Personal Assistant / Legal Secretary / Team Assistant

Über Hogan Lovells Cadwalader

Hogan Lovells Cadwalader gehört zu den weltweit führenden Wirtschaftskanzleien. Mit mehr als 3.100 Anwält*innen an über 36 Standorten weltweit begleiten wir Unternehmen, Finanzinstitute und Organisationen bei ihren anspruchsvollsten rechtlichen und wirtschaftlichen Herausforderungen.

In Deutschland arbeiten mehr als 500 Anwält*innen und rund 400 Business Team Professionals an unseren Standorten in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg und München zusammen. International vernetzt, lösungsorientiert und mit einem gemeinsamen Anspruch an Qualität.

Unsere Business Team Professionals schaffen die Strukturen, die eine erfolgreiche Mandatsarbeit ermöglichen. Sie koordinieren komplexe Abläufe, behalten wichtige Prozesse im Blick und sorgen dafür, dass unsere Anwaltsteams sich auf die Beratung unserer Mandant*innen konzentrieren können.

Für unser Münchner Büro suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für eine vielseitige Teamassistenzrolle mit Aufgaben in der Abrechnung und Sekretariatsorganisation. Sie unterstützen unsere Partner*innen und Anwaltsteams im Tagesgeschäft, begleiten Billing- und Rechnungsprozesse und sorgen für verlässliche organisatorische Abläufe.

Personal Assistant / Legal Secretary / Teamassistenz mit Schwerpunkt Billing und Rechnungsstellung (w/m/d)

Standort: München

Vollzeit oder Teilzeit (30–40 h/Woche)
unbefristet

Diese Aufgaben warten auf Sie:

• Rechnungsstellung und Honorarabrechnung: Sie begleiten den gesamten Abrechnungsprozess von der Vorbereitung über die Prüfung und Korrektur bis zur Fertigstellung von Ausgangsrechnungen.
• Abrechnungsprozesse koordinieren: Sie stimmen Rechnungsentwürfe und abrechnungsrelevante Informationen mit unseren Partner*innen, Anwält*innen sowie den Bereichen Billing, Finance und Controlling ab.
• Qualität und Fristen sicherstellen: Sie prüfen Mandats- und Rechnungsdaten, verfolgen offene Abrechnungsvorgänge und klären Unstimmigkeiten proaktiv.
• Sekretariat selbstständig organisieren: Sie übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben und unterstützen unsere Partner*innen und Anwaltsteams zuverlässig im Tagesgeschäft.
• Kommunikation, Termine und Reisen koordinieren: Sie bearbeiten Telefonate und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und organisieren Termine, Fristen, Wiedervorlagen und Geschäftsreisen.
• Dokumente und Postfächer verwalten: Sie formatieren und prüfen Dokumente, pflegen Mandatsunterlagen im internen Dokumentenmanagementsystem, übernehmen das eFiling und bearbeiten relevante E-Mail-Postfächer.

• Mandantenaktivitäten begleiten: Sie unterstützen bei Mandantenveranstaltungen sowie bei ausgewählten Marketing- und Business-Development-Aktivitäten.

Diese Qualitäten bringen Sie mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r, Fremdsprachen­korrespondent*in, Eurokorrespondent*in (w/m/d). Entscheidend ist, dass Sie Interesse an Billing, Rechnungsstellung und kaufmännischen Prozessen mitbringen.
• Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise mit Erfahrung in der Rechnungsstellung oder Honorarabrechnung.
• Freude an Zahlen und strukturierten Prozessen: Sie arbeiten präzise, erkennen Unstimmigkeiten und behalten auch bei höherem Arbeitsaufkommen den Überblick.
• Organisationstalent und Eigeninitiative: Sie setzen Prioritäten, verfolgen Aufgaben zuverlässig und bringen Themen proaktiv voran.
• Team- und Serviceorientierung: Sie arbeiten gerne mit Partner*innen, Anwält*innen und internen Fachbereichen zusammen und behalten gemeinsame Ziele im Blick.
• Sicherheit im Umgang mit digitalen Anwendungen: Sie verfügen über gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-365-Anwendungen und arbeiten sich gerne in unsere Kanzlei- und Mandatssysteme ein.
• Sehr gute Deutsch- und gute, praxiserprobte Englischkenntnisse.

Darauf können Sie sich bei uns freuen:

• Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten in einem kollegialen und hoch­motivierten Team
• Einen modernen, attraktiven und zukunftssicheren Arbeitsplatz mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Umfangreiches Onboarding mit begleitenden Trainings und eine strukturierte Einarbeitung
• Eine dynamische, innovative, respektvolle, freundliche und ambitionierte Unter­nehmenskultur
• Branchenübliche Vergütung, 30 Tage Jahresurlaub, Jobticket, Corporate Benefits sowie viele Social Events und Wellbeing-Angebote (z. B. EGYM Wellpass-Mitgliedschaft, JobRad, u. v. m.)
• Regelmäßige Fortbildungsangebote (IT und Englisch)
• Subventioniertes Mittagessen über Münchens Dächern und diverse Social Events, inklusive unserer Happy Hour auf der Dachterrasse
• Frisches Obst, Snacks und Getränke
• Zuschuss zu Vermögenswirksamen Leistungen
• Möglichkeit zu sozialem Engagement (Inclusion, Citizenship) im Job
• Einen einfachen und schnellen Bewerbungsprozess: Nach Eingang Ihrer Bewerbung erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen persönlich eine Rückmeldung von uns

Wir sind stolz auf unsere wert­schätzende Kultur und die Vielfalt in unserer Kanzlei. Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Welt­anschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung/Identität.

Wichtige Informationen zu Ihrer Bewerbung:

Gehen Sie den nächsten Schritt – wir freuen uns auf Sie!

Bitte übersenden Sie uns Ihre vollständigen Unterlagen (Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse) und sonstige für uns wichtige Informationen (z. B. Kündigungsfrist, Eintrittstermin) direkt über unser Online-Portal.

Bei Rückfragen zu dieser Position oder zu unserem Angebot stehen wir Ihnen jederzeit gerne persönlich zur Verfügung.

Hogan Lovells Cadwalader International LLP

Elisabeth Schütz

HR Business Team

Karl-Scharnagl-Ring 5

80539 München