Patient Care Coordinator - Intake

McKesson is an impact-driven, Fortune 10 company that touches virtually every aspect of healthcare. We are known for delivering insights, products, and services that make quality care more accessible and affordable. Here, we focus on the health, happiness, and well-being of you and those we serve – we care.

What you do at McKesson matters. We foster a culture where you can grow, make an impact, and are empowered to bring new ideas. Together, we thrive as we shape the future of health for patients, our communities, and our people. If you want to be part of tomorrow’s health today, we want to hear from you.

À propos du poste

Le ou la Coordonnateur(trice), soins aux patients et admission, bilingue contribue à faciliter l’accès des patients aux traitements par perfusion et injection en assurant le traitement précis des nouvelles demandes de référence, des renouvellements et de la documentation liée aux soins de santé avant le passage à l’étape de la planification des rendez-vous.

Au sein de l’équipe INVIVA, vous examinerez les demandes reçues, créerez et mettrez à jour les profils des patients, validerez la documentation requise et collaborerez avec les équipes responsables de la planification, les pharmacies, le personnel infirmier, les médecins et les programmes de soutien aux patients. Ce poste convient particulièrement à une personne possédant de l’expérience en administration dans le domaine de la santé, qui fait preuve d’un excellent sens de l’organisation et d’une grande attention aux détails, qui est à l’aise avec la gestion de renseignements confidentiels sur les patients et qui sait gérer plusieurs priorités dans un environnement au rythme soutenu.

Ce que vous ferez :

• Examiner et trier les demandes d’admission reçues et acheminer les demandes urgentes à l’équipe appropriée responsable de la planification des rendez-vous des patients.
• Traiter avec précision les nouvelles demandes de référence des patients, les inscriptions, les renouvellements, les modifications aux ordonnances médicales et les autres demandes de services d’admission, conformément aux délais de service établis.
• Créer et mettre à jour les profils des patients, notamment les renseignements sur les médicaments, les traitements, les prescripteurs et les références, avant le passage à l’étape de la planification.
• Vérifier les formulaires de référence, les ordonnances des médecins et les documents justificatifs afin d’en assurer l’exactitude et l’intégralité.
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des programmes de soutien aux patients, du personnel infirmier, des médecins, des pharmacies et des équipes internes afin d’obtenir les renseignements manquants ou incomplets.
• Tenir à jour des dossiers patients exacts, complets et confidentiels dans les systèmes de planification et de gestion des patients.
• Coordonner les activités d’admission avec les équipes de planification, de pharmacie et de soins infirmiers ainsi qu’avec les partenaires des programmes afin d’assurer une expérience fluide et efficace aux patients.
• Traiter la documentation après les rendez-vous, notamment les rapports de visite, les résultats de rendez-vous incomplets et les événements indésirables signalés, conformément aux procédures et aux délais établis.
• Signaler au chef d’équipe ou au superviseur approprié les suivis d’admission en retard ou non résolus.
• Soutenir les activités régionales en Ontario, au Québec et dans l’Ouest canadien en fonction du volume de travail et des besoins opérationnels.
• Participer à la formation polyvalente et offrir, au besoin, un soutien administratif pour d’autres processus liés à l’admission, à la coordination, aux rappels et aux rapports de perfusion.
• Respecter les exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels, les politiques organisationnelles, les indicateurs clés de rendement et les ententes contractuelles sur les niveaux de service.

Exigences de base

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Au moins trois ans d’expérience pertinente en administration des soins de santé, en services aux patients, en administration de cabinet médical, en coordination des références ou des admissions, ou dans un environnement comparable de soutien administratif.
• Expérience dans le traitement de dossiers confidentiels, de références, de formulaires, d’ordonnances ou d’autres documents nécessitant un haut degré de précision.
• Expérience avec des systèmes informatisés de planification des rendez-vous, de gestion des patients, de dossiers médicaux électroniques, de gestion de la relation client (CRM) ou de saisie de données.
• Capacité démontrée à saisir et à vérifier des renseignements avec exactitude tout en gérant plusieurs priorités et échéances.

Compétences et expérience privilégiées

• Expérience en admission de patients, en services de perfusion, en pharmacie spécialisée, au sein de programmes de soutien aux patients, de cliniques médicales ou de services pharmaceutiques destinés aux patients.
• Expérience dans l’examen d’ordonnances médicales, de renseignements sur les médicaments, de rapports après visite ou de documentation relative aux événements indésirables.
• Grand souci du détail et excellentes compétences en matière d’organisation, d’établissement des priorités et de suivi.
• Capacité à communiquer de façon claire et professionnelle avec les professionnels de la santé et les partenaires interfonctionnels.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en contribuant à un environnement d’équipe collaboratif.
• Expérience de travail selon des ententes sur les niveaux de service, des objectifs de productivité ou des indicateurs clés de rendement opérationnel.
• Capacité d’adaptation et volonté d’apprendre de nouveaux processus administratifs et régionaux.

Déplacements, présence au bureau et exigences physiques

• Horaire régulier du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h, heure de l’Est.
• La présence à une réunion obligatoire au bureau par mois est requise.
• Aucun déplacement professionnel régulier n’est prévu.
• Le poste comporte principalement des tâches administratives effectuées à l’ordinateur et nécessite de demeurer assis pendant des périodes prolongées.

Le.la titulaire de ce poste aura à soutenir de façon quotidienne des clients internes et/ou externes à l’extérieur du Québec et/ou aux États-Unis. Par conséquent, ce poste requiert une maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral. Veuillez noter que le nombre de postes dont les tâches requièrent une connaissance de la langue anglaise a été restreint dans la mesure du possible.

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About the Role

The Bilingual Patient Care Coordinator, Intake supports patient access to infusion and injection therapies by accurately processing new referrals, renewals, and healthcare documentation before patients move into the scheduling process.

Working within the INVIVA team, you will review incoming requests, create and update patient profiles, validate required documentation, and coordinate with scheduling teams, pharmacies, nurses, physicians, and Patient Support Programs. This role is well suited to an experienced healthcare administrator who is highly organized, detail-oriented, comfortable managing confidential patient information, and able to balance competing priorities in a fast-paced environment.

What You’ll Do:

• Review and triage incoming intake requests, directing time-sensitive items to the appropriate patient scheduling team.
• Process new patient referrals, enrolments, renewals, medical order changes, and additional intake service requests accurately and within established service-level timelines.
• Create and update patient profiles, including medication, therapy, prescriber, and referral information, before patients move into the scheduling process.
• Review referral forms, physician orders, and supporting documentation for completeness and accuracy.
• Follow up with Patient Support Programs, nurses, physicians, pharmacies, and internal teams to resolve missing or incomplete information.
• Maintain accurate, confidential, and complete patient records in scheduling and patient management systems.
• Coordinate intake activities with scheduling, pharmacy, nursing, and program partners to support a seamless patient experience.
• Process post-appointment documentation, including post-visit reports, incomplete appointment outcomes, and reported adverse events, according to established procedures and timelines.
• Escalate overdue or unresolved intake follow-ups to the appropriate team lead or supervisor.
• Support regional operations across Ontario, Quebec, and Western Canada based on workload and business requirements.
• Participate in cross-training and provide administrative coverage for additional intake, coordination, reminder, and infusion-report processes as required.
• Follow applicable privacy requirements, organizational policies, key performance indicators, and contractual service-level agreements.

Basic Requirements

• Bilingual proficiency in French and English, with the ability to communicate verbally and in writing in both languages.
• 3 or more years of related experience in healthcare administration, patient services, medical office administration, referral coordination, intake coordination, or a comparable administrative support environment.
• Experience processing confidential records, referrals, forms, orders, or other detailed documentation.
• Experience using computer-based scheduling, patient management, electronic medical record, customer relationship management, or data-entry systems.
• Demonstrated ability to enter and review information accurately while managing multiple priorities and deadlines.

Preferred Skills/Experience

• Experience in patient intake, infusion services, specialty pharmacy, Patient Support Programs, medical clinics, or pharmaceutical patient services.
• Experience reviewing physician orders, medication information, post-visit reports, or adverse-event documentation.
• Strong attention to detail, organization, prioritization, and follow-up skills.
• Clear and professional communication with healthcare professionals and cross-functional partners.
• Ability to work independently while contributing to a collaborative team environment.
• Experience working with service-level agreements, productivity targets, or operational KPIs.
• Adaptability and willingness to learn additional administrative and regional processes.

Travel, In-Office and Physical Requirements

• Regular hours are Monday to Friday, 8:00 a.m. to 4:00 p.m. Eastern Time.
• Attendance at one mandatory in-office meeting per month is required.
• No regular business travel is anticipated.
• The position primarily involves computer-based administrative work and extended periods of sitting.

The incumbent of this position will provide daily support to internal and/or external clients outside Quebec and/or in the United States. Therefore, he/she must be proficient in spoken and written English. Please note that the number of positions requiring English language skills has been limited where possible.

We are proud to offer a competitive compensation package at McKesson as part of our Total Rewards. This is determined by several factors, including performance, experience and skills, equity, regular job market evaluations, and geographical markets. The pay range shown below is aligned with McKesson's pay philosophy, and pay will always be compliant with any applicable regulations. In addition to base pay, other compensation, such as an annual bonus or long-term incentive opportunities may be offered. For more information regarding benefits at McKesson, please click here.

Our Base Pay Range for this position

$47,600 - $79,300

McKesson has become aware of online recruiting-related scams in which individuals who are not affiliated with or authorized by McKesson are using McKesson’s (or affiliated entities, like CoverMyMeds or RxCrossroads) name in fraudulent emails, job postings or social media messages. In light of these scams, please bear the following in mind:

McKesson Talent Advisors will never solicit money or credit card information in connection with a McKesson job application.

McKesson Talent Advisors do not communicate with candidates via online chatrooms or using email accounts such as Gmail or Hotmail. Note that McKesson does rely on a virtual assistant (Gia) for certain recruiting-related communications with candidates.

McKesson job postings are posted on our career site: careers.mckesson.com.

McKesson is an Equal Opportunity Employer

McKesson provides equal employment opportunities to applicants and employees, without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, protected veteran status, disability, age, genetic information, or any other legally protected category. For additional information on McKesson’s full Equal Employment Opportunity policies, visit our Equal Employment Opportunity page.

McKesson is committed to being an Equal Employment Opportunity Employer and offers opportunities to all job seekers including job seekers with disabilities. If you need a reasonable accommodation to assist with your job search or application for employment, please contact us by sending an email to (United States) [email protected] or (Canada) [email protected]. Resumes or CVs submitted to this email box will not be accepted.

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