3 to 5+ years of experience in commercial rental or condominium property management, lease or contract management, or asset management, ideally involving residential properties, serviced apartments, or short-term rental portfolios.
Ability to read and review German rental and owner agreements, including indexed and graduated rents, option rights, notice periods, and operating-cost statements.
Practical knowledge of rental and condominium law, landlord and tenant obligations, building safety requirements, and short-term rental registration obligations, with the judgment to know when to involve Legal.
Commercial fundamentals in invoice workflows, accruals, deposits, and account reconciliations, plus experience working closely with accounting.
Ability to track contract records, deadlines, and outstanding matters across many contracts in two countries and follow them through to completion.
Professional, reliable, and assertive communication with owners, landlords, property managers, and authorities, tailored to the audience.
Confident use of spreadsheets and contract or property-management software, and openness to new tools and automation.
Fluent German at a minimum C1 level for contracts and communication with authorities and property managers, and good English for work in the company language.
Ability to independently own recurring and regulatory tasks from beginning to end and act proactively.
A completed qualification as a real estate agent, further qualification as an IHK real estate specialist, or studies in real estate management is desirable.
Responsibilities
Serve as the central contact for owners and landlords on contractual, commercial, financial, and regulatory matters; organize incoming requests using a shared inbox, response standards, and a property-level contact log, and route requests to the responsible team.
Prepare for and participate in negotiations with the General Manager, handle escalations, prepare monthly owner performance reports, and conduct owner NPS surveys.
Flag early signs of possible contract termination and provide a concrete proposed course of action.
Ensure rents are paid correctly and on time; implement rent increases and index adjustments; maintain a standardized lease overview for each property; prepare budget scenarios for negotiations; clean up legacy contracts; and administer furniture-leasing agreements.
Maintain a central register of utility and supplier contracts, manage renewals, tariff changes, and cancellations, and ensure each recurring invoice is received and assigned to a contract.
Track outstanding operating-cost statements, review them critically, pursue reimbursements, and raise objections to errors.
Maintain the deposit overview, replace cash deposits with deposit insurance where possible, recover deposits after contracts end, and reconcile deposits with Finance quarterly.
Ensure rental, utility, and deposit costs are assigned to the correct property or apartment.
Manage the commercial and administrative handover and return of properties, including deposits, contracts, utilities, bank-account setup, accounting integration, and handover documentation.
Initially review contractual and building-related obligations and involve Legal when needed; manage permits and registrations for short-term rentals and the maintenance and inspection calendar for smoke detectors, fire extinguishers, and expert inspections; act as contact for authorities, fire services, and engineers.
Review owner statements, disbursements, and cost recharges before they are sent or paid.
Design registers and automations for these tasks in collaboration with the central Operations team.
Desired Qualifications
Knowledge of Austrian tenancy law, especially the Tenancy Act (MRG).
Über die Rolle
Du sorgst dafür, dass unser Portfolio in Deutschland und Österreich vertraglich sauber aufgestellt, rechtskonform und lückenlos dokumentiert ist – von Miet- und Eigentümerverträgen über Versorgungsverträge und Kautionen bis hin zu gesetzlichen Pflichten und Sicherheitsanforderungen. Wiederkehrende, vertragliche und regulatorische Aufgaben erledigst du eigenständig.
Du bereitest Entscheidungen für den General Manager, Legal und Finance vor und bleibst an jedem Vorgang dran, bis er abgeschlossen ist. Für Eigentümer und Vermieter bist du die zentrale Ansprechperson bei vertraglichen, finanziellen und regulatorischen Fragen und für Finance ein verlässliches Gegenüber für sämtliche Immobiliendaten.
Daran messen wir deinen Erfolg: Anfragen von Eigentümern und Vermietern werden innerhalb von 2 Arbeitstagen beantwortet; alle Mieten werden pünktlich gezahlt und sämtliche Mieterhöhungen mit den erforderlichen Nachweisen bearbeitet; 100 % der wiederkehrenden Rechnungen liegen spätestens 3 Tage nach dem Monatsabschluss vor; jedes Apartment verfügt über eine gültige Registrierung für die Kurzzeitvermietung und keine Sicherheitsprüfung ist überfällig; Kautionen werden innerhalb von 3 Monaten nach Vertragsende zurückgeholt.
Was du bei uns machen wirst
Eigentümer und Vermieter: Du bist die zentrale Ansprechperson für vertragliche, kaufmännische, finanzielle und regulatorische Themen. Du organisierst die Bearbeitung eingehender Anfragen – mit gemeinsamem Postfach, Antwortstandards und einem Kontaktprotokoll je Immobilie – und leitest Anliegen an das zuständige Team weiter. Du bereitest Verhandlungen mit dem General Manager vor und nimmst daran teil, bearbeitest Eskalationen, erstellst den monatlichen Performancebericht für Eigentümer und führst die NPS-Befragung der Eigentümer durch. Anzeichen für eine mögliche Vertragsbeendigung meldest du frühzeitig mit einem konkreten Handlungsvorschlag.
Mietverträge und Mieten: Du stellst sicher, dass alle Mieten korrekt und pünktlich gezahlt werden, setzt Mieterhöhungen und Indexanpassungen um und pflegst eine standardisierte Mietvertragsübersicht je Immobilie. Du erstellst Budgetszenarien für Verhandlungen, bereinigst Altverträge und verwaltest Möbelleasingverträge.
Versorgungs- und Lieferantenverträge: Du verantwortest ein zentrales Vertragsregister, steuerst Verlängerungen, Tarifwechsel und Kündigungen und stellst sicher, dass jede wiederkehrende Rechnung eingeht und einem Vertrag zugeordnet ist.
Betriebskostenabrechnungen: Du behältst ausstehende Abrechnungen im Blick, prüfst sie kritisch, forderst Erstattungen ein und erhebst bei Fehlern Einwände.
Mietkautionen: Du pflegst die Kautionsübersicht, ersetzt Barkautionen nach Möglichkeit durch Kautionsversicherungen, forderst Kautionen nach Vertragsende zurück und stimmst sie quartalsweise mit Finance ab.
Kostenzuordnung: Du stellst sicher, dass Miet-, Versorgungs- und Kautionskosten der richtigen Immobilie oder dem richtigen Apartment zugeordnet sind.
Übernahme und Rückgabe von Immobilien: Du verantwortest die kaufmännische und administrative Übergabe – einschließlich Kautionen, Verträgen, Versorgungsleistungen, Einrichtung der Bankverbindungen und Anbindung an die Buchhaltung – sowie die Übergabedokumentation.
Rechtliche, regulatorische und sicherheitsbezogene Pflichten: Du prüfst vertragliche und gebäudebezogene Pflichten in erster Instanz und beziehst bei Bedarf Legal ein. Du verantwortest Genehmigungen und Registrierungen für die Kurzzeitvermietung sowie den Wartungs- und Prüfkalender für Rauchmelder, Feuerlöscher und Sachverständigenprüfungen. Für Behörden, Feuerwehr und Ingenieure bist du die Ansprechperson.
Eigentümerabrechnungen und Auszahlungen: Du prüfst Eigentümerabrechnungen, Auszahlungen und die Weiterberechnung von Kosten vor dem Versand beziehungsweise der Auszahlung.
Systeme: Gemeinsam mit dem zentralen Operations-Team gestaltest du die Register und Automatisierungen für all diese Aufgaben.
Was du mitbringst
3 bis 5+ Jahre Erfahrung in der kaufmännischen Miet- oder WEG-Verwaltung, im Mietvertrags- oder Vertragsmanagement oder im Asset Management – idealerweise mit Wohnimmobilien, Serviced Apartments oder Portfolios für die Kurzzeitvermietung.
Sicherheit im Lesen und Prüfen deutscher Miet- und Eigentümerverträge: Index- und Staffelmieten, Optionsrechte, Kündigungsfristen und Betriebskostenabrechnungen.
Praxiskenntnisse im Miet- und Wohnungseigentumsrecht, zu Vermieter- und Mieterpflichten, zu Sicherheitsanforderungen an Gebäude sowie zu Registrierungspflichten für die Kurzzeitvermietung. Du erkennst sicher, wann Legal einbezogen werden muss.
Kaufmännische Grundkenntnisse in Rechnungsabläufen, periodengerechten Abgrenzungen, Kautionen und Kontenabstimmungen sowie Erfahrung in der engen Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.
Ausgeprägtes Organisationstalent: Du behältst Vertragsübersichten, Fristen und offene Vorgänge über zahlreiche Verträge in zwei Ländern hinweg im Blick und verfolgst sie konsequent bis zum Abschluss.
Professionelle, verbindliche und durchsetzungsfähige Kommunikation mit Eigentümern, Vermietern, Hausverwaltungen und Behörden – passend zum jeweiligen Gegenüber.
Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulationen sowie Vertrags- oder Immobilienverwaltungssoftware und Offenheit für neue Tools und Automatisierung.
Fließende Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau für Verträge und die Kommunikation mit Behörden und Hausverwaltungen sowie gute Englischkenntnisse für die Arbeit in unserer Unternehmenssprache.
Eine vorausschauende Arbeitsweise: Du übernimmst wiederkehrende und regulatorische Aufgaben eigenverantwortlich von Anfang bis Ende und handelst, bevor Probleme entstehen.
Nice-to-have:
Kenntnisse im österreichischen Mietrecht, insbesondere im Mietrechtsgesetz (MRG).
Eine abgeschlossene Ausbildung als Immobilienkaufmann/-frau, eine Weiterbildung zum/zur Immobilienfachwirt/in (IHK) oder ein Studium im Immobilienmanagement.
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