Oak View Group

Sports venue management, development, and investment

HR & Administration Coordinator

HR Operations & CoordinationConfirmed live in the last 24 hours

Full-timeVigo, Pontevedra, Spain€22k - €27k /yr

About the Job

Requirements

One to two years of experience in personnel administration, human resources, general administration, or similar roles.
Practical knowledge of hiring, employment documentation, payroll incidents, and time tracking.
Experience managing invoices, suppliers, and administrative tasks.
Proficiency with office tools, especially Excel.
Fluent Spanish and English at a minimum B2 level.
Ability to organize work, attend to detail, and manage multiple priorities.
Proactive attitude, autonomy, solution orientation, and communication skills.
Ability to coordinate with different teams and participate practically in day-to-day operations.

Responsibilities

Manage employment documentation, employee onboarding, and employee departures.
Coordinate the management of permanent-discontinuous workers, including availability, call-ups, and returns to work.
Organize additional staffing needs for matches and events in coordination with operational leads.
Monitor time clock records, working hours, absences, and payroll incidents.
Maintain employee information and documentation in Factorial.
Prepare reports and monitor key operational workforce indicators.
Manage and follow up on supplier invoices.
Coordinate documentation, approvals, and administrative issues with suppliers and internal teams.
Support tracking of orders, purchases, and other administrative processes.
Keep site records and documentation organized and up to date.
Identify opportunities for improvement and contribute to more efficient processes.

Desired Qualifications

Experience with permanent-discontinuous workers and additional staff in hospitality, catering, events, or sports venues.
Knowledge of Factorial.

Oak View Group

Overview

En OVG Spain seguimos creciendo y buscamos incorporar un/a HR & Administration Coordinator para dar soporte a nuestras operaciones de restauración en el Estadio Abanca Balaídos y la ciudad deportiva del RC Celta, en Vigo. Buscamos una persona organizada, proactiva y resolutiva, con ganas de formar parte de un entorno dinámico en el que la gestión de personas y el soporte administrativo son fundamentales para el éxito de la operativa.

Este puesto ofrece un salario anual de entre €22,000 - €27,000.

Esta oferta de empleo permanecerá abierta hasta el 5 de febrero del 2027.

Responsibilities

¿Cuáles serán tus funciones?

Recursos Humanos y administración de personal

Gestionar la documentación laboral, las incorporaciones y las salidas de empleados.
Coordinar la gestión de trabajadores fijos discontinuos, incluyendo disponibilidad, llamamientos y reincorporaciones.
Organizar las necesidades de personal extra para partidos y eventos, en coordinación con los responsables operativos.
Realizar el seguimiento de fichajes, jornadas, ausencias e incidencias de nómina.
Mantener actualizada la información de los empleados y la documentación en Factorial.
Preparar informes y realizar el seguimiento de los principales indicadores operativos de plantilla.

Administración y soporte a operaciones

Gestionar y realizar el seguimiento de facturas de proveedores.
Coordinar la documentación, las aprobaciones y las incidencias administrativas con proveedores y equipos internos.
Dar soporte en el seguimiento de pedidos, compras y otros procesos administrativos.
Mantener organizados y actualizados los registros y la documentación de los centros.
Identificar oportunidades de mejora y contribuir a que los procesos sean más eficientes.

Qualifications

¿Qué buscamos?

1-2 años de experiencia previa en administración de personal, Recursos Humanos, administración general o puestos similares.
Conocimientos prácticos de contratación, documentación laboral, incidencias de nómina y control horario.
Experiencia en gestión de facturas, proveedores y tareas administrativas.
Se valorará especialmente la experiencia con trabajadores fijos discontinuos y personal extra en hostelería, restauración, catering, eventos o recintos deportivos.
Manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Excel. Se valorará el conocimiento de Factorial.
Español fluido e inglés mínimo B2.
Capacidad de organización, atención al detalle y gestión de varias prioridades.
Actitud proactiva, autonomía, orientación a soluciones y buenas habilidades de comunicación.
Sobre todo, buscamos a alguien práctico/a, con iniciativa y ganas de implicarse en el día a día de la operación, capaz de coordinarse con diferentes equipos y hacer que las cosas sucedan.

Strengthened by our Differences. United to Make a Difference

Equal Opportunity Employer

About the Company

Oak View Group

Sports venue management, development, and investment

Oak View Group (OVG) is a global advisory, development, and investment company focused on sports and live entertainment venues. It manages and develops venues (for example, Climate Pledge Arena in Seattle), guiding projects from concept to completion and operating with a real estate-centric approach. Its work spans advising professional teams and venue owners, investing in entertainment projects, and overseeing facility development and event management. Unlike peers that specialize in a single service, OVG combines strategy, development, and investment under one umbrella to improve the overall operation and experience of venues worldwide. The company’s goal is to raise the standard of sports and live entertainment venues globally by delivering better-managed, higher-quality spaces and experiences for fans, teams, and partners.

Company size: 5,001-10,000
Company stage: Growth Equity (Venture Capital)
Total funding: $100M
Headquarters: Los Angeles, CA
Founded: 2015

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