Lead Project Control - Large & Complex Projects

Job Description Summary

La Personne titulaire du poste est responsable de la gestion et de la réalisation de projets liés aux équipements des clients, aux installations ou aux infrastructures. À ce titre, elle assume la responsabilité de la livraison des projets, de la gestion des profits et pertes, ainsi que de la satisfaction de la clientèle, en assurant la coordination des activités et des ressources nécessaires à leur réalisation.
Elle participe à la planification et à l’exécution des opérations du service ou met en œuvre des activités professionnelles relevant d’une discipline technique spécialisée. Elle travaille avec une certaine autonomie, dans le respect des politiques établies et selon les résultats attendus.
Le poste offre une latitude pour adapter les méthodes de travail, les procédures et les pratiques en fonction des besoins, dans la mesure où les résultats respectent les standards de qualité, de volume et d’échéancier établis.

As related customer equipment, faciliaties or infrastructure projects: responsible for project delivery, profit & loss accountability, and customer satisfaction through management of project related activities and resources. Responsible for departmental operations planning/execution or is focused on execution of professional activities within a technical discipline. Functions with some autonomy but guided by established policies or review of end results.
The job allows modification of procedures and practices covering work as long as the end results meet standards of acceptability (quality, volume, timeliness etc.).
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Job Description

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Responsabilités et principales attributions

Général

• Élaborer les échéanciers intégrés des soumissions ainsi que les estimations de coûts.
• Préparer l’échéancier et le budget du projet à l’aide des outils de planification et de contrôle des coûts.
• Veiller au respect du processus de la norme mondiale en matière de contrôle de projet.
• Soutenir le ou la gestionnaire de projet afin d’assurer l’alignement des budgets du projet avec le périmètre vendu dans les systèmes appropriés.
• Maintenir à jour l’échéancier du projet et les prévisions de coûts tout au long du cycle de vie du projet.
• Analyser les tendances liées à l’échéancier et aux coûts, et fournir à l’équipe de projet les prévisions correspondantes.
• Tenir à jour un registre des risques potentiels liés à l’échéancier et aux coûts.
• Tenir à jour un registre des coûts réels et engagés.
• Vérifier et contrôler les variations de coûts, les comparer à la portée actuelle, à l’avancement du projet et aux prévisions antérieures; comparer également les facteurs de productivité et valider l’exactitude des estimations.
• Communiquer l’état d’avancement, les prévisions et les risques liés à l’échéancier et aux coûts aux responsables fonctionnels des coûts, et favoriser ou soutenir la mise en place de mesures d’atténuation.
• Produire les rapports internes et externes sur l’état d’avancement du projet.
• Collaborer avec les tierces parties relativement aux coûts et aux échéanciers du projet.
• Présenter l’ensemble des données financières de manière transparente et participer aux revues de projet et de gestion afin de présenter la situation des coûts.
• Fournir les calculs liés aux avenants afin d’assurer l’exactitude des estimations de coûts et d’échéancier.
• Mettre à jour les changements dans les systèmes appropriés afin de s’assurer que les coûts reflètent la situation courante.
• Travailler en étroite collaboration avec le ou la contrôleur(euse) financier(ère) afin d’assurer le rapprochement entre les données financières approuvées du projet et les livres comptables.
• Soutenir les activités de clôture de projet ainsi que la gestion des réclamations.
• Fournir un soutien aux activités de soumission.
• Superviser la fonction de planification dans le cadre du projet.
• Veiller à la qualité des rapports de contrôle de projet.
• Assurer l’exactitude des budgets de coûts, des coûts réels et des prévisions.
• Favoriser la collaboration avec les responsables fonctionnels des coûts afin d’identifier des stratégies de réduction des coûts.
• Veiller au respect des normes établies, notamment en matière de structure de découpage du travail (WBS), de processus, de procédures et d’utilisation des outils.
• Veiller à l’efficience et à l’efficacité de l’équipe de contrôle des coûts du projet, lorsque applicable.

Qualité et amélioration continue (Lean)

• Respecter les procédures qualité, les instructions de travail et les processus applicables au niveau de GSI et de la fonction de contrôle de projet.
• Signaler ou corriger rapidement toute non-conformité ou tout écart de processus.
• Repérer les occasions de standardisation ou d’optimisation et, lorsque possible, participer à un événement Kaizen ou à une initiative Lean similaire afin de mettre en œuvre les améliorations identifiées.

Santé, sécurité et environnement (SSE / EHS)

• Démontrer son engagement envers la sécurité par sa participation à des discussions formelles et informelles.
• Respecter toutes les procédures de travail sécuritaire conformément aux directives en vigueur.
• S’assurer du respect des consignes de travail en matière de sécurité.
• Participer à la résolution des enjeux liés à la sécurité.
• Mettre en place des actions visant à améliorer la santé et la sécurité, lorsque requis.

Indicateurs de performance

• Qualité des échéanciers
• Qualité des prévisions de coûts
• Qualité des prévisions d’échéancier
• Performance du projet en matière de coûts et d’échéancier
• Respect des délais de production des rapports

Qualifications requises

• Baccalauréat obtenu dans une université ou un établissement d’enseignement reconnu, ou diplôme d’études secondaires / GED accompagné d’au moins cinq (5) années d’expérience pertinente dans les fonctions concernées.
• Solide expertise en planification et excellente maîtrise de l’outil Primavera.
• Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Connaissances et expérience souhaitées

• Plus de cinq (5) années d’expérience en planification de grands projets clés en main.
• Expérience acquise sur au moins deux (2) projets comportant des responsabilités en contrôle des coûts dans le cadre de grands projets clés en main.
• Expérience à titre de planificateur(trice) principal(e) sur au moins deux (2) projets clés en main.
• Connaissance de la fonction de contrôle des coûts dans le cadre de grands projets clés en main complexes.
• Connaissance de l’analyse forensique appliquée à de grands projets clés en main complexes.
• Capacité démontrée à analyser et à résoudre des problèmes.
• Compétences reconnues en gestion de projet.
• Bilinguisme français et anglais.

Compétences en planification

• Capacité à identifier les principales parties prenantes auprès desquelles obtenir les informations nécessaires et à expliquer ou illustrer la façon d’amorcer le processus de planification. (proactivité)
• Capacité à cerner et à comprendre clairement la portée des travaux à la lecture du contrat, tout en sollicitant activement le ou la gestionnaire de projet ou le ou la gestionnaire de chantier afin de préparer un sommaire contractuel. Capacité à mobiliser chaque responsable de fonction afin de décomposer la portée des travaux et de convenir de l’échéancier. (proactivité / leadership)
• Capacité à traduire la portée des travaux, les restrictions, les contraintes et les hypothèses du projet dans un échéancier. Bonne connaissance du fonctionnement des outils de planification, de la création de liens dans l’échéancier, des types de tâches et de la structure de découpage du travail (WBS). (compétences techniques)
• Capacité à identifier clairement les chemins critiques 1, 2 et 3. Capacité à utiliser l’outil afin de produire des rapports sur les écarts dans les tâches du projet, à utiliser différentes références de base (baselines) et à en expliquer l’utilité, notamment pour comparer la référence contractuelle, la référence cible, le plan du mois précédent et les dates prévues. (compétences techniques / autonomie dans l’organisation du travail)
• Capacité à établir et à expliquer une cadence de planification de projet, notamment les types d’activités à réaliser, leur fréquence et les intervenants concernés. (proactivité / leadership)
• Capacité à expliquer les impacts de la gestion de l’échéancier sur les discussions contractuelles, notamment en ce qui concerne les retards du client, les retards internes et l’analyse forensique. (compétences techniques / proactivité / leadership)
• Connaissances et expérience liées aux outils de planification, notamment MS Project et P6.

Compétences en contrôle des coûts

• Bonne compréhension de la gestion des coûts de projet.
• Capacité à expliquer la structure des coûts, notamment les types de coûts ainsi que les méthodes de regroupement, de catégorisation et de présentation.
• Capacité à expliquer les mécanismes de suivi des coûts, y compris la façon dont le as sold est identifié, les outils utilisés, notamment SAP, les modes de présentation des coûts, le suivi et la communication des écarts, ainsi que l’utilisation de gabarits personnalisés, le cas échéant.
• Capacité à expliquer le processus de suivi des factures et le rôle exercé dans ce cadre.

Responsibilities and Accountabilities

Overall

• Builds tender integrated schedules and cost estimates
• Build project schedule and project budgeting in cost and schedule tools
• Ensures compliance to the Global Standard process for Project Controls
• Support PM to align project budgets to as sold in appropriate systems
• Maintain project schedule and cost forecast throughout project
• Analyse schedule and cost trends and provide forecasted cost and schedules to project team
• Maintain a register of potential schedule and cost risks
• Maintain a register of actual and committed costs
• Checks and controls cost movements, compares with current scope and progress as well as with previous forecast.  Also Compares with productivity factors and validates accuracy of estimates
• Communicates schedule and cost status/forecasts/risk to functional cost owners and drives/supports risk mitigation
• Provides internal and external project reporting of project status
• Collaborate with 3rd parties on project cost and schedules
• Presents all financial data in a transparent way, attends project and management review to present cost status
• Provides change order calculations to ensure schedule and cost estimates are accurate
• Updates changes in appropriate systems to ensure costs are aligned to the current situation
• Aligns with Finance Controller to ensure reconciliation takes place between approved project financial data and books.
• Support project close out and claims
• Provide support to tenders
• Oversee the planning function on the project
• Ensure quality of the project controlling reporting.
• Ensure accuracy of cost budgets, actuals, and forecasting
• Ensure collaboration with functional cost owners to find strategies to reduce cost
• Ensure alignment to established standards (WBS, process, procedures, tools usage)
• Ensure efficiency and effectives of the project cost control team where applicable.

Quality & Lean

• Comply with Quality Procedures, work instructions and Processes at GSI level and Project Controls Function
• Report or resolve any non-conformances and process in a timely manner

• Identify areas of opportunity for standardization / optimization and where possible participate in a Kaizen or similar lean event to implement any identified improvements

EHS

• Demonstrate commitment to safety through participation in formal and informal discussions
• Adhere to all safe working procedures in accordance with instructions
• Ensure safety work instructions are complied
• Participate in the resolution of safety issues.
• Initiate actions to improve health and safety where needed

Performance Measurement

• Schedule quality
• Cost forecasting quality
• Schedule forecast quality
• Cost and schedule performance of project
• Timeliness of reporting

Required Qualifications:

• Bachelor's degree from an accredited university or college (or a high school diploma / GED with at least 5 years of experience in Job Family Group(s)/Function(s))
• Deep domain knowledge of planning and use of Primavera
• Strong oral and written communication skills

Desired Knowledge & Experience

• 5+ years planning large turnkey projects
• 2+ projects providing cost controlling on large turnkey projects
• Lead planner on 2+ turnkey projects
• Knowledge of cost control function on large complex turnkey projects
• Knowledge of forensic analysis on large complex turnkey projects
• Demonstrated ability to analyze and resolve problems
• Established project management skills
• Bilingual French/English

Planning skills:

• Identifying the key stakeholders from who to get inputs. Explain/exemplify how some would start the planning process; (proactivity)
• Clearly identify/understand the scope of work by reading the contract and also pushing the PM/CM to help and prepare contract summary. Push on every function leader to decompose the scope and agree on the schedule; (proactivity/leadership)
• Able to translate the project scope of work, restrictions, constraints, assumptions into a schedule. Needs to know how to operate schedule tools, how to create schedule links, task types, WBS; (technical skills)
• Able to clearly identify critical paths 1,2,3. Able to leverage the tool to report all variances in the project tasks, how to utilize different baselines and explain the purposes for using it - compare contractual baseline, target baseline, last month plan, forecast dates; (technical skills/autonomy to define own rhythm)
• Able to set/explain a project planning rhythm - what kind of tasks would perform? frequency? who is involved? (proactivity/leadership)
• Able to explain impacts of schedule management on contractual discussions - capture customer delays, internal delays, forensic analysis... (technical/proactivity/leadership)
• Knowledge & Experience on Planning Tools - MS Project, P6

Cost skills:

• Familiar with project costs management
• Able to explain how costs are structured (type of costs, how they are grouped/categorized/reported)
• Able to explain how costs are tracked (how as sold is identified, which tools are used (SAP), how costs are reported, how variances are tracked and reported, any customized template)
• How invoices are tracked (what's the involvement in the process)

Additional Information