what is genuinely necessary, and drive initiatives forward
• A hands-on mindset suited for a startup or launch-phase environment, with a willingness to take ownership and build systems without restricting one's own scope
• The ability to maintain a high-level perspective beyond one's immediate domain and actively contribute to achieving the association's overall goals

Note: Detailed operational expertise (including the use of AI tools) can be learned on the job after joining.

【歓迎要件】

• スタートアップ等で“一人総務／一人管理本部”のように、幅広い管理業務を立ち上げ・推進した経験
• 秘書・法人運営（理事会・総会運営、理事・委員会対応、VIP／要人対応）の経験
• ファシリティ・拠点構築・設備／BCP・防災・安全管理、購買・調達の経験
• 一般社団法人・業界団体・学会などでの事務局運営経験
• 総務だけでなく、労務・人事・経理など複数バックオフィス領域を横断した経験
• AI・ロボット・ディープテック領域への興味・関心
• 会員管理システムやSaaSツールを活用した業務改善・プロジェクトマネジメントの経験

Preferred Qualifications:

• Experience setting up and driving a broad range of administrative operations, such as serving as a "solo General Affairs" or "solo Back-Office" in a startup environment
• Experience in executive secretarial support and corporate governance (running Board of Directors / General Assembly meetings, supporting board members and committees, and hosting VIPs)
• Experience in facility management, site setup, equipment/BCP/disaster preparedness/safety control, and purchasing/procurement
• Experience managing secretarial or administrative operations at general incorporated associations, industry associations, or academic societies
• Cross-functional experience across multiple back-office domains beyond General Affairs, such as HR, labor, and accounting
• A genuine interest and enthusiasm for AI, robotics, and Deep Tech sectors
• Experience in process improvement and project management utilizing member management systems and SaaS tools

【語学力】

• 日本語（ネイティブレベル）
• 英語（歓迎／必須ではありません）：あれば尚可（海外企業・研究機関との連携等）。日常業務は日本語が中心です。

Language Skills

• Japanese: Native level
• English: Preferred / Optional (Useful for collaboration with overseas companies and research institutions). Daily operations are primarily conducted in Japanese.

求める人物像

次のような方を求めています。

・「言われた通り」ではなく、要求元の本質を掴んで「本当に必要か」を整理し、自分で前に進められる方

・守備範囲を決めず、幅広い協会運営を自分ごととして引き受けられる方

・経営・他部門と直接コミュニケーションし、一定数のディレクションを担える方

・立ち上げ期の変化を楽しみ、自らの裁量で仕組みをつくっていける方

Ideal Candidate Profile

We are looking for individuals who:

• Do not simply follow instructions, but understand the core intent behind requests, evaluate what is genuinely necessary, and drive initiatives forward independently.
• Take full ownership of a wide range of association operations without limiting their scope of responsibilities.
• Can communicate directly with executive management and cross-functional teams while providing a strong degree of leadership and direction.
• Embrace change in an early-stage launch environment and enjoy building operational systems from scratch using their own discretion.

【Estimated Annual Salary】

10,000,000 JPY – 14,000,000 JPY

【想定年収】

1,000万円～1,400万円

Benefits

●勤務地

東京都大田区平和島6-1-1 東京流通センターA棟AW4-5/4-6

●Work location

Tokyo Ryutsu Center A Bldg. AW4-5/4-6, 6-1-1 Heiwajima, Ota-ku, Tokyo 143-0006, Japan

●その他

リモートワーク可ではありますが、原則として出社での勤務を想定しています。

エンジニアや研究者も多くは出社し、ロボットを前に研究開発に取り組んでいます。

●Other

While remote work is possible, this role is primarily expected to be office-based.

Most of our engineers and researchers also work on-site, conducting research and development directly in front of the robots.

●オフィス紹介

私たちは現在、流通センター内に300坪を超える広大なオフィス兼研究施設を構えています。この空間では、AIロボットをすぐそばに感じながら、ビジネスチームとエンジニアチームが密接に連携し、日々の業務と研究開発を進めています。施設には、AIロボット協会のメンバーだけでなく、協力企業の技術者や研究者、会員企業の方々も頻繁に訪れます。そのため、AIやロボティクスの最前線で活躍する多様な専門家が集う場となっています。

●Our Office

We currently operate out of a spacious office and research facility of over 1,000 m² located in the Ryutsu Center area. In this space, our business teams and engineering teams work in close collaboration, advancing both day-to-day operations and R&D with AI robots always close at hand. The facility is frequently visited not only by members of the AI Robot Association, but also by engineers and researchers from partner companies and representatives from member companies. As a result, it serves as a hub where diverse experts at the forefront of AI and robotics gather and interact.

●働く仲間

現在、私たちのもとには世界中から優秀なエンジニアや研究者が参画しています。中には、海外在住の方が来日し、チームの一員としてプロジェクトに参加しているケースもあります。国籍やバックグラウンドを超えて、多様な才能が集まり、互いに刺激し合いながら未来を形づくり、世界に開かれた研究開発組織を作りたいと考えております。

●Your Colleagues

Today, highly skilled engineers and researchers from around the world are part of our organization. Some members have even relocated from overseas to Japan to join our projects on site. We aim to build a globally open R&D organization where diverse talent, regardless of nationality or background, come together, inspire one another, and shape the future.

●人事・人材開発制度

[研修制度]

• OJT
• 海外含む社外カンファレンス研修
• コンプライアンス研修
• セキュリティ研修

[社内制度]

• 年2回の評価制度（半期ごと）
• 社内勉強会
• 社内図書館
• 外部研修支援

[福利厚生]

• 書籍購入支援
• ランチ代・軽食代補助
• フリードリンク
• 通勤交通費支給（上限5万円/月）
• 月次の全社イベント開催（AIRoA Circle, 交流会）
• Family Day
• AIRoAシャツなどの提供

●HR and Talent Development Programs

[Training Programs]

• On-the-Job Training (OJT)
• Training through participation in external conferences, including overseas events
• Compliance training
• Security training

[Internal Programs]

• Performance reviews twice a year (every half year)
• In-house study sessions
• In-house library
• Support for external training programs

[Benefits]

• Support for book purchases
• Subsidies for lunch and light snacks
• Free drinks
• Commuting allowance (up to JPY 50,000 per month)
• Monthly company-wide events (AIRoA Circle, social gatherings)
• Family Day
• AIRoA-branded shirts and other items provided

Apply

Apply at AI Robot Association

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