Administrative Assistant - Project Management

Description du poste

L'équipe de gestion de projet de CIMA+ est à l'avant-garde de la réalisation de projets de construction dans un large éventail de secteurs, notamment les bâtiments institutionnels et patrimoniaux, les soins de santé, les transports publics, l'énergie, les infrastructures et l'industrie manufacturière. Nous sommes fiers de créer des solutions de gestion de projet sur mesure, en guidant chaque projet du début à la fin. Grâce à une approche collaborative et transparente, nous comprenons parfaitement la vision de nos clients et fournissons des solutions agiles et efficaces pour faire face à la complexité et au caractère unique de chaque projet. Rejoignez-nous et plongez dans un environnement dynamique, innovant et collaboratif où vous aurez un impact réel. Ensemble, nous repousserons les limites et irons au-delà de ce que l'on attend de nous pour relever les défis de demain et construire un monde meilleur!

Nous sommes à la recherche d'un adjoint administratif ou d'une adjointe administrative de projet qui viendra appuyer les membres de notre équipe en Gestion de projet. Votre objectif principal dans ce rôle sera d’assurer un soutien administratif auprès des directeurs et chargés de projet, tout en étant impliqué(e) étroitement dans plusieurs projets de différentes envergures. Relevant directement de la Gestionnaire principale aux offres de service, vous collaborerez également avec l'équipe des offres de service et contribuerez à diverses initiatives stratégiques et opérationnelles. 

Nous offrons un mode de travail hybride flexible vous permettant de travailler de votre domicile et de notre bureau de Longueuil.

Responsabilités du poste :

• Effectuer les tâches administratives liées à l'ouverture, au suivi et à la fermeture des projets conformément aux processus et exigences de qualité (ISO) 
• Assister les chargés et directeurs de projet dans la planification et la coordination des activités de projet 
• Organiser et coordonner les réunions, préparer la documentation requise et assurer le suivi des comptes-rendus 
• Préparer les bons de commande, effectuer le suivi des achats, des fournisseurs et des sous-traitants 
• Effectuer la révision linguistique, la correction et la mise en page de divers documents techniques et administratifs (comptes-rendus, rapports, lettres, devis, spécifications, notes techniques, directives de changement, demandes de paiement, présentations, etc.) 
• Produire différents rapports de suivi destinés aux clients, partenaires et équipes de projet 
• Assister les chargés de projet dans la facturation, le suivi des factures et diverses tâches administratives liées à la gestion financière des projets 
• Assurer le suivi des livrables, des équipements et des activités associées aux exigences du système qualité 
• Offrir un soutien administratif varié aux équipes de projet et aux gestionnaires 
• Contribuer à la préparation des offres de service et compléter les formulaires requis pour les soumissions 
• Effectuer la mise à jour et la mise en forme des curriculums vitæ et fiches de projets, en français et en anglais 
• Assurer le suivi de tous les  documents administratifs requis dans le cadre des offres de service 
• Assurer la liaison avec les différents intervenants internes, effectuer les suivis administratifs nécessaires et contribuer au bon déroulement des activités dans le respect des échéanciers établis
• Effectuer, au besoin, des déplacements hebdomadaires sur un chantier situé à Kahnawake afin d'assurer un soutien administratif de proximité. Un véhicule partagé est mis à disposition pour ces déplacements

Qualifications

• Formation en secrétariat, bureautique, administration ou toute autre combinaison de formation et d'expérience pertinente 
• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle de support au projet et administratif similaire; une expérience dans le domaine du génie-conseil, de la construction ou de l'architecture constitue un atout important 
• Excellente communication en français et anglais (orale et écrite) incluant une excellente qualité rédactionnelle, grammaticale et syntaxique. Bonne connaissance de l’anglais écrit requise afin d’assurer la mise en page, la relecture et la vérification de documents rédigés en anglais dans le cadre de de projets à travers le Canada. 
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Visio et PowerPoint 
• Bonne connaissance d'Outlook, Adobe Acrobat, SharePoint et Teams. 
• Permis de conduire valide et disponibilité pour des déplacements occasionnels à Kahnawake 
• Excellentes habiletés relationnelles et de communication, avec une forte aptitude à collaborer efficacement avec divers intervenants 
• Sens de l’organisation, rigueur et souci du détail permettant de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique 
• Autonomie, polyvalence et capacité d’adaptation pour performer sous pression, respecter les échéanciers et évoluer dans un contexte en changement 
• Intégrité, esprit d'équipe, souci de l'excellence  

Chez CIMA+, nous valorisons la diversité des talents et des perspectives. Vous pensez pouvoir apporter une valeur ajoutée, mais ne remplissez pas tous les critères du poste ? Nous vous invitons à poser votre candidature, car chacun et chacune a quelque chose d’unique à offrir. Les talents exceptionnels qui choisissent de nous rejoindre chez CIMA+ reconnaissent rapidement que nous nous donnons à fond pour les encourager à se développer. Nous serons ravis de découvrir comment vous pouvez contribuer à notre succès.  

Pourquoi choisir CIMA+? Car nous vous offrons :  

• Des avantages collectifs complets dès le premier jour aux employé-e-s permanent-e-s travaillant au moins 20 heures par semaine 
• Un programme d’aide aux employé-e-s et aux familles 
• Un régime d’épargne-retraite (REER) avec une contribution de l’employeur de 4 % 
• Une possibilité annuelle d’acheter des actions en tant qu’entreprise appartenant à des employé-e-s 
• Un horaire de travail flexible dans un mode de travail hybride 
• Une politique d’équilibre entre le travail et la vie personnelle partout au Canada 
• Jusqu’à cinq (5) semaines de vacances selon le nombre d’années d’expérience 
• Des formations sur mesure pour améliorer vos compétences existantes.

Informations complémentaires

Chez CIMA+, la rémunération associée à ce poste est déterminée en fonction de l’expérience, des compétences et des qualifications du candidat, tout en veillant à l’équité interne. Nous reconnaissons et valorisons la richesse et la diversité des expériences individuelles. Le niveau de poste et la rémunération correspondante peuvent ainsi varier selon le profil du candidat.

CIMA+ utilise un système de gestions des candidatures (ATS) qui comprend une fonction d’évaluation automatique de correspondance des profils. Cependant, ce score n’est pas utilisé pour filtrer, évaluer ou sélectionner les candidats. Toutes les décisions d’embauche sont prises à la suite d’un examen humain.

L’éthique et l’intégrité sont des valeurs fondamentales chez CIMA+. C’est pourquoi nous nous engageons à assurer l’égalité d’accès​
aux ressources et aux opportunités pour les candidat-e-s, quelles que soient leurs identités (race, ethnicité, couleur, religion, sexe, âge, handicap, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, statut socio-économique ou vécu, etc.).​

Conformément aux principes d’équité en matière d’emploi, nous encourageons toutes les candidatures, y compris, mais sans s’y limiter, celles des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées et des minorités visibles. Nous encourageons également​
les candidat-e-s à remplir le formulaire de déclaration volontaire, lors de la demande d’emploi.​

Nous nous engageons à offrir un milieu de travail accessible. Des mesures d’adaptation sont offertes conformément aux politiques de CIMA+. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation, veuillez nous en informer. 

Pour en savoir plus, Avantages employé-e-s - CIMA+.