Office Coordinator / Operations Support

オフィス コーディネーター／オペレーションサポート

職務の目的
Director of Operations（オペレーションディレクター）に対し、包括的かつ先を見越した秘書・事務サポートを提供し、東京コーポレートオフィス全体の円滑で効率的な運営、あらゆる業務を専門的かつ効率的、タイムリーに処理することが含まれます。

主な職務内容
•    以下の業務を含む、包括的な秘書業務の提供：スケジュール管理、すべての出張・宿泊の手配、会議の調整、業務経費の管理、および電話や書面による連絡への積極的な対応
•    メールのやり取りを監視し、時間的制約のある依頼には迅速に対応すること
•    スケジュールを包括的に管理し、実際の予定に先立って問題を解決すること
•    DOPが主催する会議の調整および管理。これには、通知、登録、手配、および所定の期限内でのフォローアップが含まれます
•    最新のファイル管理、保管、および検索システムを構築・維持すること
•    必要に応じて他の部門マネージャーと連携し、請求書の処理、必要に応じた外部会議の手配、および必要な内部連絡を含む、あらゆる秘書業務を支援すること
•    経費、休暇、欠勤の割り当て、支出の承認、予算管理、請求書処理など、すべての事務処理を正確かつ適時に完了する
•    DOPの要請に応じて、通常の日常業務や週次業務の範囲外であっても、当該職位の全体的な業務範囲内における特別な職務や業務を遂行する
•    重要な社内会議に出席し、メモや議事録を作成するとともに、速やかに文字起こしを行い、同僚に共有する
•    必要に応じて背景調査を行い、調査結果を報告する
•    オフィスの来訪者の対応を行う
•    スライドの調整を含め、毎月開催される「Japan & Micronesia Catch Up」の運営を支援する
•    イベント、来訪者、ニュース、その他の関連情報の更新を含め、オフィスの掲示板を管理する
•    General Manager カスケードコールをサポートし、スライドをまとめ、適切な関係者に議題を送付する
•    月例のGeneral Manager電話会議をサポートする
•    オーナー向けイベント、「Giving for Good」、General Managerカンファレンスなどの社内イベントをサポートする
•    新入社員及び来訪者にオフィスツアーを実施し、オフィスパスを発行し、オフィスのルールを説明する
•    J&Mの安全・セキュリティ担当ディレクターと連携してオフィスのセキュリティおよび安全上の問題に対処し、必要に応じてビル管理会社との調整を支援する

主なスキルと経験
スキル
•    優れた文章力および口頭でのコミュニケーション能力
•    Microsoft Word、PowerPoint、Excel、Outlookの高度な操作スキル
•    組織内のあらゆるレベルの人々と円滑に連携できる能力
•    完全な機密保持と外交的対応ができること
•    監督なしでも業務を遂行でき、自発的に行動し、自発的で自信に満ち、プロフェッショナルな姿勢を持てること
•    プレッシャー下でも冷静に対処し、落ち着きを保つことができること
•    先を見越して計画を立て、優先順位を付け、組織的に行動できること
•    優れた対人スキル
•    冷静沈着：ストレスの多い状況でも落ち着きを保てること
•    すべての職務を同時にこなせる優れた時間管理能力
•    従業員、会社情報、人事問題に関して絶対的な守秘義務を遵守すること
•    自発性
•    優れた組織力、DOPのニーズの変化に応じて優先順位を付けられる能力
•    勤勉で親しみやすく、高いプロ意識を持ち、社内はもちろん、外部のクライアントやパートナーに対しても組織を好意的にアピールできる。仕事や顧客との関係、サービスに対して、プロフェッショナルで前向きな姿勢を示すこと。自発的に行動できること。

資格
RSA III（タイピング）またはタイピング速度が約60ワード/分

経験
上級管理職レベルでのPA（パーソナルアシスタント）経験があることが望ましい
複雑な出張手配の経験

Office Coordinator Japan / Operations Support

Role Purpose
To provide comprehensive and proactive secretarial and administrative support to the DOPs, including the smooth and efficient running of the office and dealing with all matters in a professional, efficient and timely manner.

Key Accountabilities
•    Provision of full secretarial support including: diary management, all travel; accommodation arrangements, meeting co-ordination, business expenses and dealing proactively with all telephone calls and written correspondence
•    Monitor e-mail traffic and respond promptly to time sensitive requests
•    Pro-active in holistic management of the diary and resolve issues prior to actual schedule
•    Co-ordinate and manage meetings hosted by the DOPs. Includes notification, registration, logistics and follow-up within time parameters
•    To devise and maintain an up to date filing, storage and follow up retrieval system
•    To work with other functional managers as required to assist in any secretarial support– including processing invoices, organizing external meetings as required and any internal communications as needed
•    To complete all administration accurately and timely for all expenses, holidays, absence allocation and authorization of expenditures, budget maintenance and invoice processing
•    To undertake special duties or work outside the normal daily/weekly routine but within the overall scope of the position at the request of the DOPs
•    To attend and take notes and minutes at key company meetings, transcribe and communicate to colleagues in a timely manner
•    To carry out background research and present findings as required
•    To meet and greet visitors
•    Support monthly J&M Catch Up, including slide coordination
•    Manage the office monitor, including updates on events, visitors, news and other relevant information
•    Support the GM Cascade Call by compiling slides and sending agendas to appropriate stakeholders
•    Support the monthly GM Conference Call
•    Support company events such as owner events, Giving for Good and the GM Conference
•    Conduct office tours, provide office passes and explain office rules to visitors
•    Work with Director of Safety & Security J&M on office security and safety issues and help coordinate with building management as required

Key Skills & Experiences
Skills
•    Excellent written and verbal communication skills.
•    Advanced user of Microsoft Word, PowerPoint, Excel and Outlook
•    Ability to work with people at all levels of the organisation
•    Able to exercise complete confidentiality and diplomacy
•    Will be able to work unsupervised, use initiative and be self-motivated, confident and professional
•    Ability to cope and maintain calm under pressure
•    Able to plan, prioritise and organise proactively
•    Excellent interpersonal skills
•    Level-headed: Able to maintain composure even in high-stress situations
•    Excellent time management skills that allow for the multi-tasking of all responsibilities
•    Maintain absolute confidentiality in regards to employees, company information and human resource issues
•    Initiative
•    Excellent organisational skills, ability to prioritize based upon changing needs of the DOPs
•    Hard working, approachable, highly professional, and understands how to positively represent the organization internally as well as to outside clients and partners. Displays a professional and positive attitude toward work and customer relationships and service. Self-starter, self-motivated

Qualifications
RSA III (typing) or typing speed of 60-wpm

Experience
Previous PA experience at a senior level is desirable.
Experience of complex travel arrangements