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Global hotel management, franchising, loyalty program

Adjoint - À l’exécutif

Executive SupportUpdated on Nov 11

ContractMontreal, QC, CanadaNo salary listedIn-person

About the Job

Requirements

A relevant college or university diploma or degree is required.
At least two years of relevant experience in a position with a comparable level of responsibility, autonomy, and confidentiality is required.
Proficiency with Microsoft Office, particularly Word, Excel, PowerPoint, and Outlook, is required.
Oral and written communication skills in French and English are required to understand and communicate easily with an international clientele on a regular basis.
The role requires the ability to analyze, synthesize, and write effectively.
The role requires organization, communication, and priority-management abilities.
The role requires rigor, autonomy, discretion, and attention to detail.
The role requires the ability to manage multiple files simultaneously and maintain information confidentiality.

Responsibilities

Support the general manager and operations leadership with administrative and organizational activities.
Coordinate files, follow-ups, documents, reports, and travel for the General Management team.
Prepare and format letters, presentations, minutes, tables, and tracking tools.
Compile and update data and statistics needed for management follow-ups.
Manage reservations, orders, and other administrative needs of General Management.
Collaborate with Talent & Culture on employee engagement and recognition initiatives, including birthday cards, birthday calendars, and recognition activities.
Provide occasional administrative or operational project support to the Talent & Culture team according to hotel needs.
Collaborate on preparing employee communications and recognition tools.
Participate in preparing and distributing newsletters, gazettes, memos, and other communications for employees.
Participate in committees and activities related to employee engagement and experience.
Handle information discreetly and comply with confidentiality requirements at all times.
Perform other related administrative duties that support the proper functioning of General Management.

Description du poste

Soutenir le directeur général et la direction des opérations dans leurs activités administratives et organisationnelles;
Coordonner les dossiers, suivis, documents, rapports et déplacements de la Direction générale;
Préparer et mettre en page les lettres, présentations, comptes rendus, tableaux et différents outils de suivi;
Compiler et mettre à jour les données et statistiques nécessaires aux différents suivis de la direction;
Gérer les réservations, commandes et autres besoins administratifs de la Direction générale;
Collaborer avec Talent & Culture aux initiatives d'engagement et de reconnaissance des employés, notamment les cartes de fête, calendriers d'anniversaires et activités de reconnaissance;
Soutenir ponctuellement l'équipe Talent & Culture dans différents projets administratifs ou opérationnels selon les besoins de l'hôtel.
Collaborer à la préparation de différents outils de communication et de reconnaissance destinés aux employés;
Participer à la préparation et à la diffusion de bulletins d'information, gazettes, mémos et autres communications destinées aux employés;
Participer aux différents comités et activités liés à l'engagement et à l'expérience employé;
Traiter l'information avec discrétion et respecter en tout temps les exigences de confidentialité liées au poste.
Effectuer toute autre tâche administrative connexe permettant d'assurer le bon fonctionnement des activités de la Direction générale.

Qualifications

Détenir un diplôme d'études collégiales ou universitaires pertinent à la fonction;
Posséder un minimum de deux (2) années d'expérience pertinente dans un poste comportant un niveau de responsabilité, d'autonomie et de confidentialité comparable;
Maîtriser la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
Excellentes aptitudes à communiquer à l’oral comme à l’écrit, en français et en anglais, afin de comprendre et discuter aisément avec une clientèle internationale, de façon régulière.
Démontrer une excellente capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction;
Excellentes capacités d’organisation, de communication et de gestion des priorités;
Rigueur, autonomie, discrétion et souci du détail;
Grande capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter la confidentialité des informations.

Informations complémentaires

Dans le cadre de notre politique Engagement Diversité & Inclusion, notre ambition est d’attirer, de recruter, et de promouvoir la diversité des talents. L’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte et n'a aucune intention discriminatoire.

Le développement durable est également au cœur de nos actions. Le Sofitel Montréal Le Carré Doré est fier de détenir la certification 5 Clés Vertes et le statut Élite ICI on recycle +, reconnaissant nos efforts en matière de pratiques environnementales et de gestion des déchets.

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