Junior Facility Coordinator

JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

Over de functie

Als Junior Facility Coordinator ben jij het centrale aanspreekpunt voor facilitaire zaken binnen een of meerdere locaties. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse operatie soepel verloopt en dat medewerkers en bezoekers kunnen werken in een prettige, veilige en goed onderhouden omgeving. Je coördineert proactief tussen verschillende disciplines en zorgt voor een optimale dienstverlening aan onze klant.

In deze rol ondersteun je de Facility Manager and Facility Coordinator bij de dagelijkse operationele activiteiten en krijg je de kans om jezelf verder te ontwikkelen binnen het facilitaire vakgebied.

Wat ga je doen?

In jouw rol als Junior Facility Coordinator ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan facilitaire taken:

• Het coördineert en analyseren van meldingen in Corrigo en zorgen voor een adequate opvolging, inclusief het controleren of facilitaire meldingen daadwerkelijk zijn opgelost.
• Het lopen van KPI-inspectierondes door de gebouwen en het zorgvuldig vastleggen van bevindingen, inclusief periodieke inspecties en het opvolgen van openstaande actiepunten.
• Het coördineren en opvolgen van kleinere werkzaamheden van leveranciers, zoals reparaties aan koffiemachines, en het controleren van opgeleverd groenonderhoud.
• Het registreren van actiepunten en deze uitwerken richting leveranciers.
• Het beheren van en toezicht houden op NON-GMP leveranciers, waarbij je toeziet op de kwaliteit en de naleving van afspraken.
• Het controleren van offertes op juistheid, volledigheid en prijsstelling, in afstemming met de Facility Coordinator.
• Het opstellen van werkvergunningen in E-Permit to Work.
• Het bijhouden van de kantoorartikelen en het voorbereiden van bestellingen na afstemming.
• Het ondersteunen van facilitaire projecten en vragen van J&J en het assisteren van de handyman/facilitair medewerker, inclusief het klaarzetten en inrichten van vergaderruimtes wanneer dat nodig is.
• Het ondersteunen van de servicedesk bij afwezigheid van de servicedeskmedewerker.
• Locatie Breda valt binnen jouw scope. In geval van nood ben je beschikbaar om ondersteuning te bieden op deze locatie, bijvoorbeeld door in te vallen voor receptietaken of floorhost-activiteiten.
• Het onderhouden van contact met eindgebruikers: je weet wat er speelt in het gebouw en begrijpt wat belangrijk is voor eindgebruikers, zodat je hier proactief op kunt inspelen.
• Het opstellen van communicatiemails richting eindgebruikers.
• Het overnemen van de taken van de Facility Coordinator tijdens diens verlof of afwezigheid.
• Het waarborgen van de naleving van veiligheids- en arborichtlijnen, het coördineren van kleine verbouwingen en verhuizingen, en het actief aandragen van ideeën ter verbetering van de facilitaire dienstverlening.
• Het ondersteunen van de implementatie van duurzaamheidsinitiatieven binnen de gebouwen.

Wat breng je mee?

Je hebt minimaal een afgeronde MBO+/HBO-opleiding, bij voorkeur in facility management of een vergelijkbare richting. Je hebt ten minste 1 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke rol binnen facilitair management.

Ervaring met facilitaire software en MS Office is vereist. Je bent servicegericht, communicatief sterk en beschikt over een hands-on mentaliteit. Je kunt goed organiseren, prioriteiten stellen en nauwkeurig werken. Je bent proactief, oplossings- en klantgericht, en kunt zowel zelfstandig als in teamverband goed functioneren.

Je hebt een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, in woord en geschrift.

About the role

As a Junior Facility Coordinator, you are the central point of contact for facility matters within one or more locations. You ensure that daily operations run smoothly and that employees and visitors can work in a pleasant, safe and well-maintained environment. You proactively coordinate between different disciplines and ensure optimal service delivery to our client.

In this role, you support the Facility Manager and Facility Coordinator with daily operational activities and have the opportunity to further develop yourself within the field of facility management.

What will you do?

In your role as Junior Facility Coordinator, you are responsible for a broad range of facility tasks:

• Coordinating and analyzing notifications in Corrigo and ensuring adequate follow-up, including verifying that facility notifications have actually been resolved.
• Conducting KPI inspection rounds through the buildings and carefully recording findings, including periodic inspections and following up on open action points.
• Coordinating and following up on smaller supplier works, such as coffee machine repairs, and checking completed landscaping work.
• Recording action points and working these out towards suppliers.
• Managing and supervising NON-GMP suppliers, ensuring quality and compliance with agreements.
• Checking quotes for accuracy, completeness and pricing, in coordination with the Facility Coordinator.
• Preparing work permits in E-Permit to Work.
• Keeping track of office supplies and preparing orders after consultation.
• Supporting facility projects and queries from J&J and assisting the handyman/facility employee, including setting up and arranging meeting rooms when needed.
• Supporting the service desk during absence of the service desk employee.
• Location Breda falls within your scope. In case of emergencies, you are available to provide support at this location, for example by stepping in for reception duty/floorhost activities.
• Maintaining contact with end users: you know what is happening in the building and understand what matters to end users, so you can anticipate accordingly.
• Preparing communication emails towards end users.
• Taking over the Facility Coordinator's tasks during leave or absence.
• Ensuring compliance with safety and health & safety (arbo) guidelines, coordinating minor renovations and relocations, and actively contributing ideas for improving facility services.
• Supporting the implementation of sustainability initiatives within the buildings.

What do you bring?

You have a minimum completed MBO+/HBO education, preferably in facility management or a comparable field. You have at least 1 year of relevant work experience in a similar role within facility management.

Experience with facility management software and MS Office is required. You are service-oriented, a strong communicator and have a hands-on mentality. You can organize well, set priorities and work accurately. You are proactive, solution- and customer-oriented, and can work independently while also functioning well in a team.

You have excellent command of both Dutch and English, verbally and in writing.

Location:

On-site –Leiden, NLD

Job Tags:

Guest Service

If this job description resonates with you, we encourage you to apply, even if you don’t meet all the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing.

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement.

For additional details please see our career site pages for each country.

Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may email us at [email protected]. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.